Organícese: deje de luchar contra el correo electrónico con más correo electrónico

La sobrecarga de correo electrónico es un gran problema de productividad en el lugar de trabajo. Me encuentro con personas todo el tiempo que se quejan del correo electrónico, diciendo que los está abrumando, deseando que hubiera un interruptor de apagado para todos los mensajes nuevos que llegan a sus bandejas de entrada.

Muchas de estas mismas personas, sin embargo, se obsesionan con el correo electrónico de tal manera que terminan exacerbando el problema. Lo que veo son personas que intentan combatir el correo electrónico con más correo electrónico, lo que a su vez genera cada vez más correo electrónico. Debido a que están sumidos en la miseria del correo electrónico, por lo general no pueden ver claramente lo que está sucediendo, por lo que no tienen idea de que lo están empeorando.

Hay algunas formas en las que he notado que las personas se disparan en el pie mientras intentan lidiar con la sobrecarga de correo electrónico.

No use su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes

El primer ejemplo de personas que empeoran sus problemas con el correo electrónico son listas de tareas pendientes, como me gusta llamarlos. Las listas de tareas pendientes dejan correos electrónicos en sus bandejas de entrada cuando el mensaje contiene una tarea o activa la memoria de una tarea asignada. En otras palabras, usan la bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes.

Organizarse

Piense en cómo las personas suelen asignar tareas por correo electrónico. Rara vez se indica claramente la tarea en la línea de asunto. El receptor tiene que abrir y leer el correo electrónico para conocer los detalles de la tarea. Sin embargo, lo más probable es que el mensaje no tenga toda la información que necesita el receptor, como una fecha límite u otros detalles sobre la tarea. Un intercambio de mensajes de ida y vuelta aclara la tarea y termina creando una nueva pieza de correo electrónico cada vez que sucede. En resumen, las bandejas de entrada de correo electrónico son listas de tareas muy pobres.

Otro problema es que los encargados de la lista de tareas tienen que revisar constantemente cada correo entrante para ver si contiene una tarea y, si no es así, se deshacen del correo de inmediato. Las listas de tareas terminan eliminando incesantemente.

Peor aún, las personas que hacen listas de tareas se acostumbran a revisar sus bandejas de entrada para ver sus tareas diarias y, a menudo, terminan enviándose correos electrónicos con recordatorios de otras cosas que quieren hacer.

Si el correo electrónico es un problema, ¿por qué querrías crear más correo electrónico ¿De este modo?

Sin embargo, en el meollo de la situación, los encargados de la lista de tareas pendientes no pueden ver cómo su sistema está empeorando las cosas. A menudo argumentan que usar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes es lo único que funciona. Pero si esta misma persona se siente abrumada por el correo electrónico, claramente no está funcionando. Hay algunas soluciones, y las abordaré en un momento.

Dejar de enviar correos de aviso

Hace poco hablé en un retiro empresarial sobre la gestión del correo electrónico. Para prepararme para la charla, hablé con algunos empleados y me enteré de que muchos de ellos administraban grandes volúmenes de correo electrónico, a veces 1000 mensajes por día, utilizando Nudgemail. Pensaron que esta era una forma perfectamente sensata de administrar el flujo.

Nudgemail es una herramienta freemium que esencialmente te permite posponer el correo electrónico configurando una hora en la que reaparecerá en tu bandeja de entrada como un mensaje nuevo. «Esencialmente» es una palabra muy importante aquí.

La mayoría de las funciones de repetición, como las de SaneBox o algunas de las mejores aplicaciones de correo electrónico, ocultan el mensaje original de su bandeja de entrada y luego lo hacen reaparecer como un nuevo correo sin leer en el momento que elija. Nudgemail funciona un poco diferente. Cuando lo usa para posponer el correo, el correo electrónico original permanece en su bandeja de entrada y un nuevo mensaje aparece en la parte superior de su bandeja de entrada, con el hilo completo del mensaje original citado.

No me malinterpretes. Nudgemail es una buena herramienta y es una gran solución en algunas circunstancias. Cualquiera que vea la bandeja de entrada como un flujo de información en lugar de un punto de recopilación para la comunicación que debe procesarse, haría bien en usarla. Pero cuando los trabajadores me dicen que la gran cantidad de mensajes en sus bandejas de entrada los deja incapaces de hacer su trabajo, y que el 20 por ciento de sus mensajes son mensajes repetidos en forma de Nudgemails, eso es un problema.

Por mucho que los encargados de la lista de tareas puedan negar el hecho de que su sistema no funciona, algunos usuarios de Nudgemail lo convierten en una muleta. Están tan atascados en sus hábitos actuales que no pueden imaginar una solución mejor.

