¿Qué tan efectiva es tu lista de cosas por hacer? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te obliga a priorizar las tareas correctas? ¿O es una lista interminable de cosas por las que te sientes culpable de que aún no las has hecho y ahora no harás ninguna de ellas? Debería darle una buena lista de tareas pendientes. No deberías estar a tu merced.

Las mejores listas de tareas lo guían en la dirección correcta cada día y lo ayudan a concentrarse en las tareas que más importan. Con las estrategias correctas, una lista de cosas por hacer puede ayudarte a alcanzar metas más grandes. Esto es lo que necesita saber para que su lista de tareas pendientes funcione para usted.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko en Unsplash)

1. Seleccione la aplicación (o papel) correcta

El primer paso para crear una mejor lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla. Es importante que te encante la aplicación o el bloc de notas que usas para tu lista de tareas, o no tendrás que quedarte ahí.

¿Observa cómo dije «computadora portátil»? Aunque agregar una lista de tareas pendientes a una aplicación tiene muchos beneficios (y los escribiré en un momento), ¡el papel no tiene nada de malo! Si te funciona el papel, genial. Una simple hoja de cálculo o un documento de texto también está bien. Utilice la herramienta adecuada para usted.

Las listas de tareas digitales tienen varias ventajas sobre el papel, y es bueno al menos saber cuáles son, incluso si terminas usando el papel. Algunos de los beneficios son:

• Son fáciles de editar, lo que significa que puede actualizar la información rápidamente,

• Tienen un recordatorio incorporado,

• Es muy difícil perderlos, porque la lista en sí suele estar almacenada en la nube,

• Puede ordenar las tareas por prioridad, fecha de vencimiento o alfabéticamente y

• Puede asignar tareas a otras personas y recibir una notificación cuando las completen.

si tu ellos son en el mercado con una aplicación de lista de tareas pendientes, ¿cuál es la mejor? Después de probar docenas de ellos, tiendo a recomendar Todoist, Asana y Things con más frecuencia que otros. Pero hay muchas otras opciones. OmniFocus es adecuado para personas que agregan muchos detalles a sus tareas. Trello habla con personas motivadas visualmente. Microsoft To Do funciona bien con Office y Windows 10. Google Tasks es ideal para integrar Google Workspace. Habitica puede llamar tu atención si te gusta la gamificación. Y así.

2. Crea más de una lista

No debe tener solo una lista de tareas pendientes. Debe tener varias listas que cubran las principales categorías de su vida, como asignaciones de trabajo, asignaciones personales y tareas. Tener más de una lista lo ayudará a mantenerse enfocado. Cuando estás en el trabajo, no quieres que tu lista personal te distraiga. Cuando esté en casa, no querrá cargar con pensamientos sobre sus responsabilidades laborales.

no te quedes ¡Haz listas de todo lo que se te ocurra! Seguirán siendo útiles. Puede cancelar todo lo que al final no le será útil.

Algunas otras ideas son:

• Compras,

• Un día (donde escribes tareas sin importancia que podrías hacer algún día),

• El fin de semana (para cualquier cosa que quieras hacer el fin de semana pero no quieras distraerte durante la semana) y

• Trabajo para niños.

Recuerda que puedes agregar o renombrar nuevas listas en cualquier momento.

3. Escribe tus tareas tan pronto como pienses en ellas

Cuando aparezca una nueva tarea en tu cabeza, anótala lo antes posible. Agregar tareas cuando piensas en ellas te impide lidiar con ellas. Una vez que está escrito, ya no tienes que recordarlo, así que puedes borrar el pensamiento de tu cerebro.

Si su aplicación de tareas tiene un atajo de teclado para agregar una nueva tarea, apréndalo. Si su aplicación tiene un acceso directo de teléfono móvil, configúrelo.

Para aquellos que usan papel, mantenga un pedazo de papel en el trabajo para que pueda escribir rápidamente pensamientos perturbadores y luego copiarlos en sus listas oficiales de tareas pendientes cuando corresponda.

Agregar fechas de finalización a las tareas en tu lista de tareas de Asana te ayudará a establecer prioridades.

4. Asigna fechas de vencimiento

Siempre que una tarea tenga una fecha límite, agrégala. Ver cuándo vencen las tareas lo ayudará a establecer prioridades.

No todas las tareas necesitan una fecha límite estricta y rápida, pero a veces ayuda agregar una, por dos razones.

En primer lugar, la mayoría de las aplicaciones de tareas le permiten ver lo que sucede hoy, mañana y más adelante en la semana, sin importar en qué lista se encuentren. De esta manera, puede ver todo lo que vence hoy y tener una idea de cómo será el día. . También puede encontrar tiempo para reprogramar algunas tareas si se siente abrumado al ver todo para la próxima semana.

En segundo lugar, al asignar fechas de vencimiento a las tareas, planifica su semana de manera efectiva, lo cual es una excelente estrategia de gestión del tiempo.

5. Revisa tus listas de tareas a diario

Comience cada día revisando su lista de tareas pendientes para ver si es razonable. Luego edítalo.

Si tiene demasiadas tareas programadas para el día y sabe que no las hará todas, se está preparando para el fracaso.

