Si administra una oficina, ¿tiene un plano de planta que pueda compartir rápidamente si hay un desastre o alguna otra razón por la cual las personas que no están familiarizadas con el espacio tienen que ingresar? Si alquila una propiedad de vacaciones o incluso solo habitaciones en su hogar, ¿brinda a los huéspedes información de emergencia adecuada, como un punto de encuentro al aire libre si hay un incendio?

Pensar en la preparación para emergencias nunca es divertido, pero planificar con anticipación y estar preparado es mucho mejor que desear haberlo hecho. después y ocurre un desastre.

Aquí hay un proyecto simple para ayudarlo a estar mejor preparado: Cree mapas de salidas de emergencia, planos de planta y los demás documentos que necesita. Siga nuestros pasos y podrá hacer todo esto en aproximadamente una hora.

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Necesita una aplicación de diagramación con plantillas

El secreto para acortar este proyecto es usar aplicaciones de creación de diagramas que están disponibles gratuitamente en línea y son increíblemente fáciles de usar. Estas aplicaciones tienen plantillas para diagramas, mapas, gráficos, etc. Cuando trabaja a partir de plantillas, todo lo que tiene que hacer es reorganizar los muebles, por así decirlo. No tienes que dibujar nada desde cero.

(Crédito: PCMag)

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¿Qué aplicación de diagramas debería usar?

Suponiendo que no sepa nada sobre software de diseño o dibujo vectorial, le recomiendo dos aplicaciones para crear planos de salidas de emergencia, mapas de piso y otros documentos clave para su hogar, propiedad vacacional y negocio. Son Lucidchart y SmartDraw.

Lucidchart es marginalmente más fácil de usar, pero SmartDraw tiene más plantillas para la preparación para emergencias. Sin embargo, ambos son extremadamente útiles. Ambos tienen un nivel de servicio gratuito, por lo que no tiene que pagar nada para crear estos archivos críticos. Y ambos tienen una aplicación web, por lo que no tienes que instalar ningún software.

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¿Qué documentos de preparación para emergencias necesita?

Las personas a menudo no saben qué documentos de preparación para emergencias necesitan hasta que tienen la oportunidad de buscar una lista de opciones. Así que veamos una lista de algunos de los más comunes:

• Plano/mapa de evacuación del suelo

• Plano/mapa de evacuación del edificio, incluido el punto de encuentro seguro

• Plan/mapa de evacuación del hogar, incluido el punto de encuentro seguro

• Plan de negocios continuo

• Lista de contactos de emergencia (cada hogar debe tener uno en un refrigerador o colocado en un lugar bien visible)

• Árbol de teléfono de emergencia

• Cuadros informativos de primeros auxilios y RCP

• Indicaciones para incendios forestales, inundaciones, terremotos y refugio en el lugar

Podría seguir y seguir, pero espero que esta lista inspire ideas para los documentos y diagramas que sean adecuados para su ubicación y circunstancias particulares.

Algunos de estos documentos están disponibles para imprimirlos de forma sencilla, como las tablas de RCP y de primeros auxilios. Otros son tan sencillos de hacer que incluso podría redactarlos rápidamente en una aplicación de procesamiento de textos. Incluso podría tener la tentación de escribirlos a mano. Sin embargo, recomiendo volverse digital porque es más fácil mantener copias guardadas en la nube, que puede compartir, editar y duplicar fácilmente. Además, tener una copia digital guardada en Google Drive, OneDrive, Dropbox o cualquier sistema de almacenamiento en la nube que utilice significa que puede obtener la información incluso si no está frente a la hoja de papel que imprimió.

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Cómo hacer documentos de emergencia

El uso de una de esas dos aplicaciones que mencioné anteriormente, SmartDraw o Lucidchart, hará que este proyecto sea rápido y eficiente. Incluso puede disfrutar usando las herramientas.

Comience mirando las plantillas que proporciona la aplicación. En el software de creación de diagramas, «plantilla» generalmente significa un documento de muestra con contenido de muestra ya incluido, por lo que obtiene mucho más que un archivo con el formato adecuado.

Tomemos el ejemplo de un mapa de evacuación de oficinas. La plantilla tiene un plano de planta de muestra y una ruta de evacuación ya dibujada (en lugar de darle un lienzo en blanco y una biblioteca de objetos apropiados para agregar). Todo lo que tienes que hacer, literal y metafóricamente, es mover los muebles. Arrastre y suelte objetos que representen puertas, ventanas, escritorios, sillas, plantas en macetas, enfriadores de agua, baños, armarios, etc. hasta que el plano de planta de muestra se transforme en una representación de su espacio de oficina real. Del mismo modo, mueves y giras, alargas o acortas las flechas rojas que apuntan a las salidas más cercanas.

(Crédito: PCMag)

Es posible que no pueda encontrar la plantilla exacta que desea, pero siempre puede elegir otros diagramas similares para su propósito. Por ejemplo, un organigrama vertical no es tan diferente, esquemáticamente hablando, de un árbol de teléfonos.

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Tómese una hora para estar mejor preparado

Las aplicaciones de diagramación hacen que sea tan sencillo producir algunos documentos de preparación para emergencias que debería poder eliminar muchos de los más importantes que necesita en una hora más o menos. Tome cualquier viernes por la tarde cuando se sienta agotado por hacer otro trabajo, o un sábado por la mañana en casa para documentos personales, y termine algunos archivos importantes.

Para obtener más consejos básicos de seguridad y protección, lea nuestra guía para principiantes sobre cómo realizar copias de seguridad y cómo realizar copias de seguridad y restaurar un dispositivo iPhone o Android.