10 consejos para administrar sus notas digitales

Seinfeld los fanáticos recordarán una escena gloriosa del programa cuando Jerry y Elaine se presentan en una agencia de alquiler de autos. Jerry pide recoger un automóvil mediano que reservó. El agente del mostrador responde que no les quedan modelos medianos porque se acabaron. «Mira», dice Jerry, «tú sabes cómo además la reservacion. Simplemente no sabes cómo tributo la reserva «. Pienso lo mismo sobre las notas digitales. Es muy fácil además notas, pero mucho más difícil de usar ellos.

Obtener arte de errores organizado

Para utilizar realmente las notas que toma, debe organizarlas y saber cómo encontrarlas. Estos consejos sobre cómo empezar a usar una aplicación para tomar notas y organizar tus notas te ayudarán.

1. Elija una excelente aplicación para tomar notas

La aplicación para tomar notas que elija influye en gran medida en si volverá a ver sus notas y cómo lo hará. La aplicación básica para tomar notas que vino preinstalada en su teléfono o tableta probablemente no sea muy buena. Claro, lo has usado antes y funciona bien, pero tal vez no sepas qué características te faltan que separan las aplicaciones meramente satisfactorias de las excelentes.

Tres características que hacen que las aplicaciones para tomar notas sean verdaderamente útiles son:

  • carpetas,
  • etiquetas, y
  • reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Voy a entrar en más detalles sobre cada punto en un momento.

Las tres aplicaciones que más recomiendo, según mis pruebas personales de muchas aplicaciones para tomar notas a lo largo de los años, son:

  • Microsoft OneNote, si desea una aplicación gratuita para tomar notas,
  • Evernote, si no te importa pagar una suscripción Premium, y
  • Quip para tomar notas en colaboración.

Carpetas de Microsoft OneNote

2. Crea una bandeja de entrada

Cuando escribe una nota rápidamente, necesita un lugar para guardarla donde no se pierda. Cree una carpeta de Bandeja de entrada en su aplicación para tomar notas y configúrela como la ubicación de almacenamiento predeterminada.

Revise la Bandeja de entrada regularmente para agregar más información sobre sus notas y ordenarlas. Verás cómo hacerlo en los siguientes consejos. No necesita limpiar la Bandeja de entrada en un horario establecido, pero intente hacerlo cuando tenga su aplicación para tomar notas abierta en una pantalla de tamaño completo (vea el n. ° 10, a continuación). Hace que sea más fácil ver lo que está haciendo y ver todas las opciones que tiene.

No necesita apuntar a Inbox Zero en una aplicación para tomar notas. Una bandeja de entrada es un excelente lugar para almacenar notas que revisa con frecuencia. Por ejemplo, guardo una nota con los nombres y contraseñas de las redes Wi-Fi de todos mis amigos, de modo que si les llevo un nuevo dispositivo a su casa o borro la contraseña guardada, puedo unirme a la red nuevamente sin molestarlos con los detalles. Esa nota tiene un hogar permanente en mi bandeja de entrada.

3. Ordenar notas en carpetas o cuadernos

Las carpetas, que algunas aplicaciones también llaman Cuadernos, lo ayudan a organizar sus notas manualmente. Se vuelven útiles más adelante cuando desea explorar notas sobre un tema determinado, como todas las notas que son recetas.

Las carpetas que crea y cómo las nombra depende del tipo de notas que toma y cómo las usa. Si no está seguro, comience con carpetas para Bandeja de entrada, Lectura, Hogar, Personal y Trabajo. Siempre puede cambiarlos y crear más una vez que tenga una idea de cómo los usa.

Sección Favoritos de Quip

4. Crea accesos directos para tus carpetas favoritas

Cualquier aplicación para tomar notas bien utilizada tiene carpetas que ven más acción que otras. Facilite el acceso a esas carpetas creando accesos directos a ellas o marcándolas como favoritas. Estas son las carpetas en las que mira con frecuencia las notas que ha hecho y agrega otras nuevas.

Es probable que tenga otras carpetas que simplemente contengan notas hasta un momento inesperado cuando las necesite. No necesitan estar al frente y al centro.

Las etiquetas lo ayudan a encontrar notas existentes. Pueden restringir lo que ve en una carpeta en particular o mostrarle todas las notas etiquetadas con un tema común en varias carpetas. También lo ayudan a encontrar notas relacionadas con algún tema, incluso si la palabra temática no aparece en la nota. Déjame dar algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Digamos que tiene una carpeta llamada Recetas y está planeando una fiesta para algunos vegetarianos. Puede extraer todas las notas de solo esa carpeta que están etiquetadas como vegetarianas para obtener ideas sobre qué hacer.

