Organízate: cómo deshacer el envío en Outlook

A veces, la mejor manera de ser productivo en el correo electrónico es no enviar ningún mensaje, especialmente si su contenido es incorrecto o no se ha considerado. Después de probar durante años su botón Deshacer Enviar entre un grupo de usuarios de Gmail, Google ha puesto a disposición de todos esta querida función. Deshacer envío es una función de seguridad que le da hasta 30 segundos para cancelar el envío de un correo electrónico. Es tiempo suficiente para jadear, sacar el pie de la boca y asegurarse de que ese mensaje nunca vea la luz del día. No todo el mundo se da cuenta de que Microsoft Outlook también tiene una serie de configuraciones y opciones para recuperar un mensaje, retrasar el envío de un mensaje, etc., tal vez porque no son fáciles de encontrar o entender. Hay una opción que es similar al botón Deshacer Enviar de Gmail, pero no es intuitiva de encontrar o usar. Así es como funciona y cómo configurarlo.

Cómo funciona Deshacer envío
Para comprender cómo funciona Deshacer el envío en Outlook, es útil comprender primero cómo funciona en Gmail. Para obtener el botón Deshacer envío en Gmail, debe habilitar la función y seleccionar una cantidad de tiempo que le gustaría darse para poder detener el envío de un mensaje. El tiempo máximo es de 30 segundos, y es la opción que recomiendo.

Organizarse

Cuando habilita la configuración, lo que realmente está haciendo es crear un bloqueo o retraso automático para cada mensaje enviado, lo que a su vez crea una ventana de oportunidad para que lo cancele. Entonces, en realidad no estás deshaciendo nada. Solo estás deteniendo una acción antes de que comience. Por supuesto, «deshacer el envío» es más breve y más fácil de entender que «retrasar el envío con una oportunidad limitada de tiempo para cancelar».

Microsoft, en su típica falta de fuerza, ofrece lo mismo en Outlook, excepto que es un proceso de dos pasos y requiere más trabajo para configurarlo.

Cómo configurar Deshacer envío en Outlook
Como dije, configurar el equivalente del botón Deshacer Enviar de Gmail en Outlook es un proceso de dos pasos. Primero, debe crear una regla que retrase el envío de todos los mensajes. Voy a resumir las instrucciones aquí:

  1. Vaya a Archivo> Administrar reglas y alertas> Nueva regla.
  2. Aquí, busque en Comenzar desde una regla en blanco. Elige «Aplicar regla en los mensajes que envío». No agregue ninguna otra regla (es decir, deje las casillas en blanco).
  3. Debajo de la lista de acciones, elija «diferir la entrega por una cantidad de minutos». Puede retrasar la entrega hasta 120 minutos, pero eso es demasiado tiempo. Recomiendo 1 minuto, así que ingrese «1» (o los minutos que desee) donde dice «un número de».
  4. Siga las indicaciones para guardar y nombrar la regla, y asegúrese de seleccionar la casilla de verificación «Activar esta regla» antes de salir.

El siguiente paso es el que das cuando accidentalmente presionas Enviar en un mensaje y quieres detenerlo antes de que realmente se vaya.

Su mensaje estará en su bandeja de salida. Ahí es donde pasa el rato durante el retraso de un minuto.

La forma más rápida de asegurarse de que no vaya a ninguna parte es presionar el botón Trabajar sin conexión (en la pestaña Enviar / Recibir). Ahora puede arrastrar el mensaje a su carpeta de borradores para editarlo un poco más, o hacer clic con el botón derecho en el mensaje y eliminarlo.

¿Quién puede usar Deshacer Enviar?
Desafortunadamente, la función Deshacer envío de Outlook no está disponible para todos. La aplicación Outlook Mac simplemente no lo tiene. Sin embargo, está disponible en Outlook para Windows 2016, 2013 y 2010.

Mencioné anteriormente que Outlook tiene otras opciones para «recuperar» mensajes. ¿Por qué no usar eso en lugar del método de demora y eliminación? Hay algunas muy buenas respuestas.

En primer lugar, no todos los usuarios de Outlook tienen funciones de recuperación disponibles. Con las cuentas de Microsoft Exchange, el administrador debe hacer que las opciones estén disponibles. Muchas organizaciones optan por omitirlo y, en su defensa, es una característica bastante confusa. En segundo lugar, solo puede recuperar los mensajes enviados a otras personas de su organización, por lo que no funciona de todos modos. En tercer lugar, si los destinatarios ya han abierto el mensaje, no tiene suerte. En cuarto lugar, los destinatarios pueden habilitar su propia función que esencialmente deshabilita la recuperación.

Con suerte, ese asunto confuso de los mensajes recordados es suficiente para persuadirlo de que, en su lugar, habilite la función de mensaje diferido y la use para su ventaja. Es la mejor opción, ¡y podría ahorrarle muchos dolores de cabeza!

Para obtener más consejos sobre el correo electrónico, también puede leer 5 formas de enviar un correo electrónico mejor, Cómo acabar con el correo electrónico con la aplicación de gestión de proyectos adecuada y Deje de luchar contra el correo electrónico con más correo electrónico.

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