6. Limítate a 3-5 tareas por día

¿Cuál es su límite diario de tareas? Depende de las tareas que anotes y de lo difíciles que sean de completar.

La mayoría de la gente recomienda comenzar con tres a cinco tareas al día. Puede que no parezca mucho, pero si se enfoca en escribir las tres cosas más importantes que debe hacer hoy, es posible que descubra que ya hay mucho por hacer.

¿Por qué no escribir más? Si anotas demasiadas tareas y las pierdes todas, tienes que posponerlas para otro día. Esto significa cambiar prioridades y cambiar tu lista, lo cual es un trabajo innecesario que causa estrés y puede hacerte sentir derrotado.

Al tener una pequeña cantidad de tareas, es más probable que las complete. Cuanto más complete todas sus tareas, mejor se sentirá su lista general de tareas pendientes. Este sentimiento positivo puede impulsarte hacia adelante.

Sus tres a cinco tareas deben ser importantes para usted deber hacer. Y no más de dos de ellos deben ser tareas rutinarias como la medicación diaria. enfócate en los tuyos intención por ese día. Deberías escribirlo.

Con el tiempo, lleva un registro de cuántas tareas revisas cada día (las mejores aplicaciones lo rastrean por ti) y obtén una idea de la cantidad correcta de tareas para ti, si no es de tres a cinco.

Todoist realiza un seguimiento de cuántas tareas completas cada día y semana, y crea un gráfico que muestra tu progreso.

7. Agregue tareas a la lista de tareas, no metas

Depende de lo que escribas en tu lista de tareas pendientes. Ponga tareas en sus listas, no metas y objetivos. Para hacer esto, necesitas saber la diferencia entre ellos.

Las metas son logros espectaculares o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es «hablar hindi con fluidez». No sería muy efectivo agregarlo a su lista de tareas pendientes.

Las metas son indicadores en el camino hacia el logro de una meta. Es mucho más fácil confundirlos con tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de objetivo es «mostrar una conversación de tres minutos en hindi sobre mis películas favoritas».

Entonces, ¿cuáles son las tareas? Las tareas son acciones que realiza para lograr un objetivo. Rompe la meta y tendrás tus tareas. Muy a menudo estos son eventos individuales (aunque pueden repetirse). La tarea puede ser «aprender tres nuevos verbos hindúes» o «estudiar hindi durante 30 minutos».

Las tareas, no los objetivos ni las intenciones, son lo que está en su lista de tareas pendientes diarias.

8. Mantén las metas y los objetivos separados

En un mundo perfecto, habrá muchas tareas que hagas todos los días para lograr un objetivo mayor. Debes saber cuáles son tus objetivos, pero no tienes que escribirlos en tu lista de tareas diarias.

En su lugar, escriba sus metas e intenciones en otro lugar. Eso todavía podría ser en en una aplicación o cuaderno con una lista de tareas pendientes, pero no en la lista que consulta todos los días. Otros lugares donde puedes anotar tus objetivos son un diario o una aplicación para tomar notas.

Mire sus metas de vez en cuando. Revíselos y ajústelos. Simplemente no dejes que te distraigan de las cosas específicas que tienes que hacer hoy.

9. Mire su lista de tareas pendientes con frecuencia

La lista vista es la lista utilizada. Una lista de tareas efectiva lo guiará a lo largo de tu día, lo que significa que tienes que mirarlo a menudo. Míralo todas las mañanas para prepararte mentalmente para el día siguiente. Échale un vistazo después del almuerzo para ver en qué más necesitas concentrarte durante el resto del día. Edítalo al final del día para que puedas reprogramar las tareas perdidas.

Acostúmbrese a ver todo lo que ha planeado para la próxima semana con anticipación para que pueda planificar mejor su tiempo y hacer ajustes.

Si comienza a sentirse perdido en lo que hace o necesita tomar un descanso durante el día, busque algo pequeño y fácil (una tarea menos exigente que no requiera mucha concentración) en su lista de tareas pendientes que pueda manejar mientras tanto.

Cuanto más mires tu lista, más confiarás en él. Cuanto más confíes en él, menos tendrás que recordar qué tareas tienes que hacer. Cuanto menos tenga que recordar, más relajará su mente para concentrarse en la tarea que tiene actualmente.

10. Haz que tu lista de tareas pendientes sea escaneable

Si miras a menudo tu lista de tareas, rápidamente te darás cuenta de lo útil que es ver lo que necesitas de un vistazo.

Use un lenguaje estricto o una abreviatura para escribir las tareas. Muchas aplicaciones tienen clasificaciones de prioridad, asteriscos, etiquetas y otros detalles que puede agregar a las tareas importantes para destacar. Si te ayuda, marca tus tareas en color. Utilice los iconos para obtener más información sobre la tarea, por ejemplo, si requiere una llamada telefónica o está relacionada con la atención médica. No importa qué tan rápido mire su lista de tareas pendientes, debería poder recopilar mucha información sobre lo que debe hacerse.

Marque estas casillas

Una gran lista de tareas pendientes es la base de la productividad personal. Es un placer encontrar el proceso de administración de aplicaciones y tareas que más le convenga. Verificar los elementos de su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave de la organización. Un sistema de tareas fiable hace la vida más fácil y reduce el estrés.