Ejemplo 2: Quizás eres un escritor que escribe para diferentes publicaciones. Puede tomar notas sobre los artículos y organizarlos en carpetas según el lugar donde se publiquen. Sin embargo, puede haber momentos en los que desee explorar todas las notas que tiene sobre un tema determinado, independientemente de quién haya publicado el artículo. Si ha etiquetado sus notas con este tema, puede buscar la etiqueta y verlas todas sin importar en qué carpeta se encuentren.

Ejemplo 3: Reenvía un correo electrónico relacionado con un proyecto en el que está trabajando a su aplicación para tomar notas. El mensaje nunca dice el nombre del proyecto o de qué se trata. Así es como la gente se comunica cuando está en medio de algo. En este caso, puede agregar etiquetas para definir la nota (nombre del proyecto, cliente, descripción del trabajo) para que pueda encontrar la nota cuando la necesite.

Etiquetas de Evernote

Existe tal cosa como tener demasiadas etiquetas. Cuantas más etiquetas agregue, más descuidadas se vuelven. Entonces, de vez en cuando, elimine sus etiquetas. Aquí está cómo hacerlo.

Obtenga una lista de todas las etiquetas en uso. A menudo, puede ver el recuento de notas junto a la etiqueta. Primero, busque casi duplicados. Si tiene etiquetas tanto para «aplicación» como para «aplicaciones», deshágase de la que tenga menos notas. Abra las notas afectadas y agregue la etiqueta que va a conservar. Elimina la otra etiqueta.

Además, si tiene etiquetas con dos notas o menos, considere deshacerse de ellas. Probablemente no te estén haciendo ningún bien.

7. Crea un acceso directo en tu teléfono

Cree un atajo en su teléfono para comenzar una nueva nota en su aplicación para tomar notas para que la captura de ideas e información esté siempre al alcance de la mano. En los dispositivos iOS, puede crear un atajo de Siri y, en Android, busque la opción New Note Widget en la aplicación.

8. dictar

Cuando se te ocurra algo que quieras escribir pero tengas mucha prisa o estés paseando a tu perro y apenas puedas sujetar la correa y el teléfono al mismo tiempo, dicta.

La mayoría de los teléfonos inteligentes tienen una función de voz a texto. ¡Úsalo! Inicie una nueva nota, presione el ícono del micrófono en el teclado y diga lo que quiera escribir. Alternativamente, puede grabar una nota de voz y transcribirla más tarde. Si adquiere el hábito y termina dictando con frecuencia pasajes largos, es posible que desee utilizar un servicio de transcripción para ahorrar algo de tiempo. Hay muchas buenas opciones gratuitas y de pago disponibles, aunque las opciones de pago tienden a ser considerablemente más precisas.

OCR de Evernote

9. Adjunte imágenes y archivos PDF, use OCR

Si su aplicación tiene OCR, puede buscar el texto que se encuentra en imágenes, archivos PDF y otros archivos que cargue. No dude en agregar archivos a sus notas cuando los necesite. Eso incluye tomar fotos de letreros informativos, notas escritas a mano, páginas de libros, etc.

Puedes ver cómo es útil a través de un ejemplo. Supongamos que adjunta un PDF de un recibo de una comida que necesita reclamar en un informe de gastos. Olvidó etiquetarlo como «recibo» y no sabe dónde está. Si recuerda el nombre del restaurante, puede escribirlo en la barra de búsqueda y OCR lo rastreará.

Preste atención a los límites que su aplicación para tomar notas o tipo de cuenta imponen en su uso y almacenamiento de OCR. Por ejemplo, la versión gratuita de Evernote ejecuta OCR en imágenes, pero no en PDF ni en documentos de Office. Necesitas una cuenta Premium o Business para eso. Si su aplicación no tiene un escaneo integrado, podría considerar vincularla con una aplicación de escaneo móvil.

10. Organiza en una pantalla grande

Idealmente, su aplicación para tomar notas tendrá una aplicación de escritorio y una aplicación web. Use uno de ellos (en términos generales, las aplicaciones de escritorio son mejores para este propósito) cuando ordene su bandeja de entrada y organice sus notas. Tener una pantalla grande lo ayuda a ver más de la aplicación y, por lo tanto, más de su estructura de carpetas, etiquetas y otra información que agrega a las notas para mantenerlas organizadas. Si puede ver todas sus opciones, es más probable que elija las correctas.

Tome la nota, sostenga la nota, vuelva a visitar la nota

Cuando organiza su experiencia de toma de notas, mejora sus posibilidades no solo de tomar notas más relevantes, sino también de almacenarlas de una manera que le permita volver a consultarlas cuando sea el momento.

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