Organícese: Jason Shah, fundador de Do.com, sobre cómo hacer que las reuniones sean más productivas

¿Cuánto tiempo pierde en las reuniones porque las personas que las dirigen no están preparadas? No hay agenda. Los colegas llegan tarde. Lo que se discute tiene algo que ver con usted o su trabajo. Una hora más tarde, no ha hecho nada, no ha aprendido nada y no ha contribuido con nada. ¿Cuál fue el punto?

Do.com tiene como objetivo ayudar a las personas a tener mejores reuniones brindándoles los recursos para planificarlas y ejecutarlas. En muchos sentidos, es como una lista de verificación de cosas que hacer antes, durante y después de una reunión para asegurarse de que sea productiva para todos los involucrados.

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Antes de conocer a Jason Shah, fundador y director ejecutivo de Do.com, nos enviamos un correo electrónico para encontrar una fecha y hora adecuadas para hablar. Una vez que acordamos, respondió: «Planeo llamarte por Skype y te enviaré una invitación de calendario en breve». Un momento después, efectivamente, llegó una invitación de calendario.

El día de nuestra reunión, recibí un correo electrónico de Do.com a través de Shah. En el interior encontré una agenda, horas claras de inicio y finalización de la reunión, una lista de las personas que estarían en la llamada y su información de contacto (solo nosotros dos, en este caso) y enlaces a información general. Todo eso nos ayudó a ir al grano durante la llamada, ya que Shah explicó qué hace que una reunión sea productiva, su motivación para iniciar Do.com y cómo está cambiando la naturaleza de las reuniones entre los trabajadores del conocimiento.

Jill Duffy: Hablemos de las reuniones y por qué la gente las odia.

jason shahjason shah

Jason Sha: Por lo que hemos encontrado, la mayoría de las personas asisten a reuniones para las que no están preparadas. No hay una buena razón para que la reunión se lleve a cabo. No hay agenda distribuida de antemano. La gente llega tarde y alguien tiene que repetir las cosas. Las personas que las organizan no siempre son conscientes de quién debe estar allí, por lo que terminas con reuniones grandes en las que la mitad de las personas son opcionales y tal vez la mitad de las personas son centrales. [attendees]por lo que la dinámica se apaga e impide la productividad.

Eso se reduce a tiempo perdido para la gente ocupada.

Si le pides a alguien que se siente en una habitación durante 30 minutos y no haga nada, pensarán que estás loco. Pero eso es lo que la gente hace millones de veces al día en el lugar de trabajo.

J.D.: ¿Cómo describiría una reunión productiva?

JS: Tienes que tener algunos ingredientes clave. Primero, tiene que realmente necesitar que suceda. Si algo se puede manejar por correo electrónico rápidamente, hágalo. Pero si tiene que ser una reunión, entonces, está bien.

La preparación es clave: desplegar lo que se va a discutir, quién es responsable de qué, ese tipo de cosas que conducen a una conversación enfocada. Durante la reunión: apegarse a [the agenda]mantener el tiempo, tomar notas y terminar a tiempo.

La hora de la reunión también importa mucho. Mucha gente simplemente usa por defecto una hora. Noté que fue muy deliberado y dijo 25 minutos para esta conversación. Creo que es una buena práctica.

Lo que sucede después de la reunión también es clave. Si Bob y Stacey dicen que seguirán con una nueva versión de un conjunto de diapositivas, y Mark dice que le enviará las cifras de ventas, ¡realmente tienen que hacerlo! Descubrimos que la mayoría de la gente dice: «¡Genial! ¡Buena reunión!» y se van y no hay seguimiento. Y aunque la haya, sucede en un momento inoportuno, lo que precipita otra reunión o más trabajo innecesario.

Por lo tanto, la preparación, el buen funcionamiento de la reunión y el seguimiento posterior exitoso son componentes clave de una buena reunión.

J.D.: Las herramientas de gestión de proyectos y otras herramientas de gestión del trabajo están diseñadas para optimizar el trabajo. La idea es tener menos reuniones y (y menos correo electrónico). Pueden asignarse tareas y plazos entre sí sin tener reuniones al respecto.

