¿Cómo se mantiene organizado con otras personas en su hogar o con la familia cercana? Si uno de ustedes va a la tienda, ¿es fácil que todos los demás se agreguen a la lista de compras? Si uno de ustedes planea tiempo libre para unas vacaciones y pone las fechas en su calendario, ¿los demás pueden verlas? La vida es mucho más fácil y más organizada cuando puedes compartir tu lista de tareas y tu calendario con las personas adecuadas, ya sea una pareja, un pariente que depende de ti, un hijo adulto o un compañero de cuarto.

¿Cómo comparte una lista de tareas pendientes y un calendario con otras personas? Es sorprendentemente fácil cuando elige las herramientas adecuadas. La mayoría de los calendarios en línea ofrecen una función de «compartir calendario». Solo necesita saber cómo configurar el uso compartido y asegurarse de que todos los demás entiendan cómo funciona. A continuación, encontrará instrucciones sobre cómo configurar calendarios compartidos en Google Calendar y Apple Calendar. Si usa otro calendario, las instrucciones deberían ser muy similares.

Para compartir una lista de tareas, debe elegir una aplicación que ofrezca colaboración específicamente. Algunos ejemplos son Todoist, TickTick, Remember the Milk y Microsoft Todo. Después de probarlos, Todoist es la elección de los editores de PCMag y es mi aplicación de lista de tareas preferida para la colaboración. En las instrucciones a continuación, me referiré a Todoist, pero nuevamente debería ser similar en otras aplicaciones.

Cómo compartir un calendario

Cuando comparte un calendario con otra persona, esta puede ver todo lo que le agrega. No tienes que invitarlos a cada nuevo evento que crees.

Antes de compartir un calendario con su familia, debe decidir cuánto desea compartir. Todos los principales calendarios en línea, como Google Calendar y Apple Calendar, le permiten crear varios calendarios. Puede tener uno para el trabajo, otro para eventos personales, etc.

Si solo desea compartir eventos seleccionados, debe comenzar creando un nuevo calendario y nombrarlo Familia o Hogar, y luego usarlo solo para los eventos que desea que otros vean. Si tiene más sentido compartir un calendario que ya ha configurado, ciertamente puede hacerlo en su lugar. Tenga en cuenta, sin embargo, que todas las personas con las que lo comparta podrán ver todo lo que contiene.

Paso 1. Haz o elige un calendario

Cree un nuevo calendario para sus eventos compartidos o elija un calendario existente para compartir.

En Google Calendar, busque en la esquina inferior izquierda Otros calendarios y un signo más.

En Apple Calendar, vaya a Archivo > Nuevo calendario y elija la ubicación donde desea guardarlo.

Paso 2. Comparte y elige el nivel de permiso

Ahora que tiene un nuevo calendario (o ha elegido uno existente), compártalo haciendo clic en él y eligiendo la opción de compartir.

En Google Calendar, pasa el cursor sobre el nombre del calendario en el lado izquierdo. Cuando aparezcan tres puntos apilados, haga clic en ellos y elija Configuración y uso compartido.

En Apple Calendar, haga clic con el botón derecho en el calendario y elija Configuración para compartir. Si solo usas un iPhone o iPad, puedes compartir tu calendario siguiendo estas instrucciones.

En cualquier caso, invite a las personas a unirse a usted por correo electrónico o escribiendo su nombre. Esta opción es mejor para un caso de uso doméstico que hacer público el calendario y dar el enlace.

Ahora debe elegir algunas configuraciones de nivel de permiso. Según el calendario que utilice, es posible que puedan ver eventos; ver, editar y crear eventos; o vea, edite y cree eventos, y administre la configuración para compartir. Decide lo que es correcto para ti.

Estas son las opciones de permisos en Google Calendar.

La imagen de arriba muestra las opciones de permisos en Apple Calendar.

Paso 3. Ayuda a otros con la configuración

Comprueba que las personas con las que has compartido el calendario puedan verlo. Si es la primera vez que trabajan con un calendario compartido, es posible que no sepan cómo hacerlo visible o invisible en su propia aplicación de calendario.

Cómo compartir una lista de tareas pendientes

Hay algunas aplicaciones de listas de tareas pendientes que le permiten compartir listas de tal manera que varias personas puedan agregarles tareas pendientes y marcar tareas también. Para este ejemplo, uso Todoist.

Paso 1. Crear un nuevo proyecto

La lista de tareas pendientes que va a compartir se llama proyecto. Cree un nuevo proyecto que desee compartir o elija uno existente. Para ello, presione el signo más junto a Proyectos. Dale un nombre y asígnale un color.

Paso 2. Comparte el Proyecto

Ahora, desplace el cursor sobre el nombre del proyecto hasta que aparezcan tres puntos horizontales. Haga clic allí y elija Compartir proyecto. Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir la lista y haga clic en Invitar.

Paso 3. Aprenda las cuerdas

La lista que compartió ahora es visible para todas las personas que invitó. Pueden colaborar plenamente con usted. Puede asignarles tareas individuales. Pueden agregar nuevas tareas y asignarle tareas a usted. Puede marcar las tareas que crearon y ellos pueden hacer lo mismo. Cuando alguien en la lista compartida marca una tarea como completada, recibe una notificación.

Asegúrese de que todos los que comparten la lista entiendan que todos los demás pueden ver todas las tareas que crean y editan.

Manténganse organizados juntos

En entornos empresariales, hablamos mucho sobre la aceptación cuando se trata de software de colaboración. Las personas deben creer que la aplicación funcionará bien para ellos antes de comprometerse a usarla. Con entornos colaborativos, todos también deben ponerse de acuerdo sobre cómo usarlo y la etiqueta para ello.

Lo mismo ocurre cuando colaboras con personas en un entorno personal. Al compartir una lista de tareas pendientes y un calendario, todos deben conocer las reglas, tanto explícitas como implícitas. Si pongo un artículo en la lista de compras, ¿significa que lo necesitamos ahora o es algo que me gustaría si estuviera disponible? Puede tomar algún tiempo descubrir cuáles son estas reglas. Sé paciente y comete un error por el exceso de comunicación si no estás seguro. Dentro de poco tiempo, con suerte verá los beneficios de compartir su calendario y lista de tareas con las personas adecuadas para hacer su vida más organizada.