Organícese: cómo escanear, guardar y triturar sus documentos fiscales

La organización de sus documentos fiscales es un proceso continuo. Primero, debe hacer algo con cada documento cuando lo reciba, ya sea un recibo de un gasto comercial o un formulario W-2 de un empleador. Podrías escanearlo. Puede archivarlo en una carpeta. Independientemente de lo que haga con él, debe consultarlo nuevamente cuando haga sus impuestos, por lo que debe poder localizarlo. Es posible que también tenga que entregar algunos de estos documentos a otra persona en algún momento, tal vez a un contador, pero al menos, al IRS antes de la fecha límite de impuestos. Con el tiempo, querrá deshacerse de sus documentos de manera adecuada para proteger su privacidad.

Organizarse

Si desglosa todo el proceso para anticipar cómo usará y consultará los documentos fiscales en una fecha posterior, puede idear un método para escanear, guardar y, finalmente, triturar archivos, de modo que no hacer más trabajo para usted en el camino.

¿Qué documentos fiscales debe guardar?

Debe guardar todo lo que le envíen por correo los empleadores, así como cualquier documento que tenga que ver con bienes raíces, cuentas bancarias, donaciones o inversiones. En otras palabras, guarde los documentos generados por otros y que se le proporcionen a efectos fiscales de fin de año.

En cuanto a los documentos generados por usted, las sugerencias en el sitio web del IRS indican que los registros incluyen «facturas, tarjetas de crédito y otros recibos, facturas, registros de millaje, cheques cancelados, con imágenes o sustitutos, comprobantes de pago y cualquier otro registro para respaldar deducciones o créditos». reclamas a tu regreso.”

Escaneo de documentos fiscales

Probablemente tomará todos sus documentos fiscales y los guardará en una caja, cajón o carpeta. Eso está bien, siempre que pueda encontrarlos rápidamente más tarde cuando los necesite.

Una forma más rápida y conveniente de asegurarse de que puede encontrar documentos más tarde es digitalizarlos escaneándolos. Escanear sus documentos también le brinda la ventaja de crear una copia de seguridad, de modo que si algo le sucede a las copias físicas (incendio, inundación, cuatro años), tendrá un juego de repuesto.

Puede usar un escáner de escritorio grande o una impresora multifunción que tenga un escáner incluido, lo cual es útil si tiene grandes pilas de páginas que necesita escanear. Si solo tiene un puñado de documentos sueltos, es mejor que use una aplicación de escaneo móvil.

Muchas aplicaciones de escaneo móvil son gratuitas. Convierten tu teléfono en un escáner. Encuentran los bordes de los documentos automáticamente y convierten las imágenes a PDF. Si nunca has usado uno antes, te recomiendo absolutamente que pruebes uno. Son muy fáciles de usar.

Guardar y nombrar documentos fiscales

Una vez que escanee sus documentos, lo más beneficioso que puede hacer para ayudarse más tarde es nombrar los archivos de manera inteligente y pegarlos en una carpeta con un nombre muy claro, como «DOCUMENTOS FISCALES DE 2016».

Utilice tanto el año de presentación de impuestos como las palabras «impuestos» e «impuestos» en la carpeta de su computadora y en los nombres de sus archivos. De esa forma, cuando necesite los archivos más tarde, puede buscarlos incluso si no recuerda exactamente dónde los colocó.

Para los nombres de archivo, incluya también el nombre del formulario, como 1099-INT o W-2, e incluya cualquier otro detalle específico que le señale a usted o a otra persona que maneje sus documentos exactamente lo que contiene el archivo. Por ejemplo, un buen nombre de archivo para un 1099-INT de 2016 de Duffy Bank sería: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Trituración de documentos fiscales

No está de más guardar copias digitales de sus documentos fiscales de forma indefinida, pero, por supuesto, puede deshacerse de las copias en papel de forma segura después de unos años. Como se mencionó, el IRS tiene pautas sobre qué documentos deben guardarse y por cuánto tiempo. Si prefiere errar por el lado de la precaución, siete años es el número a recordar, ya que ese es el período de tiempo más largo que requiere el gobierno.

Debido a que presentará la solicitud para 2016 este año, puede triturar con seguridad cualquier cosa desde 2009 o antes. Si tiene una pequeña empresa o tiene muchos documentos confidenciales, tener su propia trituradora es el camino a seguir. No son tan caras, con las mejores trituradoras probadas en PCMag que van desde $ 159 a $ 329. La trituradora Swingline Style + Super Cross-Cut ($ 113.36 en Amazon) es la menos costosa de los modelos mejor calificados.

Presente electrónicamente sus impuestos

Ahora que comprende cómo manejar sus documentos fiscales, es hora de comenzar realmente haciendo sus impuestos, y cuanto antes, mejor. Si bien técnicamente tiene hasta el 18 de abril para hacerlo, hacer sus impuestos antes es bueno para su tranquilidad. Si obtiene un reembolso, lo obtendrá antes, ¿y quién no quiere eso? Si tiene que pagar, bueno, también tendrá más tiempo para descubrir cómo lidiar con eso.

Además, si te falta un documento o uno de ellos resulta ser inexacto, es mucho mejor averiguarlo ahora que cerca de la medianoche del último día. Siempre puede obtener una extensión, por supuesto, pero nadie quiere lidiar con ese tipo de estrés de último minuto si puede evitarlo. Considere también que si necesita ponerse en contacto con el soporte del servicio de declaración de impuestos de su elección, sus posibilidades de poder comunicarse con alguien son mucho mejores ahora que si presenta sus impuestos electrónicamente en el último minuto.

Tenemos dos servicios favoritos de preparación de impuestos para sus impuestos de 2016 (los que necesita presentar en 2017). TurboTax Self-Employed es la mejor opción para aquellos que desean la interfaz más amigable y el soporte más amplio, incluida la capacidad de realizar videoconferencias con profesionales que pueden ver su declaración en tiempo real. TaxAct Online Premium ($ 113.36 en Amazon) es nuestra Elección de los editores para hacer sus impuestos con un presupuesto, si no necesita tanta ayuda. Consulte nuestro resumen del mejor software de preparación de impuestos para obtener más información.

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