En una emergencia, lo último que desea hacer es buscar documentos. Lo mismo se puede decir en momentos de gran estrés o dolor. Idealmente, todos los documentos importantes que pueda necesitar serían fáciles de encontrar y de fácil acceso. ¿Cómo haces eso?

La mejor manera de poner documentos importantes al alcance de su mano es digitalizarlos sin papel y luego guardar esos archivos electrónicos en un lugar donde pueda recuperarlos desde una computadora, tableta o teléfono inteligente. En muchos casos, también debe guardar copias físicas de los documentos, pero eso no significa que no pueda hacer una copia digital también. Hay tantas ventajas de hacerlo.

Primero, termina con una copia de respaldo, que es increíblemente útil si algo les sucede a los originales. En segundo lugar, puede recuperar los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar siempre que tenga una conexión segura a Internet. Tercero, cuando la información está digitalizada, puede buscarla usando palabras clave en lugar de andar entre montones de papel. Finalmente, es mucho más fácil compartir un archivo electrónico con un abogado, asesor financiero o familiar que lo necesite, en lugar de enviar faxes o fotocopias.

¿Cuáles son algunos documentos familiares importantes que quizás desee digitalizar? ¿Cuál es la mejor manera de escanearlos y almacenarlos para que estén seguros, fáciles de encontrar y siempre disponibles cuando los necesite?

Ejemplos de Documentos para Digitalizar

No es necesario digitalizar todo. Si bien puede haber algún valor potencial en guardar cada factura de servicios públicos o cada estado de cuenta de la tarjeta de crédito, ¿cuál es la probabilidad de que los necesite y no pueda acceder a ellos desde su cuenta bancaria en línea o proveedor de servicios públicos?

En su lugar, concéntrese en los documentos a los que es probable que tenga que hacer referencia en algún momento (declaraciones de impuestos, por ejemplo) o que realmente le beneficiaría tener una copia de seguridad. Algunos ejemplos son:

• Documentos relacionados con cambios importantes en la vida: actas de nacimiento; documentos de adopción; certificados de matrimonio, divorcio, pareja de hecho; certificados y formularios de extranjería

• Pasaportes, licencias de conducir y tarjetas de identificación

• Informes de salud, incluidos registros de vacunas e inmunizaciones.

• Registros de mascotas

• Transcripciones oficiales de educación y certificados de graduación.

• Títulos y escrituras de propiedad

• Contratos de arrendamiento y préstamo

• Declaraciones de impuestos

Las fotos familiares también pueden venir a la mente, pero requieren un proceso totalmente diferente para escanear y guardar. Con un documento, no necesita una imagen de alta resolución, pero con fotos sí. Además, con las fotos, debe tener en cuenta el color, el tono sepia o la escala de grises, lo que normalmente no es un problema con los documentos estándar.

Si tiene documentos familiares históricos que son más parecidos a las fotos familiares, tal vez porque son antigüedades o tienen un valor sentimental, entonces probablemente sea mejor que los trate como si fueran fotos. Para cualquier documento que sea extremadamente delicado o de alto valor, considere comunicarse con un archivista para obtener ayuda o lea algunos consejos de los Archivos Nacionales de EE. UU.

Cómo digitalizar documentos importantes

Veamos primero cómo escanear un documento y convertirlo en un archivo electrónico.

No necesita un escáner de mesa para obtener resultados de aspecto profesional. Todo lo que necesita es un teléfono inteligente con una aplicación de escaneo móvil, una superficie de alto contraste (es decir, si su papel es blanco, la superficie debe ser oscura) e iluminación adecuada.

Para escanear un documento:

1. Coloque el papel sobre una superficie de alto contraste. Asegúrate de tener suficiente iluminación. Estar cerca de una ventana durante el día ayuda enormemente.

2. Coloque el documento plano. La mayoría de las aplicaciones de escaneo corrigen imperfecciones menores, como arrugas y esquinas hacia arriba, pero si puede hacer que el documento quede plano, eso es ideal.

3. Inicie la aplicación de escaneo y coloque su teléfono paralelo al documento. La mayoría de las aplicaciones de escaneo tienen detección automática de bordes, siempre que haga un esfuerzo razonable para enmarcar la página dentro de las guías en pantalla.

