Organícese: 5 formas en que está saboteando su productividad

Paso mucho tiempo leyendo investigaciones sobre organización y productividad, y paso mucho tiempo saliendo con entusiastas de la tecnología. A medida que encontré teorías y mejores prácticas sobre cómo maximizar la productividad y mantenerse organizado, también noté hábitos comunes entre las personas que aman la tecnología que sabotean directamente su capacidad para funcionar al máximo.

La gente habla mucho sobre la productividad, pero rara vez dedica mucho tiempo a discutir de qué se trata. Para mí, la productividad es muy personal, pero en última instancia, se trata de lograr objetivos.

Organizarse

Un objetivo puede ser cualquier cosa, desde maximizar las ganancias en un negocio hasta hacer un trabajo de nueve a cinco más rápido para que le queden algunos recursos mentales y físicos para perseguir intereses personales. Algunas personas quieren salir de la oficina más rápido cada día para pasar más tiempo con su familia. Algunas personas quieren dedicar dos horas de trabajo cada noche a escribir un guión de película.

No importa lo que quieras hacer, ser tu yo más productivo significa:

1. pensando en lo que aspiras a hacer,

2. averiguar qué puede hacer si crea un entorno óptimo, y

3. Dar seguimiento a la creación de un ambiente óptimo y completar sus tareas o alcanzar sus metas.

Por supuesto, el seguimiento suele ser el problema. Permítanme señalar algunas de las formas más comunes en que veo a los entusiastas de la tecnología en particular saboteando su productividad.

1. Saltos de aplicación

Si te encanta la tecnología, probablemente también te encanten las aplicaciones. Siempre estás descargando la última aplicación. Estás orgulloso de ser uno de los primeros en adoptar. Sin embargo, te estás saboteando a ti mismo si cambias de aplicación con aplicaciones de productividad. Las aplicaciones de productividad son todas las aplicaciones y servicios que lo ayudan a realizar el trabajo, incluidas las listas de tareas pendientes, las aplicaciones de administración de tareas, los servicios de sincronización de archivos, las aplicaciones para tomar notas, los calendarios y las suites ofimáticas.

Con cualquier aplicación nueva, habrá una inversión de tiempo para la migración y el aprendizaje de cómo usar el sistema. Agregue la personalización y perderá mucho tiempo que podría haber dedicado a ser productivo. Además, le llevará un tiempo desarrollar nuevos hábitos para usar estas aplicaciones que probablemente usa a diario. Eso es más tiempo perdido y, a menudo, más «trabajo sobre el trabajo».

Dicho esto, debes deshacerte de cualquier aplicación o servicio que no satisfaga tus necesidades. Pero esa decisión debe basarse en si sus herramientas existentes hacen lo que necesita, no en si cree que el césped podría ser más ecológico con otra aplicación.

Consejo: elija una aplicación para cada una de sus necesidades de productividad y manténgala.

2. Caer en el agujero negro del correo electrónico

La mayoría de los entusiastas de la tecnología saben que no deberían perder demasiado tiempo en el correo electrónico y, sin embargo, se ven absorbidos por él durante horas todos los días. ¿Qué tan grave es su problema de correo electrónico? ¿Sabes cuánto tiempo estás perdiendo?

Una forma de medirlo es usar RescueTime, una herramienta gratuita que funciona de forma invisible en segundo plano para registrar cuánto tiempo pasa en cada aplicación y sitio web que usa, incluido el correo electrónico.

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RescueTime puede abrirle los ojos a la gravedad de su problema con el correo electrónico, pero no puede impedir que lo use. El complemento Stayfocusd puede hacerlo si usa un correo electrónico basado en la Web. Agregue su sitio web de correo electrónico a la lista de dominios a los que no podrá acceder, luego establezca las horas en que se deben aplicar las limitaciones. StayFocusd lo bloqueará del sitio.

Hablando de tiempos, otra forma de frenar un problema de correo electrónico es crear nuevos hábitos para cuando revisas el correo electrónico. Los expertos generalmente están de acuerdo en que una de las peores formas en que las personas sabotean su productividad es abriendo el correo electrónico tan pronto como llegan a sus escritorios. Es mejor comenzar el día con una tarea altamente productiva y guardar el correo electrónico para más adelante.

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«Pero», protestas, «¿qué pasa si hay un correo electrónico importante que necesito para actuar con urgencia?» Si el correo electrónico es un collar de perro alrededor de su cuello, revise el correo electrónico del trabajo en su teléfono inteligente y solo tome medidas en asuntos urgentes. Acostúmbrate a revisarlo solo en el teléfono, lo que hará que sea más fácil cerrar la aplicación de correo electrónico y comenzar a trabajar de verdad. Realice al menos 45 minutos de trabajo real antes de que finalmente inicie el correo electrónico en su computadora. Es posible que te veas absorbido por esa tarea importante e ignores el correo electrónico hasta mucho más tarde, y ese es un gran hábito para desarrollar.

