Organícese: 5 pasos simples para comenzar con los diagramas de Gantt

Antes de comenzar un nuevo proyecto, es útil tener una hoja de ruta, algún tipo de descripción general clara de todos los pasos necesarios y el orden en que deben ocurrir esos pasos. Eso es esencialmente lo que es un diagrama de Gantt. No importa si el proyecto es personal, como agregar una plataforma en la parte trasera de su casa, o comercial, como crear un nuevo sitio web. Necesitas saber

  • cuándo y dónde estás empezando,
  • todos los pasos a lo largo del camino y cuánto tiempo llevará,
  • quién es responsable de cada paso,
  • el orden en que deben ocurrir los pasos, y
  • cuando se completará el proyecto.

Los diagramas de Gantt, llamados así por el ingeniero y consultor Henry Gantt, quien los desarrolló y usó en la década de 1910, son una visualización de un proyecto de principio a fin. Son un tipo extremadamente común de herramienta de productividad y son una parte clave de muchos servicios de gestión de proyectos. De hecho, el excelente servicio TeamGantt ($ 14.95 en Software Advice) incluso toma su nombre de los gráficos. En este artículo, explico qué son los diagramas de Gantt, qué hacen y cómo los usan las personas, y brindo cinco pasos para comenzar a usarlos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

«Un diagrama de Gantt es una visualización de los pasos necesarios para completar su proyecto», explicó Kayvon Ghaffari, gerente principal de programas en LiquidPlanner ($ 14.95 en Software Advice), cuando recientemente le pedí que compartiera algunas ideas sobre cómo comenzar con Diagramas de Gantt. LiquidPlanner es una aplicación de gestión de proyectos y colaboración en el lugar de trabajo ganadora del premio Editors Choice que permite diagramas de Gantt.

Ghaffari me recordó que un proyecto es diferente de otros tipos de trabajo. “Un proyecto es un conjunto de trabajo que tiene un principio y un final, y el cumplimiento de crear ese proyecto es un conjunto de tareas”, dijo. Los diagramas de Gantt funcionan específicamente para proyectos, no para trabajos en curso. Se trata de ayudarlo a llegar desde el principio hasta el final, por lo que es importante que haya es un final.

GanttGantt

Los diagramas de Gantt se leen de izquierda a derecha y de arriba a abajo. (Vea la imagen de arriba de TeamGantt). El eje x es el tiempo. El gráfico comienza cuando se inicia el proyecto y finaliza cuando se entrega el proyecto. Recorrer la longitud del eje y son tareas, aunque simplemente están en una lista. Su ubicación exacta en el eje y es irrelevante, aunque tienden a estar en orden cronológico.

«Una tarea tiene tres componentes: qué es, cuánto tiempo llevará y quién lo hará», dijo Ghaffari. En un diagrama de Gantt, cada tarea se representa con una barra. La longitud de la barra muestra cuánto tiempo llevará la tarea. A menudo, las barras de tareas están coordinadas por colores, lo que indica qué persona o departamento es responsable de realizar la tarea. En cuanto al «qué», el nombre de la tarea generalmente aparece en la barra o se vuelve visible al hacer clic en él.

Además de mostrar todas las tareas de un proyecto y cuánto tiempo llevarán, los diagramas de Gantt muestran la secuencia y la dependencia. En otras palabras, muestran el orden en que deben ocurrir las tareas y si una cosa debe ocurrir antes que otra. ¿Por qué es eso tan importante?

¿Qué hacen los diagramas de Gantt?

«Los diagramas de Gantt dejan visualmente claro que no se puede hacer todo al mismo tiempo», dijo Chris Savoie, director de estrategia de productos de Workfront. Usó el ejemplo de construir una casa en un árbol. Puede comprar los clavos y la madera al mismo tiempo, pero debe cortar la madera antes de clavarla en el árbol.

Los diagramas de Gantt muestran dependencias entre tareas, generalmente con algo así como una línea que las conecta.

dependenciasdependencias

Antes de unirse a Workfront (que, al igual que LiquidPlanner, es una herramienta para la colaboración en el lugar de trabajo y la gestión de proyectos), Savoie trabajó en algunos proyectos muy complejos con United Space Alliance junto con el Centro Espacial Johnson de la NASA. Mencionó que si bien la secuenciación y las dependencias son importantes incluso para proyectos simples, como construir una casa en el árbol, son cruciales para proyectos masivos de varios años, como la construcción de la Estación Espacial Internacional.

Otra cosa que hacen los diagramas de Gantt es ayudar a las organizaciones o líderes de proyectos a administrar los recursos. «El hecho de que exista una tarea no significa que haya una persona libre para realizarla», dijo Ghaffari.

Con un diagrama de Gantt, puede ver fácilmente cuándo las personas o los departamentos están programados para trabajar en tareas y cuándo están libres. «Debe poder tener en cuenta los horarios de las personas y cuántas horas hay en el día», agregó. Los diagramas de Gantt crean una forma eficaz de ver el tiempo, las tareas y los recursos.

Introducción a los diagramas de Gantt

Una vez que tenga una comprensión de alto nivel de lo que son los diagramas de Gantt y por qué son útiles, puede comenzar a crearlos para sus propios proyectos. Estos cinco pasos te ayudarán a empezar.