JS: Si. En un nivel macro, esperamos tener menos reuniones como resultado de esas herramientas.

Por ejemplo, si veo que las maquetas se actualizaron en Dropbox y creo que son buenas, no necesito reunirme con el diseñador para discutirlas. Ni siquiera tiene que avisarme. Puedo enviar un mensaje que dice: «Oye, vi los archivos actualizados». Con algo como Slack, puedo hacerle una pregunta rápidamente a alguien sin tener que reunirme para discutir la naturaleza de la pregunta.

Antes, la gente quería menos tecnología porque era difícil, por ejemplo, conseguir el dongle para el monitor, o distraía a la gente.

Espero que el auge de esas herramientas lleve a menos reuniones, pero no sé si todavía hay datos concretos que lo respalden, además de la propaganda que las empresas individuales publican. Y en la reunión en sí, creo que la naturaleza de ellos está cambiando porque estamos más orientados a la tecnología. Si usamos servicios fuera de una reunión, entonces las reuniones en sí también deben mantenerse al día.

J.D.: Me gusta tener reuniones de trabajo. Tienden a ser los más productivos para mí. Me reúno con un grupo de personas, nos sentamos y hacemos el trabajo que tenemos que hacer allí mismo, tal vez con nuestras herramientas proyectadas en una pantalla.

JS: Eso me hace pensar en el modelo de aula invertida. El salón de clases es un lugar para trabajar, en lugar de solo ver una presentación, al igual que no se debe llamar a una reunión solo para hojear un mazo que alguien podría enviarle fácilmente por correo electrónico.

J.D.: Hablemos un poco de Do.com. Dame la explicación de 30 segundos de lo que es Do.com y luego hablaremos con más detalle sobre cómo lo usas.

JS: Do.com es un software de colaboración para reuniones. No tiene nada que ver con el video y el audio. Se trata de la productividad de las reuniones.

Con Do, las personas pueden establecer agendas para saber de qué hablar. Pueden tomar notas en tiempo real y asignar tareas que interactúen con sus otros flujos de trabajo. Estamos integrados con Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.

Hemos tenido más de 1,5 millones de personas participando en reuniones en más de 20 000 empresas. Básicamente estamos ayudando a las personas a tener menos reuniones, mejores reuniones y, con suerte, a ser más felices y productivos en el trabajo.

J.D.: Y es un modelo freemium.

JS: Está. Puede registrarse de forma gratuita, y tenemos muchos usuarios gratuitos.

J.D.: Una de las cosas que me llamó la atención de Do.com es que anima a la gente a tomar las medidas correctas, en lugar de ser la solución en sí misma. Pienso mucho en cosas como la motivación y cómo no siempre nos comportamos de la manera que mejor nos conviene. Así que creo que es bueno cuando encuentro herramientas que son más para guiarnos en lugar de darnos algo. Tengo la sensación de que de eso se trata Do.com.

JS: Sí estoy de acuerdo. Creemos que las reuniones son tanto un problema de personas como un problema de tecnología. Por ejemplo, no necesitamos una aplicación de correo electrónico para evitar que Bob, de contabilidad, envíe un mensaje muy largo que es difícil de entender. Eso probablemente tiene que ver con la política de la empresa, la capacidad de Bob para ser un profesional, la dinámica del equipo, cosas así. Algunas UI atascadas en un navegador web no van a cambiar a Bob.

Esto es algo en lo que pensé mucho cuando trabajé en Yammer anteriormente. Yammer intentaba que las empresas fueran más transparentes. Pero, sinceramente, Yammer era una herramienta para empresas transparentes, porque es muy difícil cambiar la cultura de una organización.

Do.com es en gran medida un producto que trata de ayudar a las personas a ser mejores y les brinda tecnología que les permite hacer eso, en lugar de hacerlo por usted. Francamente, ni siquiera sé si podríamos accionar un interruptor y hacer que una reunión sea más productiva. ¡Eso sería bastante mágico!

Realmente creemos que esto va a tener poder de permanencia. Si va a funcionar, tiene que venir de las personas, y les estamos permitiendo que se conviertan en lo mejor de sí mismos.

