Esta reunión debería haber sido un correo electrónico: 5 pasos para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo

Esta reunión debería haber sido un correo electrónico. Ese correo electrónico debería haber sido un mensaje de Slack. Ese mensaje de Slack debería haber sido una conversación en persona o una videollamada. La forma en que nos comunicamos y el método que elegimos pueden marcar la diferencia en el resultado. Los trabajadores se han sentido frustrados durante mucho tiempo cuando el modo de comunicación no es el adecuado para el mensaje porque es ineficaz, reduce la productividad o hace perder el tiempo a las personas.


¿Qué podemos aprender de las organizaciones totalmente remotas?

He estado escribiendo sobre este tema durante años, más recientemente en mi libro La guía completa para el trabajo remoto(Se abre en una nueva ventana). Las organizaciones remotas necesariamente deben pensar más en la comunicación en el lugar de trabajo que las organizaciones en persona. ¿Por qué? Deben ser cuidadosos con la forma en que se comunican porque no tienen las mismas opciones que los equipos presenciales. Las organizaciones remotas, que tienden a ser más jóvenes, tampoco suelen tener el mismo bagaje cultural que tienen las organizaciones más antiguas. Es más probable que las organizaciones más antiguas se ajusten a sus costumbres. Un ejemplo clásico es una empresa cuya cultura otorga una importancia indebida a las reuniones en persona. La gente cree que la reunión en persona es la mejor manera de, por ejemplo, iniciar un proyecto o comunicarse regularmente con un equipo simplemente porque esa es la única forma en que han hecho las cosas. Eventualmente, crea la expectativa de que las reuniones en persona juegan un papel crucial en el proceso.

Por el contrario, las organizaciones remotas tienen que repensar cómo se hacen los negocios. Es menos probable que sus líderes supongan que una reunión tiene poderes mágicos, y es más probable que estén abiertos a probar nuevas formas de comunicación que terminen siendo mejores para el mensaje.

Entonces, ¿qué podemos aprender del trabajo remoto para hacer todos ¿La comunicación en el lugar de trabajo es mejor?


1. Comience preguntando, ‘¿Cuál es el propósito?’

Antes de programar su próxima reunión o redactar su próximo correo electrónico, deténgase y pregúntese cuál es el propósito. ¿Qué necesitas lograr? Eres:

En lugar de pensar en lo que necesita deciraverigua lo que quieres suceder.


2. Conozca todas sus opciones

Si sus formas preferidas de comunicación en el lugar de trabajo son las reuniones, el correo electrónico y las conversaciones cara a cara, es hora de estirar las alas y conocer qué otras opciones tiene a su disposición.

Cada método de comunicación tiene fortalezas y debilidades. El truco es elegir el que mejor se adapte a lo que quieres lograr.

Las aplicaciones de mensajería de equipo, como Slack y Microsoft Teams, son excelentes para brindar información breve y directa. También son muy útiles para encuestar a su equipo, ya sea que desee saber cuál es el mejor momento para realizar una reunión o recibir comentarios sobre sus procesos. Sondear a los colegas con regularidad es una forma de comunicación que puede ayudar a fomentar una retroalimentación más abierta al convertirla en parte integral del trabajo diario.

La mayoría de las personas ya saben que pueden usar llamadas de audio y video para comunicarse, así que ahora agregue a esa mezcla el uso compartido de la pantalla y la incorporación de una pizarra en línea. Algunas pizarras vienen con herramientas de videoconferencia, mientras que otras, como Miro, funcionan de forma independiente.

Y eso plantea la opción de usar una pizarra en línea para comunicarse y colaborar sin tener una videollamada. Del mismo modo, para algunos tipos de lluvia de ideas, un simple documento compartido, como un documento de Google, funcionará bien. Si no tiene sentido estar en una llamada simultánea con sus colaboradores para generar ideas, por ejemplo, entonces deje que las personas hagan una lluvia de ideas en su propio tiempo. Les da más tiempo para pensar en sus ideas y les permite trabajar en esas ideas cuando sea conveniente para ellos, no cuando la reunión se lleve a cabo arbitrariamente.