1. Elija una plantilla o cree una desde cero
Generalmente, cuando inicia un nuevo diagrama de Gantt, tiene la opción de usar una plantilla o comenzar desde cero. Las plantillas pueden provenir de una fuente externa, en el caso de las proporcionadas por el software de gestión de proyectos, o pueden provenir de un proyecto anterior propio.

Uno de los beneficios de usar su propio trabajo anterior para crear una plantilla es que a menudo puede aprender mucho de lo que sucedió en el pasado. La plantilla proporcionará información no solo sobre las tareas y la secuencia, sino también si alguna tarea tomó más tiempo de lo esperado.

2. Marque sus hitos
La mayoría del software para crear diagramas de Gantt incluye la capacidad de agregar hitos. Un hito es un marcador que indica que se completó una fase de un proyecto. Por ejemplo, en la construcción de un sitio web, bloquear los wireframes es un hito típico.

Al crear un diagrama de Gantt desde cero, a menudo es útil trazar todos los hitos antes de agregar tareas. Enumerar todos los hitos ayuda a dividir el proyecto en partes más pequeñas, y esas partes más pequeñas son más fáciles de conceptualizar que todo el proyecto a la vez.

3. Agregar tareas, secuenciar eventos y crear dependencias
El siguiente paso es agregar tareas, secuenciar eventos y crear dependencias. Al agregar tareas, asegúrese de mirar los informes históricos o hable con las personas que completarán las tareas para obtener estimaciones precisas de cuánto tiempo deberían tomar.

Al secuenciar eventos, tenga en cuenta que es posible que se realicen varias tareas al mismo tiempo, pero no por la misma persona. En la construcción de un sitio web, una persona puede trabajar en esquemas mientras otra recopila contenido de muestra para el prototipo. Pero el diseñador de estructura alámbrica no puede crear paneles de inspiración simultáneamente.

Agregue dependencias solo después de haber enumerado todas las tareas y colocarlas en el orden correcto, y tenga cuidado con ellas. «Lo que realmente puede confundirte es si vas a la mitad del diagrama de Gantt y ves que, digamos, la tarea 12 ya no depende de la tarea 5», dijo Savoie. Agregó que los principiantes deben tener mucho cuidado de no eliminar las dependencias a menos que estén seguros de que es correcto hacerlo, porque recuperarlas es muy difícil si crean una larga cadena de eventos.

4. Vigile sus recursos
«Las tareas deben estar en el orden correcto, y luego debe controlar quién está disponible para completar esas tareas», explicó Ghaffari. Como se mencionó anteriormente, el hecho de que haya una tarea que hacer no significa que haya alguien libre para hacerlo.

Ghaffari señaló que el software de diagrama de Gantt de su empresa no permite la sobreventa, lo que significa que LiquidPlanner no le permitirá asignar a alguien una tarea si esa persona ya está asignada a una tarea diferente al mismo tiempo.

Los diagramas de Gantt lo ayudan a ver no solo si un recurso está sobrecargado, sino también cuáles son las consecuencias en el resto del cronograma del proyecto cuando se corrige.

5. Colabora
«Es realmente importante que la gente entienda que el diagrama de Gantt no es mágico», dijo Ghaffari. «Solo porque hayas planeado algo, no significa que tenga algo que ver con la realidad».

La forma de asegurarse de que el diagrama de Gantt esté en sintonía con la realidad es a través de la colaboración. A menudo, el software de diagramas de Gantt es parte de un paquete más grande de gestión de proyectos o colaboración en el lugar de trabajo. Todos en un equipo deben tener la capacidad de al menos ver el gráfico, si no actualizar las tareas y otra información que lo alimenta. De esa manera, si una persona asignada termina una tarea antes de tiempo y tiene el poder de actualizar su progreso para marcar la tarea como completada y corregir el tiempo estimado, y al hacerlo, puede ayudar a otras personas asignadas a realizar sus tareas antes también. O también podría marcarse a sí misma como un recurso disponible para ayudar con alguna otra tarea hasta su próxima asignación programada.

Ghaffari resumió el poder de la colaboración de esta manera: «Si el diagrama de Gantt está en el vacío, ¿quién sabe si es preciso? Si es colaborativo, entonces hay comprobaciones integradas y es más probable que refleje la realidad. Ahí es donde reside el valor de la El diagrama de Gantt brilla».

No confíe demasiado en los diagramas de Gantt

Tanto Ghaffari como Savoie me dijeron que usan diagramas de Gantt para planificar y verificar un proyecto, pero que no les gusta administrar el trabajo diario en él. «Es un plan, no un cronograma de ejecución, por lo general», dijo Savoie.

Savoie también señaló que un principiante podría no darse cuenta de que las personas rara vez, si es que lo hacen alguna vez, miran el diagrama de Gantt completo a la vez porque, por lo general, son enormes. «Necesitarías una cartelera para imprimirlo», dijo.

Según Ghaffari, «Crear el diagrama de Gantt no es el objetivo final. Es una visualización del plan de tareas y la secuencia. El diagrama de Gantt ayuda a las personas a comprender cómo funcionará el plan».

Si está interesado en los diagramas de Gantt, probablemente también esté interesado en la gestión de proyectos en general. Para obtener algunos consejos adicionales excelentes para mantener su proyecto en marcha, consulte mis 4 consejos para comenzar con la gestión de proyectos y también mi consejo sobre cómo mejorar la comunicación para una mejor gestión de proyectos.

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