Cuando todo lo demás falla, me gusta repetir este mantra: no me pagan por responder correos electrónicos.

Nota: es posible que deba cambiar el mantra si, de hecho, le pagan por responder correos electrónicos.

Consejo: use RescueTime para cuantificar su problema de correo electrónico. Nunca abra su aplicación de correo electrónico a primera hora de su estación de trabajo. Trate de completar al menos 45 minutos de trabajo real antes de ingresar al correo electrónico.

3. Creer que la multitarea es improductiva

Personas que leen sobre tecnología, cultura tecnológica y productividad saber que la multitarea es improductiva.

Bueno, lo siento, pero eso no es cierto.

La investigación sobre la multitarea muestra que es muy productiva, pero solo hasta cierto punto (ver el trabajo de Diwas KC y Narayan, por ejemplo). Cuando se grafica, el valor de la multitarea tiene forma de U invertida. Un poco es bueno, pero demasiado es tan malo como nada.

La investigación también sugiere que el valor de la multitarea varía según el individuo y el tipo de trabajo que se realiza. Francamente, creo que la mayoría de la gente sabe cuál de sus

Las tareas son adecuadas e inadecuadas para la multitarea. ¿Atrapado en una reunión que no es realmente relevante para ti? ¡Anímate y ponte al día con el correo electrónico! ¿Estás preparando una propuesta de un millón de dólares? Será mejor que te concentres solo en esa tarea.

Consejo: deja de decirte a ti mismo que la multitarea es mala y acéptala para las tareas adecuadas. Sin embargo, no lo presiones.

4. Crear cuentas duplicadas sin saberlo

¿Cuántas veces se ha registrado para obtener una cuenta en línea, solo para darse cuenta más tarde de que ya tenía una vinculada a una dirección de correo electrónico diferente? Es un problema común entre los primeros usuarios que se enorgullecen de suscribirse a nuevos sitios y servicios en línea tan pronto como estén disponibles.

Tener más de una cuenta puede ser un problema si dedica tiempo a configurar la cuenta inicial. También es un problema si almacenó datos en esa primera cuenta que podría necesitar tener nuevamente.

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La forma más fácil de evitar la creación de cuentas duplicadas es usar un administrador de contraseñas. Los administradores de contraseñas administran sus nombres de usuario y contraseñas y, como beneficio complementario, también realizan un seguimiento de si ya tiene una cuenta con alguna aplicación, sitio o servicio.

Pruebo personalmente el software y los servicios en línea como parte de mi trabajo y, como resultado, tengo más de 450 cuentas en línea. Nunca podría realizar un seguimiento de mis inscripciones en línea sin un administrador de contraseñas. Uso Dashlane, que es una elección de los editores de PCMag. Hay otras dos Elecciones del editor: LastPass Premium y Sticky Password Premium.

Consejo: use un administrador de contraseñas para evitar crear cuentas duplicadas sin darse cuenta.

5. Programar reuniones cuando esté más alerta

Te gusta estar alerta durante las reuniones, ¿verdad? Desafortunadamente, a menos que las reuniones sean el núcleo de su trabajo, programar reuniones cuando está en su mejor momento es altamente improductivo.

Al igual que el correo electrónico, las reuniones se consideran «trabajo sobre el trabajo». El verdadero trabajo es lo que haces después de la reunión. Por lo tanto, es mejor programar las reuniones durante los momentos del día en los que normalmente se deprime, generalmente por la tarde, y proteger sus horas importantes para cuando pueda abordar las cosas difíciles.

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¿Qué tiene esto que ver con ser un entusiasta de la tecnología? Bueno, mis compañeros geeks, si están súper conectados y usan las últimas soluciones de calendario y herramientas de programación conectadas, como Doodle, entonces quizás sus colegas y socios puedan ver cuándo están libres y cuándo están ocupados. Es fácil para cualquiera sugerir una reunión por la mañana si ese es el primero momento del día, cronológicamente hablando, en que todos están libres.

Así que marca en tu calendario cualquier momento del día en el que estés en tu apogeo. Para la mayoría de las personas, son las primeras horas de la jornada laboral. Etiquete este tiempo como «trabajo de enfoque» o márquelo como privado para que las personas puedan ver que está ocupado pero no saben lo que está haciendo. Bloquear horas productivas también lo alejará de programar otras cosas improductivas en este momento, como citas con el médico. Guarde esas cosas para los momentos del día en que esté agotado.

Consejo: no programe reuniones ni citas durante sus horas de máxima productividad. Bloquee ese tiempo libre en su calendario para el trabajo.

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