Inicio rápido: Configure Base CRM en 10 sencillos pasos

CRM básico es Editors’ Choice de PCMag para software CRM. La serie de videos presentada en este artículo está diseñada para ponerlo en funcionamiento con Base CRM de forma rápida y sencilla. Lo guía a través de todos los pasos iniciales para configurar, organizar y usar su cuenta. En el artículo, desglosaremos tareas como la personalización de canalizaciones de ventas, la configuración de la gestión de clientes potenciales y la configuración de acciones automatizadas.

Paso uno: descripción general del tablero

Aprenda a usar su panel de Base CRM en este breve video que incluye una descripción general de la actividad de la cuenta, el resumen de la canalización y las opciones de filtrado. Hay tres tipos de perfiles Base CRM, cada uno de los cuales tiene diferentes permisos: Usuario, Administrador y Empresa. El perfil de usuario puede ver solo su propia actividad, el gerente puede ver su actividad y la de sus subordinados directos, y los usuarios empresariales pueden ver la actividad de equipos completos.

De lo contrario, los tableros tienen el mismo aspecto en todos los perfiles, con la canalización y el resumen del trato en el lado izquierdo, la actividad de la cuenta en el centro y las tareas y citas en el lado derecho. Una nueva adición a la interfaz de usuario (IU) es el botón Agregar universal, que se puede usar para agregar nuevos contactos, clientes potenciales y otros registros desde cualquier pantalla, incluido el tablero.

Puede ver información de alto nivel sobre sus tratos, filtrada por embudo, así como la actividad de los últimos 30 días, incluido un recuento de los tratos ganados y perdidos o marcados como no calificados. La actividad de la cuenta está organizada por notas, tareas completadas y tratos. En esta columna, verá cada vez que alguien agrega un nuevo trato, contacto, nota, tarea o cambia el estado o la etapa de un cliente potencial o trato. Finalmente, las tareas y las próximas citas están en el lado derecho; las tareas atrasadas se muestran en rojo. Mire el video para obtener sugerencias sobre el filtrado de contenido y la personalización de su panel de control para sus necesidades específicas.

Paso dos: Personalización de notificaciones

Este video lo guía a través de cómo administrar las notificaciones. Hay tres tipos diferentes de notificaciones en Base CRM: notificaciones preestablecidas, notificaciones personalizadas y notificaciones web.

Las notificaciones preestablecidas incluyen actividades de software, como cuando se le asigna un cliente potencial, un trato o una tarea, así como recordatorios de citas y tareas. También hay notificaciones del sistema, como cuando se completa una importación o exportación o cuando se crea un nuevo cliente potencial a partir de un formulario de captura. Para cada uno de estos, puede optar por una alerta web, una alerta por correo electrónico o desactivar las notificaciones.

Los usuarios pueden crear notificaciones personalizadas relacionadas con clientes potenciales, contactos y negocios. Para cada uno, primero elige un filtro, como clientes potenciales que pertenecen a equipos o usuarios particulares o un trato que se encuentra en una etapa determinada. Luego eliges un disparador. Por ejemplo, es posible que desee recibir una alerta cuando se agrega una tarea a un nuevo trato o cuando se cambia la etapa de un trato en la canalización. Las notificaciones pueden tener más de un disparador. Puede recibir alertas web, por correo electrónico y móviles.

Finalmente, los usuarios que se han registrado en Base Voice, o integrado con algún otro proveedor de servicios de voz empresarial, puede registrarse para recibir notificaciones web sobre llamadas entrantes y mensajes de texto. Base Voice incluye un número de teléfono único y registra automáticamente las llamadas y los mensajes para clientes potenciales y contactos.

Si es nuevo en CRM, es posible que tenga cierta confusión cuando se trata de clientes potenciales y contactos. En Base CRM, un cliente potencial es un persona líder, empresa u oportunidad comercial que aún no forma parte del flujo de ventas. Estos incluyen personas y empresas que ha descubierto a través de redes pero con las que aún no ha hecho un trato comercial. Los clientes potenciales tienen que ver con el potencial. Una vez que un cliente potencial muestra interés en un producto o servicio, puede convertirse en un contacto. Un contacto también puede ser alguien con quien haya hecho negocios en el pasado y es probable que ofrezca negocios repetidos.

Las pestañas Prospecto y Contacto en Base CRM se ven y funcionan de manera similar, con una variedad de filtros de búsqueda. Los clientes potenciales se clasifican de tres maneras: nuevos, en funcionamiento y no calificados. Los contactos se dividen entre prospectos y clientes. Los contactos se pueden asociar con una o más ofertas. Tanto para clientes potenciales como para contactos, puede ver las tareas y citas relacionadas en su entrada, así como los documentos asociados. Los clientes potenciales se pueden convertir en contactos, pero esa acción no se puede revertir.

Paso cuatro: creación y gestión de acuerdos

Las ofertas son oportunidades de venta relacionadas con un cliente potencial o un contacto. Se mueven a través de su tubería de ventas, que representa su proceso de ventas. Cada tubería termina en una de las tres etapas cerradas: ganada, perdida o no calificada. Ganado y perdido se explican por sí mismos; marcar un trato como no calificado significa que no fue un rechazo total. Las razones no calificadas pueden ser sobre el tiempo, el presupuesto, la reorganización de la empresa o cualquier elemento que esté fuera de su control. Estos tres cubos para acuerdos facilitan el seguimiento de su éxito y apuntan mejor a su equipo de ventas.

