Organícese: Chandoo y los gráficos de la vida en Excel

Purna Duggirala es mejor conocida como Chandoo. Dirige un sitio web, un boletín informativo, un foro y un podcast, en Chandoo.org, dedicado a enseñar a las personas cómo usar Microsoft Excel. A diferencia de algunos expertos en software que se especializan solo en enseñar a los usuarios avanzados las minucias de sus herramientas, el trabajo de Chandoo ayuda a todos, incluso a los principiantes que recién están aprendiendo a comprender Excel y cómo puede ayudarlos a organizar sus vidas de manera simple.

Chandoo cree que Excel también puede ser una herramienta para ayudarnos a entendernos mejor a nosotros mismos. «A menos que podamos analizar nuestros datos y comprender los patrones», dijo, «estamos indefensos».

Comenzó su sitio hace aproximadamente una década cuando era solo un simple blog personal. Después de varios años de administrarlo en su tiempo libre, renunció a su trabajo para hacer de Chandoo.org el punto central de su trabajo. Sin embargo, sigue siendo personal como siempre, con referencias a sus hijos gemelos, su esposa, su afición al ciclismo y su amor por los Legos, todo mezclado con consejos para dominar Microsoft Excel.

Organizarse

Entrevisté a Chandoo para preguntarle cómo él, como gurú de Excel, usa la herramienta para organizar su vida y su trabajo, y cómo los principiantes que saben poco o nada sobre Excel pueden comenzar a usar el software. Me reí cuando vi cuántas de sus respuestas venían en forma de viñetas, ilustrativas, tal vez, de cómo vivir y respirar en bloques de Excel puede influir en la forma en que uno piensa.

Jill Duffy: Ha tomado un blog que solía ejecutar en su tiempo libre y lo convirtió en el trabajo de su vida. ¿Cómo administra y organiza usted, como gurú de Excel, todo el material que reúne para el sitio? ¿Puede compartir tanto algunos consejos técnicos como principios más amplios que informan cómo lo hace?

Chandoo: Sí, Chandoo.org solía ser un blog personal y un pasatiempo hasta principios de 2010. Luego, en abril de 2010, dejé mi trabajo en una gran empresa de TI para poder trabajar por cuenta propia. Ha sido una experiencia emocionante y enriquecedora hasta ahora.

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El sitio se ejecuta en el software de blogs WordPress. He sido desarrollador web toda mi vida. Así que me gusta jugar con PHP, JavaScript y HTML para hacer que nuestro sitio sea fácil de usar y valioso para nuestra audiencia. Uso un montón de herramientas y conceptos para crear y compartir contenido con los lectores de Chandoo.org.

Herramientas:

  • Camtasia de TechSmith para crear y editar videos
  • Audacity para crear y editar podcasts
  • Paint.NET y Snagit para crear y editar imágenes
  • Excel, por supuesto, para crear libros de trabajo y ejemplos descargables para mi sitio
  • Excel VBA para generar código HTML para el sitio
  • Notepad ++ para crear y editar páginas PHP / HTML
  • Cloudberry Explorer y WinSCP para subir archivos a nuestros servidores

Conceptos:

  • Escribe un artículo a la vez. Me enfoco en crear gran contenido para hoy y mañana. Cada vez que publico un artículo, me pregunto: «¿Cómo va a hacer que alguien sea increíble?» La palabra clave es alguien. Si intentas escribir para todos cada vez, no encontrarás muchas ideas. Así que trato de concentrarme en ayudar a una subsección de nuestra audiencia con cada artículo.
  • Mantenlo simple. Escribo en un inglés sencillo y explico los conceptos con claridad, a menudo salpimentándolos con humor. Excel puede ser un tema monótono, por lo que quiero mantener la discusión animada y relevante. Utilizo varios formatos (imágenes, GIF animados, videos, audios y texto) para llegar a nuestra audiencia.
  • Añadir mi personalidad. Introduzco un poco de mi personalidad en todo lo que publico en Chandoo.org. Comparto hitos importantes en mi vida, mis errores y mis triunfos, con nuestra audiencia para que se sientan conectados conmigo.

J.D.: ¿Cómo recomendaría a alguien que está usando Excel por primera vez que comience? ¿Hay principios que aprender primero, o importa más cuál es su meta u objetivo al usar Excel?

Chandoo: Si es absolutamente nuevo en Excel, la forma más fácil de comenzar es abrirlo y jugar con él por un tiempo.

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Una vez que esté familiarizado con la interfaz de usuario, diríjase a Excel Baby Steps o Excel for Beginners en nuestro sitio y aprenda sobre varios usos cotidianos.

Una vez que haya superado la etapa de principiante, la mejor manera de aprender Excel es usándolo todos los días. Hay tanto que puede aprender tropezando con las funciones y los botones de menú.

Además, suscríbase a un boletín informativo o podcast para que pueda adquirir valiosas habilidades, escenarios, atajos y consejos.

Siempre que aprenda algo nuevo sobre Excel, póngalo en práctica. Así memorizarás mejor los conceptos.

