«¿Qué herramienta me ayudará a administrar mejor mi negocio en crecimiento?» Un lector llamado Rafael me escribió el mes pasado para hacerme esta pregunta. Había estado leyendo sobre algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos, software de gestión del trabajo, programas de comunicación y todas esas otras aplicaciones de productividad destinadas a hacer que un negocio prospere. Pero no pudo determinar cuál funcionaría mejor para administrar su trabajo.

«Acabo de empezar a trabajar para una pequeña empresa de inversión en bienes raíces», escribió, «y realmente necesitan ayuda para automatizar sus procesos. Administran cosas principalmente por correo electrónico (¡argh!) Y con planes de expansión, no es una estructura escalable en este punto. Estaba pensando en usar Asana o Teamwork Projects para optimizar las operaciones y quería su opinión. Para darle una perspectiva, el equipo está formado por cinco empleados internos que trabajan con inversionistas para comprar y vender propiedades».

Rafael explicó además que piensa en cada propiedad como un «proyecto» y quería poder crear una lista de tareas para cada una que se asignaría a los empleados según fuera necesario. La organización gestiona entre 150 y 200 «proyectos» a la vez. Y de vez en cuando, los actores externos necesitan información sobre el proceso.

También dijo que la flexibilidad y la colaboración en equipo eran de suma importancia, como lo son en muchas empresas. Pero parecía bastante decidido a usar Asana o Teamwork Projects. Aquí está mi respuesta:

Mazo de cartas Juego de mesa

Piensa en Asana como una baraja de cartas y en Teamwork Projects como un juego de mesa. Con una baraja de cartas, puedes jugar un juego creado por otra persona o puedes inventar tu propio juego. Con un juego de mesa, el juego viene con reglas, y puedes modificarlas si quieres, pero en términos generales, el juego de mesa está diseñado para que lo juegues siguiendo las reglas.

En mi experiencia, Asana lleva tiempo implementarlo correctamente, pero en última instancia, puedes usarlo como quieras. Los primeros días serán realmente confusos para todos los que están aprendiendo a usar el sistema. La razón es que su equipo deberá establecer las reglas sobre cómo usarlo. No hay una forma correcta o incorrecta de usar Asana.

Después de algunas semanas, con suerte, los cinco empleados estarán a bordo y probablemente comenzarán a ajustar sus reglas en este punto. Asana toma prueba y error. También se necesita una sólida comunicación del equipo para garantizar que todos usen la herramienta de la misma manera.

Ahora hablemos de Proyectos de Trabajo en Equipo. A su equipo también le llevará algún tiempo acostumbrarse a Teamwork Projects, pero por una razón diferente. Las personas explorarán todas las funciones e ingresarán tareas por primera vez. Es probable que su equipo cree un montón de plantillas que puedan reutilizar nuevamente para la próxima venta o compra. Pero con Teamwork Projects, la clave es que manejarás cada compra o venta de bienes raíces como un proyecto.

Los proyectos siempre tienen fechas de finalización y, en su caso, es la fecha de cierre. Por lo general, tienen hitos, tal vez entrar en un contrato o poner dinero en depósito. Y con los proyectos, las fechas de estos plazos e hitos son importantes. No tengo ni idea de si los plazos son importantes para su equipo o no. ¿Su equipo dice cosas como «Compremos esta propiedad antes del 1 de octubre» o simplemente «Compremos esta propiedad» sin saber cuánto tiempo llevará? Si tiene plazos fijos, Teamwork Projects probablemente sea mejor.

Las herramientas de administración de proyectos, como Teamwork Projects, le permiten crear dependencias entre tareas para que una tarea no pueda realizarse hasta que ocurran todas las tareas dependientes. Por ejemplo, si no puede ir al contrato hasta que se realice la inspección, es posible configurarlo en Teamwork Projects. Con Asana, tu equipo puede optar por seguir esa regla, pero no será parte del sistema en sí. Puede usar ambas herramientas de forma gratuita para tener una idea de cómo funcionan y luego actualizar a una cuenta paga que tendrá más funciones.

Hablé con Rafael unas semanas más tarde para ver si había tomado una decisión y cómo estaba funcionando la herramienta para su equipo. Había optado por probar Teamwork Projects. El punto de venta, dijo, era la capacidad de crear dependencias entre tareas. La configuración estaba tomando algo de tiempo, como era de esperar, pero Rafael también tenía buenas noticias para compartir:

«Una revelación que vale la pena mencionar es que hay una oferta de inicio de Proyectos de trabajo en equipo, ¡donde les dan a las nuevas empresas el software gratis por un año! Fue muy beneficioso para hacer el cambio», escribió Rafael.

Recursos adicionales

Para obtener consejos relacionados, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y Uso de Asana en los negocios.

Y para obtener más recomendaciones de aplicaciones empresariales, consulte el Mejor software de colaboración empresarial en línea.