En la página Acuerdos, puede ver cuántos acuerdos hay en cada etapa de la canalización. Al igual que los clientes potenciales y los contactos, también puede filtrar acuerdos por cualquiera de los campos que esté utilizando. En una entrada de trato, puede ver qué contacto, cliente potencial o empresa está conectado a él, la actividad reciente y su valor y porcentaje de probabilidad. También se muestran todas las tareas o citas relacionadas. También puede cambiar la etapa del trato aquí.

Paso cinco: Personalización de sus canales de ventas

Las canalizaciones de ventas se componen de etapas. Base CRM tiene seis etapas listas para usar, pero puede agregar más o eliminar cualquiera que no planee usar. También puede cambiar el nombre y reordenar las etapas en función de los procesos de su empresa. Hay dos tipos de etapas: activas y cerradas. Si bien puede cambiar el nombre de cualquiera de las tres etapas cerradas, que por defecto son ganadas, perdidas y no calificadas, puede eliminarlas o agregar más.

Si tiene varios embudos de ventas, puede personalizar cada uno con diferentes etapas. Entonces, si vende productos y servicios, puede tener canales que se ajusten a cada proceso.

Sexto paso: agregar campos personalizados

Los clientes potenciales, los contactos y los tratos tienen una multitud de campos predeterminados, pero eso no siempre es suficiente. Los campos personalizados le permiten recopilar y almacenar información adicional sobre sus prospectos que es exclusiva de sus negocios. Base CRM tiene una variedad de opciones de campos personalizados. Puede crear campos para una sola línea de texto, un párrafo de texto, casilla de verificación, menú desplegable, menú de selección múltiple, fecha, correo electrónico, teléfono, dirección y URL. Puede agregar tantos campos personalizados como desee, y para el menú desplegable y de selección múltiple, hasta 500 opciones.

Paso siete: programar citas

Base CRM viene con una función de calendario, y también puede integrar uno o más calendarios de Google con su cuenta. Debe elegir un calendario como predeterminado, que es el único que puede editar. Las citas de calendarios no predeterminados se muestran en gris. Cuando crea una cita, puede asociarla con un cliente potencial, un trato o un contacto. Simplemente comience a escribir el nombre y Base CRM le sugerirá cualquier registro que coincida.

Esas citas aparecerán en la entrada del prospecto, contacto o negocio. Guardar una cita la agrega a su calendario y envía invitaciones a otros asistentes. Puede cargar el logotipo de su empresa para que se muestre en todas las invitaciones. También puede agregar citas desde las páginas de candidatos, contactos o negocios. Cuando ve una cita, puede ver qué asistentes han aceptado y rechazado su invitación.

Paso Ocho: Crear y Asignar Tareas

En Base CRM, todas las tareas están asociadas a tratos. Puede agregar tareas desde la pestaña Calendario o Tarea o directamente desde una entrada de prospecto, contacto o trato. Las tareas tienen plazos y recordatorios opcionales, que se pueden enviar una semana, un día, una hora, 30 minutos, 15 minutos o cinco minutos antes de la fecha de vencimiento o en el momento exacto de la fecha de vencimiento. Las tareas atrasadas se muestran en rojo. Dependiendo de sus permisos, puede asignar tareas a usted mismo oa otros usuarios.

Paso nueve: integración de su correo electrónico

Base CRM tiene una herramienta de correo electrónico pero también se integra con Gmail y otros proveedores de correo electrónico. La integración de su cuenta de correo electrónico significa que las comunicaciones con clientes potenciales y contactos se registran automáticamente, lo que le deja tiempo para un trabajo más importante. Su cuenta de correo electrónico se sincronizará de dos maneras: los correos electrónicos que envíe en Base CRM aparecerán en su cliente de correo electrónico y viceversa. Base CRM le enviará un correo electrónico una vez que finalice la sincronización inicial del correo electrónico.

Su correo electrónico se divide en cuatro carpetas: Bandeja de entrada, Correos electrónicos sin seguimiento, Enviados y Archivados. Su bandeja de entrada contiene correos electrónicos que están conectados a clientes potenciales, contactos y negocios en su cuenta. Los correos electrónicos no rastreados son aquellos que no están asociados con su cuenta. Desde esa carpeta, puede agregar un correo electrónico como cliente potencial o contacto. En la carpeta Enviados, puede ver si se ha visto un correo electrónico y cuántas veces se ha visto, de esa manera puede identificar los mensajes que pueden haberse pasado por alto o haber ido a una dirección de correo electrónico incorrecta. Puede eliminar mensajes o archivarlos una vez que ya no sean importantes.

Paso 10: Configuración de acciones automatizadas

Si te encuentras haciendo la misma tarea una y otra vez, ¿por qué no automatizarla? Base CRM tiene varias opciones para crear automáticamente tareas basadas en ciertos eventos. Debe ser un usuario de nivel de administrador que sea administrador de cuenta para crear acciones automatizadas. Los ejemplos incluyen la creación de tareas cuando un trato pasa a una nueva etapa o la actualización de un campo personalizado cuando se crea un nuevo trato. Primero, selecciona el evento que activará la acción. Las opciones incluyen: cuando se crea un nuevo cliente potencial, cuando se crea un nuevo contacto, cuando se crea un trato o cuando un trato se mueve a una etapa diferente. Algunos de estos eventos tienen opciones más granulares, como el filtrado por empresa, embudo o etapa del negocio.

A continuación, decide cuál debe ser la tarea, asígnela a un usuario y, opcionalmente, agregue una fecha de vencimiento. Puede crear múltiples tareas por acción automatizada.

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