No respondas tan rápido

Muy a menudo, responder a un correo electrónico es una forma de reconocer el mensaje de otra persona sin hacer avanzar la conversación. Imagine que un compañero de trabajo le envía un correo electrónico para pedirle su opinión sobre una presentación. Aún no has mirado la presentación. Dependiendo de su lugar de trabajo, puede ser más aceptable responder rápidamente con «No sé. Todavía no he mirado», que esperar dos horas hasta que haya mirado y formado una opinión. Cuando salta para responder rápidamente, incluso si el mensaje no es sustancial, está generando un exceso de correo electrónico. Si la cultura de la empresa lo empuja hacia ese comportamiento, es mejor que crea que otras personas también lo están haciendo con usted.

Una persona que tarda en responder un correo electrónico puede ser vista como perezosa o que no trabaja en equipo, incluso si esperar para responder un correo electrónico es una forma mucho más lógica y productiva de hacerlo. Pero es completamente al revés, y necesita romper con él si se siente inundado por el correo electrónico.

Lo que termina sucediendo es que las personas responden a los mensajes solo para pasar la pelota. Digamos que Raj le pregunta la opinión de Sarah sobre algo y ella responde: «No estoy seguro. ¿Qué piensas?». Ahora la pelota está de vuelta en la cancha de Raj, y él tiene la responsabilidad de responder, aunque solo sea para que Sarah tenga un nuevo mensaje sin leer en su bandeja de entrada recordándole que realmente responda esta vez.

Otro ejemplo que es común para las personas en los departamentos de soporte, como TI, es que configurarán una dirección de correo electrónico genérica para que los empleados presenten tickets de ayuda, como [email protected] Sin embargo, cuando un empleado está asustado porque su computadora está rota y necesita ayuda rápidamente, es posible que se olvide del correo electrónico genérico y, en su lugar, envíe un correo electrónico a la persona que conoce en TI. ¿Debería esa persona de TI encargarse del problema? ¿Ignorar el correo electrónico? ¿Responder y decirle al empleado que necesita usar la dirección de ayuda de TI correcta? CC su jefe? ¿Qué es lo correcto?

A menudo, la respuesta, alimentada por el pánico y la frustración, solo genera más correo electrónico (y crea tensión). Una vez más, es un ejemplo de cultura empresarial que crea expectativas de una respuesta rápida que está en la raíz del problema. Pero puede romper con este patrón sin perturbar la paz y, como resultado, generar menos correos electrónicos.

Soluciones al correo electrónico excesivo

¿Cómo dejamos de generar correos electrónicos en exceso? Algunas soluciones son simples y rápidas, y un individuo puede realizarlas sin el apoyo de la empresa.

En el ejemplo anterior, el miembro del personal de TI probablemente podría cortar el problema de raíz al tener una conversación cara a cara (o una llamada telefónica con un empleado remoto), en lugar de responder por correo electrónico. Si la persona de TI responde por correo electrónico, el compañero de trabajo que lo necesita probablemente no lo leerá con mucha atención de todos modos. Recuerde, ella ya está estresada por su problema con la computadora. Puede sonar de muy baja tecnología, pero confrontar a la compañera de trabajo cara a cara, con calma y de manera profesional, la ayudará a recordar el protocolo correcto para presentar tickets de ayuda en el futuro, especialmente si la persona de TI explica qué otros trabajos tenían prioridad en el momento. momento. Explicar en persona va un largo camino.

Otra forma de dejar de generar correos electrónicos excesivos para usted es encontrar buenas herramientas de asistente de correo electrónico que lo ayuden a reducir el correo electrónico en su bandeja de entrada, en lugar de propagarlo, como lo hace Nudgemail. SaneBox (alrededor de $ 7 por mes) es la solución que recomiendo. Mailbird es una aplicación de cliente de correo electrónico que viene con una opción de repetición y otras características que también pueden ayudar.

Deja de usar tu bandeja de entrada como tu lista de tareas pendientes, tanto para tareas personales como para tareas relacionadas con el trabajo. Ahora hay tantas herramientas excelentes que son mucho mejores para asignar tareas, rastrearlas, actualizar los detalles sobre ellas, etc., que no dependen del correo electrónico. Me gusta Todoist, aunque Wunderlist también es una gran aplicación.

Si puede convencer a su equipo de trabajo o departamento de elegir una mejor herramienta para la asignación de tareas, realmente estará en una mejor forma. Además de las aplicaciones de administración de proyectos de fuerza completa, existen otras aplicaciones de colaboración que son livianas, fáciles de usar, más rápidas de configurar y pueden ser una mejor solución para los desafíos de su equipo.

Para obtener más información, vea mis otros consejos sobre cómo reducir la sobrecarga de correo electrónico de la oficina.

¿Te gusta lo que estás leyendo?

Matricularse en consejos y trucos boletín de noticias para obtener consejos de expertos para aprovechar al máximo su tecnología.

Continua leyendo

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Newsletter Signup

Suscríbete a nuestra lista si te interesa recibir turcos exclusivos sobre hacking y seguridad informática