También puede combinar opciones. Proporcione a las personas un documento compartido o una pizarra donde puedan enumerar sus ideas y luego celebre una reunión mucho más corta unos días después para discutir las ideas.


3. Decide el formato correcto

Una vez que sepa lo que quiere que suceda, use esa información para elegir la forma correcta de comunicación. Si entrega información directa, no necesita que las personas estén juntas en tiempo real, así que no celebre una reunión. Considere escribir un correo electrónico y tomarse el tiempo para revisarlo, para que quede claro. Los correos electrónicos son útiles para mensajes más largos que las personas pueden necesitar consultar varias veces. Si la información no es larga, considere publicar un mensaje en una aplicación de mensajes de equipo. O tal vez sería mejor una serie de mensajes para que pueda repetir la información y asegurarse de que todos la vean y la escuchen más de una vez.

Un ejemplo diferente sería dar retroalimentación. Si tiene comentarios constructivos difíciles, debe tener una conversación cara a cara, incluso si es virtual, porque la otra persona necesita la oportunidad de hacer preguntas y obtener claridad. Y merecen la dignidad de escuchar las palabras de un ser humano con todo su lenguaje corporal y tono de voz intactos. Con la retroalimentación, también debe tener en cuenta el tiempo y el espacio de la otra persona. Si sabes que vas a tener una conversación difícil, debes hacerlo en un lugar donde la persona pueda reaccionar cómodamente, no en un espacio público con otras personas alrededor.


4. Sea explícito con las personas que reciben el mensaje

Un principio del trabajo remoto es comunicarse en exceso tanto como sea posible. Repítete. Reconocer un trabajo bien hecho. Explique detalladamente los detalles de los nuevos procedimientos.

Recomendado por Nuestros Editores

En todo tipo de comunicación en el lugar de trabajo, siempre podemos ser más explícitos, lo cual es otra forma de comunicar en exceso. «Comparto esta información porque…» «La razón por la que tenemos una reunión es para que todos puedan hacer preguntas».

Honestamente, a veces se siente como sacar dientes para que la gente sea explícita. Cuanta gente todavía ¿Crear invitaciones a reuniones sin ninguna agenda? Pero no debería ser difícil. Solo dile a la gente lo que quieres lograr (recuerda el paso 1, ¿cuál es el propósito?). Si aclaras tu propósito, otras personas pueden hacer su parte mucho mejor.

Aquí hay otra razón por la que ser explícito marca la diferencia: cuando todos entienden el propósito y la razón, aumenta sus posibilidades de obtener su aceptación. Si presenta un buen caso de por qué está organizando una reunión y no enviando un correo electrónico, es más probable que las personas estén de acuerdo con su decisión y estén de acuerdo.


5. Esté abierto al cambio

¿Cómo sabrás si la forma que elegiste para comunicarte funcionó? ¡Pedir! Una vez más, comuníquese en exceso y sea explícito al pedirles a las personas sus opiniones honestas. «¿Te funcionó esa forma de lluvia de ideas?» «¿Esta reunión debería haber sido un correo electrónico?» O mejor, «¿Fue efectiva esta reunión, o cómo crees que podríamos haber alcanzado el mismo o mejor resultado de una manera más efectiva?»

Esté abierto a hacer ajustes, pero tampoco renuncie demasiado rápido a los métodos de comunicación nuevos para usted si se sienten incómodos al principio. Averigüe qué valor tienen y cuándo es mejor elegirlos en lugar de otro método.


Para obtener más consejos sobre el lugar de trabajo, lea estas 15 formas de hacer que las reuniones sean más accesibles y 20 consejos para trabajar de forma remota.

¿Te gusta lo que estás leyendo?

Matricularse en consejos y trucos boletín de noticias para obtener consejos de expertos para aprovechar al máximo su tecnología.

Continua leyendo

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Newsletter Signup

Suscríbete a nuestra lista si te interesa recibir turcos exclusivos sobre hacking y seguridad informática