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J.D.: Cuéntame la historia de origen de Do.com y por qué te apasiona este proyecto y esta empresa.

JS: Estaba trabajando en Yammer antes de que Microsoft comprara Yammer. Y como probablemente pueda imaginar, después de que Microsoft compró la empresa, la cultura comenzó a cambiar mucho, incluida la adición de mucha burocracia y reuniones.

Pasé alrededor de un año, después de esa adquisición, y descubrí que hacer las cosas era realmente difícil. ¡Fue una locura para mí, especialmente porque éramos una empresa creada originalmente para mejorar el trabajo de las personas!

Para resumir, un día estaba sentado en una reunión terrible con 10 personas, y me estaba quedando dormido pensando: «¿Qué estoy haciendo aquí?» La locura de eso me golpeó.

Si los invité a una cena y no me preparé de antemano para obtener los ingredientes y tener algún concepto que quisiera que los invitados disfrutaran, y aparecen y les digo: «Oye, vayamos al supermercado y hagamos esta cena», decían: «¡Eso es una locura! No vamos a resolver esto contigo. ¡Vinimos aquí para una cena!». ¡Pero eso es lo que son las reuniones!

Pensé que era una locura, y tenía muchas ganas de irme y comenzar una nueva empresa.

J.D.: ¿Qué otras aplicaciones o servicios de productividad usas? ¿Tiene alguna práctica recomendada para mantenerse productivo?

JS: ¿Puedo dar una respuesta poco convencional? Creo que algunas de las mejores aplicaciones de productividad no son realmente aplicaciones de productividad. Uber, por ejemplo, me da mucha más productividad que una aplicación como Asana. Llego a los lugares más rápido y pierdo menos tiempo parado bajo la lluvia esperando un auto.

Hay otra herramienta que uso llamada BetterSnapTool y, de nuevo, no es una herramienta de productividad clásica. Configuré mi monitor con tres columnas, y con Windows Snap, presioné una tecla de acceso directo y todas mis ventanas encajaron en su lugar.

Aquí también usamos Trello y Slack. Usamos Instacart para nuestras compras en la oficina. El hecho de que nadie tenga que preocuparse [grocery shopping] es útil y de alguna manera nos hace más productivos como resultado.

J.D.: ¿Y qué hay de las mejores prácticas o hábitos de productividad personal?

JS: Empecé a bloquear el tiempo en mi día en el calendario para asegurarme de que las cosas no se atropellan. Retomé la meditación por la mañana para ayudarme a ponerme a cero y aclarar lo que es importante.

Otro que no es convencional es delegar cosas. No es un Semana laboral de cuatro horas soundbite, pero tengo la personalidad que me lleva a querer hacer todo yo mismo. Ser consciente de la necesidad de delegar por defecto en lugar de hacer las cosas por mí mismo ha sido realmente impactante.

Para mí, es una combinación de ser más consciente, controlar el tiempo y delegar. Estoy mucho más en paz y concentrado en las dos o tres cosas que importan todos los días. Como fundador, puede distraerse con cualquier cosa relacionada con la empresa, ya sean las relaciones con los inversores o una oportunidad de relaciones públicas, por lo que delegar me ha hecho más productivo.

J.D.: ¿Qué tan grande es su personal?

JS: Diez personas. La delegación es cada vez más fácil, pero eso es muy pequeño, por supuesto, para una empresa.

J.D.: Sí, pero es importante que otros emprendedores sepan que, incluso si trabajas con un equipo muy pequeño, la delegación sigue siendo importante.

Mientras concluíamos nuestra conversación, Shah llevó la reunión a un cierre natural al revisar y leer en voz alta algunas notas que tomó durante nuestra llamada. Mencionó que cubrimos todos los puntos principales y hablamos sobre cosas que importaban, y nombró algunos otros temas que habían venido a la mente mientras hablábamos, pero que podrían esperar para otro momento. Tal vez porque inconscientemente estaba siguiendo su ejemplo, resumí cómo seguiría y di una fecha aproximada de cuándo planeaba publicar un artículo. Me mostró el poder de tener una reunión claramente definida y fuertemente dirigida.

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