4. La mayoría de las aplicaciones escanean la página automáticamente, pero en algunos casos, es posible que deba tocar para completar un escaneo. La aplicación le pedirá que repita el proceso si desea agregar más páginas al mismo archivo.

Muchas excelentes aplicaciones de escaneo son gratuitas u ofrecen un nivel de servicio gratuito. ABBYY FineScanner y Microsoft Office Lens son dos excelentes ejemplos. En las aplicaciones de almacenamiento en la nube y toma de notas (que quizás ya tenga), se incluye el escaneo de documentos. Eso es cierto para la aplicación móvil de Dropbox, por ejemplo, y la aplicación móvil de Evernote.

Si desea poder editar los documentos que escanea, por ejemplo, para convertir una hoja de papel en un documento de Microsoft Word, entonces necesita una aplicación de escaneo que incluya OCR y conversión a texto editable.

Dónde almacenar documentos de forma segura

¿Ya utiliza un servicio de almacenamiento en la nube o un servicio de sincronización de archivos, como Google Drive o Microsoft OneDrive, para almacenar y realizar copias de seguridad de archivos importantes? Entonces probablemente tenga sentido utilizar el mismo servicio para almacenar los documentos de su familia.

No hay escasez de soluciones de almacenamiento en la nube. Todas las opciones mencionadas hasta ahora (Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive) son opciones perfectamente buenas. Lo que es más importante, debido a que son tan populares, las aplicaciones de escaneo a menudo le brindan la opción de exportar sus documentos digitalizados directamente a ellas; u ofrecen su propia función de escaneo integrada.

Independientemente del servicio que elija, asegúrese de que cifra sus datos y asegúrese de utilizar una contraseña única y larga para la cuenta. Un administrador de contraseñas es tu mejor amigo en este sentido.

Cómo organizar documentos familiares digitales

Dependiendo de la extensión de los documentos de tu familia, puedes crear una serie de carpetas y subcarpetas dentro de tu servicio de almacenamiento para organizarlos. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo y las personas a menudo comienzan por un camino para clasificar y organizar antes de darse cuenta a mitad de camino de que no va a funcionar.

Entonces, una manera rápida y fácil de hacerlo es por año. Comience por hacer 10 carpetas y nómbrelas de los últimos 10 años. Por ejemplo, tendrá carpetas llamadas 2020, 2019, 2018, etc. Una vez que llegue a los 11 años, agregue «y mayores» (o algo similar) al nombre de la carpeta. En otras palabras, su carpeta más antigua se llamaría «2010 y anterior».

Ahora puede ordenar los documentos digitales en una carpeta y saber aproximadamente dónde están. Para las tarjetas de identidad, utilice el año de emisión. Para las transcripciones, use el último año de asistencia a la escuela. Si tiene demasiados archivos en cualquier carpeta, simplemente cree una subcarpeta según el tema, como «Documentos fiscales de 2020» o «Registros médicos de 2019».

¿Qué pasa con los nombres de los archivos? Creo que tiene sentido darle un buen nombre al archivo cuando lo escaneo por primera vez, generalmente porque estoy escaneando un documento por una razón. Si un médico me pide que envíe una copia de mis registros de vacunación, le doy un nombre claro a ese archivo antes de enviarlo.

Si está escaneando grandes lotes de documentos a la vez, concéntrese en colocarlos en la carpeta correcta por año y definitivamente cree subcarpetas para ayudarlo a comprender lo que tiene. De esa manera, no tiene que dedicar demasiado tiempo a cambiar el nombre de los archivos, pero sus documentos aún están en un orden razonable para cuando necesite encontrar algo.

Mantenga su propósito en mente

Siempre tenga en cuenta el propósito de digitalizar sus documentos. Para documentos muy importantes, el propósito puede ser tener una copia de respaldo, en caso de que algo le suceda a los originales. Para otros tipos de documentos, el propósito podría ser hacer que los archivos sean fácilmente accesibles la próxima vez que tenga que enviárselos a otra persona. Tenga en cuenta su propósito para guiarlo cuando se trata de nombrar y ordenar los archivos en particular. Siempre que tenga eso en cuenta, puede abordar este proyecto fácilmente y terminar con excelentes resultados.