Algunas herramientas de productividad realmente no tienen mucho sentido hasta que las ves en acción. Por lo tanto, si nunca ha usado tableros kanban, es posible que no haya entendido todo el alboroto que rodea al servicio de colaboración y administración de flujo de trabajo superior Asana agregando tableros Kanban. Sin embargo, si está interesado en ser más productivo en el trabajo, vale la pena investigarlo, como explicaré.

Para la aplicación en línea no iniciada Asana ($ 0.00 en Asana) que ha ganado mucha tracción recientemente. Este servicio es básicamente una lista de tareas pendientes con esteroides. Puedes usar Asana con un grupo de personas y es bastante popular en los lugares de trabajo. Lo nuevo en Asana a partir de la semana pasada es una característica llamada tableros, basada en tableros kanban. Kanban es un término genérico que describe tanto un tipo de aplicación como un sistema para usar esa aplicación. Una de las aplicaciones de tablero kanban más conocidas es Trello ($ 0.00 en Asana).

Kanban también es bastante popular entre los equipos de TI y los equipos de desarrollo de software. Cuando lo describen, usan términos como Scrum y entrega justo a tiempo, esperando que nosotros, la gente normal, entendamos lo que significan. Es muy confuso.

Una forma mucho más fácil y clara de entender Kanban es ver ejemplos en acción. A continuación se muestran algunos ejemplos de tableros kanban que pueden ser menos comunes en el lugar de trabajo, pero que están diseñados para que tengan sentido para casi todos.

1. Seguimiento de tareas personales: por hacer, haciendo, hecho

Una forma de usar un tablero kanban es organizar una lista personal de tareas pendientes y asegurarse de nunca asumir demasiadas tareas a la vez. Llamemos a esto el tablero To Do, Doing, Done.

En esta configuración, tiene tres columnas etiquetadas Por hacer, En proceso y Listo. También tiene una pila de notas adhesivas, que en kanban se llaman tarjetas. Escribe sus tareas en las notas adhesivas, una tarea por nota, y las pega en la columna Tareas pendientes. Hasta aquí todo bien.

En este momento, tenemos una lista de tareas en la columna Tareas pendientes y nada en las columnas En curso o Terminado. Sé que puedes ver a dónde va esto, pero no saltes al siguiente paso todavía.

Lo que debe comprender acerca de los tableros kanban es que son visualizaciones de información que podría rastrear con la misma facilidad de alguna otra manera. En Asana, podrías mirar tus tareas en la vista de lista, usando encabezados dentro de la lista para diferenciar entre diferentes tipos de tareas, como en la imagen a continuación.

Vista de la lista

Pero cuando visualiza la misma información en la vista de tablero, puede tener un efecto psicológico diferente. Con los tableros de Tareas pendientes, En proceso, Listo, las personas normalmente se autoimponen un límite sobre la cantidad de tareas que pueden estar en su columna En curso en un momento dado. El propósito es crear un sistema que lo guíe para que se concentre solo en unas pocas tareas activas. Con una vista de lista, es fácil sentir que todas las tareas tienen la misma importancia y que todas deben completarse. ¡ahora mismo!

El tablero kanban To Do, Doing, Done funciona muy bien para tareas complicadas que tienen muchos pasos. En las imágenes de arriba y abajo, puedes ver que muchas de las tareas son grandes y no se pueden hacer en un solo día. Limitar la lista de cosas por hacer a solo dos o tres tareas como máximo lo alienta a concentrarse en ellas hasta que las termine.

Es muy simple aplicar el mismo concepto de limitar el trabajo en progreso (Doing) a la configuración de un equipo también.

2. Distribuya el trabajo a través de un contenedor de tareas compartidas

Aquí hay otro ejemplo que es bastante sencillo. Puede usar un tablero kanban para que el trabajo esté disponible para que las personas de un equipo lo recojan y se lo asignen a sí mismos.

Para que sea más fácil de entender, supongamos que se trata de una lista de tareas domésticas. Este hogar tiene tres hijos: Andy, Berta y Claudio. La primera columna kanban es Tareas. Las siguientes columnas son Andy, Berta y Claudio. La última columna está Listo.

La regla del hogar es que cada niño debe elegir una tarea para hacer cada sábado. También pueden surgir tareas adicionales de vez en cuando. Los niños tienen autonomía para elegir su tarea en función de lo que hay disponible. Hacen una selección, colocan esa tarjeta en su columna y, por lo tanto, asumen la responsabilidad por ella. Cuando terminan sus tareas, mueven la tarjeta a la columna Listo.

Tareas Es fácil imaginar este arreglo en un lugar de trabajo. Podríamos tener un equipo de trabajadores con un montón de trabajo que todos deben completar colectivamente. En lugar de esperar a que un gerente les asigne trabajo, pueden reclamar una tarea del contenedor Trabajo disponible.

Una forma más inusual de usar un tablero kanban es mantener listas de contactos según la región o la ciudad. Nuevamente, podría estar fácilmente en un formato de lista, pero para muchas personas, ver columnas y tarjetas tiene un efecto psicológico diferente (positivo).

Esta vez, bastante simple, el tablero tiene columnas para varias regiones y ciudades. Cada tarjeta es un contacto que tiene su sede en esa región. Cuando un viaje lo lleva a un lugar en particular, puede ver fácilmente una lista de contactos con los que podría comunicarse mientras esté allí. Además, notará muy rápidamente si un número creciente de contactos importantes se encuentran en la misma ubicación, lo que podría significar que necesita aumentar la frecuencia de sus visitas.

Contactos Kanban Para automatizar un poco este proceso, puedes reenviar correos electrónicos de contactos a un proyecto de Asana directamente. Cambie la línea de asunto por el nombre y la ubicación del contacto para que le resulte más fácil clasificarlo y marcarlo correctamente más adelante. Al ver que muchas personas incluyen su información de contacto completa al final de un correo electrónico, también tendrá todo eso guardado en las tarjetas.

Haga más con los tableros Kanban

Con suerte, estos ejemplos hicieron que los tableros kanban fueran un poco más accesibles para los no iniciados. Su uso puede ser mucho más complicado, desde el seguimiento del desarrollo de software que indiqué anteriormente hasta el control de inventario. Los ejemplos más básicos que di están diseñados para ayudarte a comprender por qué podrías usar un tablero en Asana en lugar de una lista. Sea creativo y use tableros para administrar lo que tenga más sentido para usted.

¿Buscas más información sobre Asana? Puedes leer Uso de Asana en los negocios, 7 trucos de Asana para convertirte en uno con los flujos de trabajo comerciales y Slack vs Asana.