Hay muchas filosofías y metodologías para usar el correo electrónico de manera más eficiente. Son fundamentales para limitar las distracciones y ser más productivos. Pero también necesita saber qué herramientas tiene a su disposición para llegar a ese lugar más productivo.

Los proveedores de servicios de correo electrónico y los desarrolladores de aplicaciones de terceros han inventado algunas herramientas excepcionales que hacen que el correo electrónico sea mucho más eficiente. Hay cinco que creo que tienen el mayor efecto y son las más ampliamente aplicables. Juntos, te ayudarán

• escribir mejores correos electrónicos,
• convertir correos electrónicos en tareas,
• deshacer el envío de correos electrónicos,
• programar el envío de correos electrónicos, y
• posponer correos electrónicos.

Escribe mejor
Escribir correos electrónicos innecesariamente largos o poco claros es una pérdida de tiempo. El destinatario puede no tener tiempo para leerlos en primer lugar, o puede perder el tiempo releyéndolos para tratar de entenderlos, o puede tener que responder al remitente para obtener una aclaración. Además, está todo el tiempo desperdiciado escribiéndolos en primer lugar.

Hay dos aplicaciones que funcionan arduamente para ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos porque se enfocan en la escritura en sí: Grammarly y Crystal.

Grammarly es un complemento que funciona como un corrector ortográfico para analizar la gramática y, de hecho, hacer sugerencias inteligentes sobre cómo mejorar su lenguaje, escribir con claridad y corregir errores comunes. Tiene una notable capacidad para detectar errores de ESL en particular.

Crystal también es un complemento y lo empuja a adaptar el idioma de su correo electrónico para atraer al destinatario. Funciona así: Crystal primero encuentra a sus destinatarios en línea (sus cuentas de Twitter, páginas de Facebook, etc.) y observa cómo usan y responden al lenguaje. ¿Son concisos y directos? ¿O tienden a quedar atrapados en largas discusiones? Basándose en los resultados, Crystal guía su escritura.

Crystal – sugerencia de idioma

Si no eres un buen escritor, las indicaciones muy claras de Crystal pueden ayudarte a encontrar las palabras para escribir lo que quieres decir. Esa es una propuesta valiosa, pero hay algo en ella que me molesta. Hay una premisa no declarada de que estás adaptando tu lenguaje para obtener algo de la otra persona, y lo encuentro manipulador. Sin embargo, es posible que no le moleste, o incluso podría ser exactamente lo que está buscando. No se puede negar que es bueno en lo que hace, en cualquier caso.

Convierta los correos electrónicos en tareas
Su bandeja de entrada no es su lista de tareas pendientes, pero probablemente aún reciba tareas asignadas por correo electrónico. La solución es configurar una aplicación conectada para mover de manera eficiente esas tareas a un lugar más apropiado.

En lugar de escribir manualmente una nueva tarea para usted en cualquier aplicación de tareas o recordatorios que use, conecte la aplicación directamente a su cuenta de correo electrónico o configure el reenvío de correo electrónico y, con uno o dos clics, mueva ese correo electrónico al lugar adecuado.

Algunas aplicaciones que admiten la capacidad de mover correos electrónicos a otra aplicación, ya sea mediante conexión directa o reenvío de correo electrónico, son Wunderlist, Evernote Plus y Premium, Todoist Premium, Boxer y Newton Mail.

Deshacer Enviar
Todos hemos presionado Enviar prematuramente, ya sea porque pasamos por alto un error tipográfico, dejamos de lado alguna información o no nos detuvimos a reconsiderar un correo electrónico escrito en el calor del momento. Sin embargo, no tienes que vivir con arrepentimiento o la ineficiencia de tener que escribir un segundo correo electrónico. Solo necesita poder deshacer el envío.

Deshacer envío es diferente de recuperar un mensaje. Con deshacer envío, el mensaje nunca se envía. Básicamente, su correo electrónico retiene el mensaje por alrededor de 10 a 30 segundos, tiempo durante el cual puede cambiar de opinión.

Gmail tiene un botón Deshacer envío (vea el video a continuación para saber cómo configurarlo) que todos los usuarios de Gmail deben habilitar. Newton Mail (que está lleno de funciones ricas para correo electrónico en dispositivos móviles) también tiene uno que funciona en cualquier cuenta de correo electrónico que admita, y eso incluye cuentas de Microsoft Exchange e iMap. Otros proveedores de correo electrónico también lo ofrecen.

Programar Enviar
«Ahora mismo» no siempre es el momento adecuado para enviar un correo electrónico. Ahí es cuando el envío programado es útil. Esta función de correo electrónico le permite elegir un momento en el futuro en el que se entregará su mensaje. Outlook, Boomerang para Gmail y Newton Mail lo tienen.

Con el envío programado, siempre que el mensaje aún no se haya enviado, también puede editarlo. Por lo tanto, cubre parte del mismo terreno que la función de deshacer envío.

Siesta
No soy partidario de la filosofía Inbox Zero de tratar de mantener el recuento de mensajes no leídos en nada. Lleva demasiado tiempo administrarlo y no aborda las necesidades reales de correo electrónico de las personas, ni psicológica ni técnicamente. Sin embargo, soy un fanático de la repetición, que tiene la misma idea de mantener minimizada la cantidad de mensajes en su bandeja de entrada en un momento dado.

Posponer no hace más que ocultar un mensaje de su bandeja de entrada por un tiempo. ¿Cuánto tiempo? Tú decides. El efecto es que puede concentrarse en los mensajes importantes sin distraerse con los menos importantes. Esos mensajes menos importantes resurgirán en el momento en que sea mejor para usted tratar con ellos. Outlook (donde se llama «programación»), Airmail, Sparkmail y Newton Mail tienen un botón de repetición.

Si está interesado en ser más productivo (¿y quién no lo está?), debería echar un vistazo a mi resumen de las mejores aplicaciones de productividad. No importa cuáles sean sus problemas de eficiencia en el trabajo, debe haber varias aplicaciones o servicios allí que lo ayudarán a aprovechar mejor su tiempo.