J.D.: Conozco a muchas personas que se sienten desorganizadas con su vida digital. ¿Tiene algún consejo, sugerencia o ejemplo del uso de Excel para organizar otro aspecto de la vida o el trabajo?

Chandoo: Excel es una herramienta poderosa y elegante para administrar todos los aspectos de la vida. Para empezar, Excel es ideal para

  • Presupuesto y seguimiento de gastos
  • listas de tareas
  • Seguimiento de objetivos
  • Planificación de proyectos personales o laborales.

Empecé a aprender Excel en 2006, cuando obtuve mi primer trabajo como analista de negocios. En esos días, construí varios rastreadores para monitorear mis presupuestos, planificar mis inversiones, tomar decisiones de compra (como automóvil, casa, etc.) y realizar un seguimiento de mis entrenamientos.

Hoy en día, las aplicaciones móviles juegan un papel vital para satisfacer la mayoría de estas necesidades. Pero un inconveniente de las aplicaciones es que no le brindan la flexibilidad para analizar y comprender sus propios datos como lo hace Excel.

Por ejemplo, hago un seguimiento de mis entrenamientos y duermo con Fitbit, pero no me permite analizar los patrones de sueño durante una semana o comparar cómo es mi ciclismo entre dos días. A menos que podamos analizar nuestros datos y entender los patrones, estamos indefensos.

Aquí es donde brilla Excel. Puede usarlo para rastrear casi cualquier cosa y analizar una vez que tenga algunos datos.

Gracias a la aplicación móvil de Excel para iOS, Android y Windows, puede ingresar datos fácilmente desde cualquier lugar y analizar la información desde su sofá.

Puede crear su propia aplicación analítica con Excel en cuatro pasos:

1) Estructura tu aplicación analítica en tres cubos: entrada, cálculo y salida.

2) Configure su hoja de trabajo de entrada lo más simple posible. Comience con algunos campos y estructure sus datos como una tabla de Excel. Esto facilita la adición de datos.

3) Use fórmulas (para usuarios avanzados) o tablas dinámicas (usuarios de nivel principiante a intermedio) para analizar los datos.

4) Visualice utilizando gráficos o minigráficos o formato condicional.

Luego, puede monitorear su progreso desde la aplicación de Excel o usando Excel en su PC o Mac.

J.D.: ¿Cuáles son algunos otros ejemplos de cómo ha usado Excel para trazar su vida personal?

Chandoo: Hice un rastreador de alimentación de bebés cuando tuvimos mellizos en septiembre de 2009. Es otra historia que dejé de rastrear después de sentirme abrumado con el ciclo de cambiar pañales, mezclar leche de fórmula, alimentar y acariciar cientos de veces.

Visualizar mi primer paseo en bicicleta de 200 km es otro.

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Hice mi primer recorrido en bicicleta de 200 km en julio de 2014. Quería celebrar este logro con mi audiencia. Así que hice un libro de trabajo de Excel con todas las estadísticas sobre el viaje.

Otro es visualizar la séptima victoria de Roger Federer en Wimbledon. Me encanta el tenis y admiro a Roger Federer. Entonces, cuando ganó el título de Wimbledon por séptima vez, creé un increíble libro de Excel que mostraba el progreso y las estadísticas del partido.

J.D.: Muchas personas sienten que están desorganizadas no solo con su tecnología, sino también en la forma en que manejan el aprendizaje de nuevos conceptos. ¿Qué consejo tienes sobre aprender algo nuevo de una manera organizada y efectiva?

Chandoo: El aprendizaje es una habilidad valiosa. Nos mantiene jóvenes y fuertes. Aquí hay algunas maneras de aprender cualquier idea nueva:

  • Comienzo. No posponga las metas de aprendizaje. Reserva tan solo una hora a la semana para aprender algo nuevo. Puede ser programación, nuevos lenguajes, carpintería o creación de tablas dinámicas.
  • Exprima el aprendizaje en el tiempo de inactividad. Suscríbase a podcasts u obtenga audiolibros y escúchelos durante su viaje y tiempos de espera.
  • Cada vez que aprenda algo nuevo, intente vincular la idea con un concepto existente que conozca bien. Esto fortalece la narrativa y te ayuda a memorizar mejor la idea.
  • No seas codicioso con el conocimiento. Comparte lo que aprendes con otros. Esto mejora su comprensión de los conceptos y lo convierte en un experto en el campo.
  • Cuando se trata de software (o aplicaciones), somos tímidos. Eso significa que no presionamos un botón ni hacemos clic en una opción de menú a menos que sepamos lo que hace. Sé audaz y presiona los botones. Esto puede llevarlo a una madriguera de conejo interesante y enseñarle lecciones valiosas. Por supuesto, asegúrese de guardar los archivos.

Para obtener más sugerencias de Excel, consulte las 12 reglas para hacer mejores hojas de cálculo de Chandoo y las 20 sugerencias de Excel para convertirse en un profesional de las hojas de cálculo.

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