Para ser más productivo, necesita administrar su tiempo de manera efectiva. ¿Cómo mejoras en la gestión de tu tiempo? No importa dónde se encuentre con sus habilidades de gestión del tiempo, lo primero que debe hacer es realizar un seguimiento de cómo está gastando el tiempo actualmente. No puedes cambiar la forma en que pasas tu tiempo si no sabes cómo lo usas ahora.

Hay tres formas principales de realizar un seguimiento de su tiempo, y cada una tiene sus pros y sus contras. El método que generalmente se considera el más simple es el menos preciso. El que es más preciso requiere mucho tiempo. Finalmente, hay una forma de controlar su tiempo usando tecnología, que es extremadamente fácil, pero precisa solo para ciertos tipos de tareas. Estos métodos pueden ayudar tanto si está en la oficina como si trabaja desde casa.

Esto es lo que necesita saber acerca de estos tres métodos:

1. Estimación del tiempo (también conocido como método de estimación de la semana laboral)

¿Qué es una estimación de tiempo? Una estimación de tiempo es una lista de todo lo que ha hecho durante un período de tiempo, junto con la cantidad de horas y minutos que estima que ha dedicado.

Cómo hacer una estimación de tiempo: Las estimaciones de tiempo a menudo se hacen al final de la semana. Recordarás tu semana o cualquier retrospectiva que quieras y contarás cuántas horas crees que has trabajado, dormido, hecho mandados, cocinado, limpiado o visto películas, por ejemplo. Mantenerlo le ayudará a mirar el calendario.

Ventajas: Crear estimaciones de tiempo lleva muy poco tiempo. Como puedes guardarlos hasta el final de la semana, tu rutina diaria no se verá interrumpida por molestas tareas de registro de tiempo.

Desventajas: Las estimaciones de tiempo son la forma menos precisa de medir cómo pasas tu tiempo. Los investigadores han encontrado que cuando las personas estiman cómo pasan su tiempo mirando hacia atrás, a menudo terminan con un número total de horas más que la semana real (168). Las personas tienden a sobrestimar cuánto trabajan y subestiman su tiempo libre.

2. Registro de tiempo (también conocido como acceso al registro de tiempo total)

¿Qué es una línea de tiempo? Un registro de tiempo es un registro de lo que ha estado haciendo durante todo el día, dividido en bloques de tiempo que conforman el día completo. El objetivo es considerar cada bloque de tiempo dentro de las 24 horas.

Cómo crear una línea de tiempo: Necesita un poco más que una hoja de papel o una hoja de cálculo para crear una línea de tiempo. Cree una columna e ingrese bloques de tiempo consecutivos en incrementos de 15, 30 o 60 minutos. Puede combinar varios bloques de tiempo para las horas que suele dormir. Ya sea regularmente durante el día o al final del día, llena el espacio junto a cada bloque de tiempo con lo que estaba haciendo en ese momento. Qué tan específico será con su descripción depende de lo que quiera saber sobre usted mismo o qué transformación de administración del tiempo quiera hacer.

Ventajas: Los registros de tiempo son más precisos que los registros de tiempo. Cuanto más los complete con más frecuencia, menos esperará a que se completen. Es muy fácil categorizar su tiempo, agregar números y analizar los resultados.

Desventajas: Escribir una respuesta a lo que hiciste, por ejemplo, entre las 9 a. m. y las 10 a. m. puede no ser un reflejo realista de cómo realmente usaste la lección. Digamos que trabajaste. ¿Te levantaste de la mesa y bebiste agua durante ese tiempo? ¿Llamaste rápido? ¿Leíste las noticias en línea durante unos minutos a la mitad de tu trabajo? Los registros de tiempo generalizan sobre bloques de tiempo sin entrar en los detalles reales de lo que hiciste.

3. Aplicaciones de seguimiento de tiempo

¿Qué es una aplicación de seguimiento de tiempo? Una aplicación de seguimiento del tiempo es un software que utiliza para realizar un seguimiento de cuánto tiempo pasa haciendo diferentes cosas, generalmente en su computadora y teléfono. Hay aplicaciones de seguimiento de tiempo pasivas y aplicaciones activas. Pasivos como RescueTime miden cuánto tiempo pasa en diferentes aplicaciones y en diferentes sitios web. Las aplicaciones de seguimiento de tiempo activo, como Toggl, le brindan un temporizador en pantalla que se ejecuta en el trabajo, para que pueda usar múltiples aplicaciones y sitios web mientras trabaja en una sola tarea.

Cómo usar la aplicación de seguimiento de tiempo: Con un rastreador de tiempo pasivo, lo instala en su computadora o dispositivo móvil y simplemente lo deja funcionar. Registra automáticamente toda tu actividad y registra, categoriza, agrega y analiza. Por lo general, puede pausar estas aplicaciones en cualquier momento y configurarlas para que se cierren cuando no desee realizar un seguimiento de su actividad. Los temporizadores activos dependen de usted para iniciarlos y detenerlos con solo tocar un botón. Le permiten ingresar información sobre lo que hizo cuando se inició, y la aplicación agrega automáticamente esta información a un registro que puede ver y analizar en cualquier momento. Las versiones de temporizadores activos para aplicaciones móviles pueden ser útiles para permitirle ejecutar un temporizador cuando está en reuniones, viajando al trabajo y haciendo otro trabajo fuera de las instalaciones que desea medir.

Existen varias aplicaciones de seguimiento de tiempo móvil que rastrean su ubicación y se dice que lo ayudan a clasificar su tiempo de esta manera, pero aún no son muy inteligentes y requieren demasiada entrada manual para ser de gran valor en este momento. Tal vez se mejore algún día.

Ventajas: Las aplicaciones de seguimiento de tiempo son excelentes cuando se trata de proporcionar detalles sobre sus actividades digitales. Tienen herramientas para categorizar su tiempo y arrojar tablas y gráficos. Los mejores son muy fáciles de usar y la mayoría tiene una opción gratuita.

Desventajas: Las aplicaciones de seguimiento del tiempo le brindan un análisis completo de lo que hace en su computadora, pero no están diseñadas para realizar un seguimiento de todo su tiempo, por lo que perderá las horas que dedica a lavar la ropa, cocinar, leer, jugar con niños o mascotas. o lo que sea que hagas.

Observe durante dos semanas, luego analice

Si es nuevo en el seguimiento del tiempo, le recomiendo combinar el método de registro del tiempo con una aplicación de seguimiento del tiempo. De esta manera, puede obtener una descripción general de cómo pasa todas las horas durante el día, además de un análisis detallado del tiempo de su computadora.

Querrá registrar su tiempo durante al menos dos semanas antes del análisis. Durante los primeros uno o dos días, es posible que cambie un poco su comportamiento al pensar en controlar su tiempo. Su comportamiento volverá a la normalidad rápidamente.

Además, si te encuentras diciendo: «Oh, ese día no debería contar porque fue muy inusual», detente. Cuanto más controle su tiempo, más se dará cuenta de que tiene más días inusuales de lo que probablemente pensó. El objetivo es comprender mejor cómo pasa realmente el tiempo, no lo que es un día promedio. Una vez que sepa cómo pasa su tiempo en general, puede comenzar a tomar decisiones informadas sobre lo que quiere hacer más, menos o si desea comenzar a hacer algo completamente nuevo.