Organízate: Cómo empezar a ser más organizado

wmode = transparent «¿Qué quieres saber sobre cómo organizarte?»

Esa es una pregunta que hago a mis colegas y amigos de vez en cuando para obtener ideas para esta columna. La última vez que pregunté, más de una persona respondió: «¿Cómo empiezo?»

Si tuviera que escribir una guía para principiantes sobre cómo organizarse, comenzaría con un consejo absolutamente esencial: divida sus proyectos en partes más pequeñas.

Dividir una meta en objetivos más pequeños y tareas diarias es crucial para el éxito. Todas las personas organizadas lo hacen, pero no todos los artículos de consejos lo hacen explícito. Creo que debe ser explícito. Es tan importante que no debes pasarlo por alto.

El verdadero secreto para ser organizado es descubrir cómo llevar a cabo las acciones que son necesarias para que la organización se lleve a cabo y continúe avanzando. Tienes que ser capaz de definir las acciones, y de eso se trata desglosar un objetivo.

Por dónde empezar a organizarse

Antes de que puedas organizarte, debes tener una meta.

Organizarse

«Quiero ser más organizado» no es una meta. Trata de imaginar qué es lo que realmente quieres. Trate de ponerlo en palabras. Y trate de hacer que esas palabras sean positivas y procesables, en lugar de negativas.

Digamos que sientes que tu correo electrónico está fuera de control. Quiere organizar el correo electrónico.

Objetivo definido negativamente: «Mi correo electrónico es un desastre y ya no lo quiero así».
Objetivo definido positivamente: «Quiero poder encontrar siempre un correo electrónico rápidamente cuando lo necesito».

El objetivo positivo y procesable se centra en lo que desea poder lograr. para («encontrar correos electrónicos rápidamente»). El objetivo visto a través de un sesgo negativo simplemente reafirma el problema de que su correo electrónico está desordenado y no está contento con eso.

Aquí hay otro ejemplo:

Objetivo definido negativamente: «Tengo demasiados papeles. Están abarrotando mi escritorio y causan distracciones, y lo odio». (Observe cómo no hay una imagen clara de lo que quiere que suceda o cómo quiere que cambie la situación).
Objetivo definido positivamente: «Quiero un espacio de trabajo minimalista que sea propicio para ayudarme a concentrarme. Quiero aprovechar mi computadora y el poder de OCR y buscar para ser más eficiente en la búsqueda de documentos importantes». (Observe el énfasis en las palabras positivas, como «enfoque» y «eficiente»).

Literalmente, tienes que imaginarte qué es lo que quieres y ponerlo en palabras positivas, concretas y procesables. (Vea más consejos sobre cómo establecer y lograr metas).

Cómo deconstruir una meta

Una vez que tienes un objetivo y lo has puesto en palabras, tienes que deconstruirlo.

Una manera fácil de deconstruir una meta es pensar en lo que escribiría en una lista de tareas diarias para lograr la meta.

Nunca pondría en una lista de tareas pendientes «Crear un espacio de trabajo minimalista que sea propicio para concentrarse». Más bien podrías escribir:

  • Limpia tazas y tazas del escritorio.
  • escanear documentos en la bandeja de entrada
  • triturar papeles escaneados
  • enderezar los cables de la computadora

(Si está un poco perdido sobre qué tipo de cosas pertenecen a una lista de tareas pendientes en primer lugar, tengo un repaso sobre cómo crear mejores listas de tareas pendientes).

Ejemplo: cambio de imagen de organización de fotos
Quiero darle un ejemplo más largo de cómo dividir un gran proyecto organizacional en partes más pequeñas para descubrir completamente cómo sucede.

He estado trabajando con una colega, Stephanie, en un cambio de imagen total de la organización de fotografías digitales (sobre el cual escribiré extensamente en una columna futura). Tiene miles de fotos repartidas en varias computadoras y servicios de almacenamiento en línea, y solo quiere que estén organizadas.

1. Defina la meta. La primera vez que nos sentamos juntas a discutir el proyecto, le pregunté: «¿Qué es lo que quieres? ¿Cuál es tu meta?». La detuve antes de que pudiera siquiera responder. «Déjame reformular eso. ¿Qué quieres poder hacer con tus fotos que no puedas hacer ahora?»

Stephanie esencialmente dijo que quiere poder encontrar fotos fácilmente, sin importar qué dispositivo esté usando.

2. Comprender el problema. Mi pregunta de seguimiento fue esta: «En este momento, cuando buscas una foto, ¿cómo te ves? ¿Recuerdas la fecha o las personas en la imagen o un evento cuando se tomó la foto?»

Lo que esta pregunta realmente preguntaba era: «¿Qué tipo de solución deberíamos diseñar para que se ajuste a sus necesidades?»

Dijo que por lo general recuerda sus fotos más o menos por la fecha, como «en la universidad», pero también a veces por las personas en la foto.

Consideramos algunas posibles soluciones, pero aún no nos decidimos por nada. A menudo, es útil avanzar con algunas partes de un proyecto de organización, así que vea si su definición de la meta cambia a medida que aprende más sobre el problema.

3. Asígnate tareas pequeñas. Basado en nuestra reunión, Stephanie salió con una breve lista de tareas. Se veía algo como esto:

  • hacer un inventario: enumere los lugares donde se guardan las fotos, tanto localmente como en línea
  • encienda Photostream (Stephanie usa varios dispositivos Apple, por lo que la consolidación de fotos a través de Photostream parecía un paso lógico y simple para hacer al principio)
  • recuperar contraseñas para cualquier sitio de fotos que no se haya utilizado en un tiempo
  • descargar fotos y datos de Facebook.
  • Estas cuatro tareas fueron el alcance de los «próximos pasos» de Stephanie. Observe que su lista tiene solo un par de elementos. Fácilmente podría hacer todas estas tareas en un día si se esforzaba, o menos de una semana si hiciera una por día.

    4. Establecer plazos. La forma de llevar a cabo tareas simples y cortas es establecer fechas límite. Me gusta usar una aplicación de administración de tareas, como Awesome Note o Any.do para realizar un seguimiento de mis tareas pendientes. y asignarles plazos. Con el proyecto de Stephanie, no sé si se está fijando plazos, pero tiene plazos flexibles basados ​​en cuándo decidimos que nos reuniremos para continuar con el proyecto. Mi suposición es que nuestra próxima reunión se avecina en su calendario y la hace sentir responsable de hacer lo que dijo que haría.

    Es el hacer lo que es difícil
    No todos se sienten responsables de sí mismos. Sin embargo, creo que todos tenemos estrategias para hacernos sentir responsables, como contarle a otra persona nuestros planes o apostar dinero a que haremos o no haremos algo. Recordar una tarea no es difícil. Simplemente envíe un recordatorio en su teléfono inteligente. Es el haciendo eso es difícil. Si tiene tareas pequeñas que son muy específicas, al menos está aumentando sus posibilidades de cumplirlas.

    El dicho «todo viaje comienza con un solo paso» es totalmente cierto. O si lo prefieres, «Aparecer es la mitad de la batalla» habla de la misma intención. Tienes que darte cosas claras y factibles para hacer y una cantidad razonable de tiempo para hacerlas. De lo contrario, nunca llegarás a empezar.

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