El correo electrónico aumenta el estrés, crea trabajo innecesario y hace que las personas se sientan abrumadas. Nadie puede ser la mejor versión de sí mismo en el trabajo en estas condiciones. En los últimos años, las organizaciones han comenzado a alejarse del correo electrónico en favor de las aplicaciones de mensajería en equipo, como Slack y otras herramientas de comunicación en el lugar de trabajo. Encontrar la herramienta o el conjunto de herramientas correcto determina si su equipo podrá renunciar a sus bandejas de entrada tradicionales. Para muchos equipos, el software de gestión de proyectos debería ser parte de la solución.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos, también llamado aplicaciones de gestión de proyectos, son herramientas en línea que los equipos utilizan para realizar un seguimiento del trabajo. En el sentido más amplio, una aplicación de gestión de proyectos puede ser cualquier cosa, desde un software complejo para gestionar el trabajo, como Microsoft Project, hasta una aplicación básica de tareas pendientes. Las aplicaciones más robustas incluyen otras herramientas comerciales para administrar recursos, rastrear el tiempo dedicado a una tarea o incluso facturar.

A menudo distinguimos diferentes tipos de herramientas de colaboración de las aplicaciones de gestión de proyectos para que sea más fácil recomendar la aplicación correcta para el propósito correcto. Dicho esto, esas dos categorías y algunas otras (como las aplicaciones de tablero kanban y las aplicaciones de gestión del trabajo) se superponen sustancialmente. Entonces, aunque a veces planteo que aplicaciones como Asana, Trello, Airtable y Basecamp no son estrictamente aplicaciones de gestión de proyectos, podemos incluirlas aquí.

¿Qué haces en el software de gestión de proyectos?

Cada aplicación de gestión de proyectos es un poco diferente, pero la mayoría de ellas le permiten ver varios aspectos del trabajo de su equipo sin necesidad de preguntarles a sus colegas sobre ellos.

Cuando inicias sesión, ves todas las tareas que tu equipo debe completar y los plazos. Verá quién fue asignado a qué tarea, si la completaron y cuándo, y si tuvieron algún comentario al respecto. Si uno de sus colegas sale inesperadamente, puede iniciar sesión en la aplicación de gestión de proyectos y verificar si tenía algo urgente asignado hoy que otro miembro del equipo debería recoger. Si actualmente usa el correo electrónico para decirle a alguien que una tarea ha terminado, hacer preguntas sobre una tarea o enviar algo para su aprobación, probablemente se beneficiaría de una aplicación de gestión de proyectos.

Hay más que eso. A medida que usted y sus colegas usan una aplicación de gestión de proyectos, la aplicación lleva la cuenta del trabajo realizado. ¿Cuántas tareas se completaron a tiempo? ¿Está el proyecto en general todavía en camino de completarse antes de su fecha límite? Las sólidas aplicaciones de administración de proyectos vienen con todo tipo de tablas y gráficos para ayudarlo a controlar este tipo de cosas. De esa manera, si el proyecto comienza a fallar, puede detectarlo temprano y trabajar para prevenirlo. Pero no nos desviemos. Centrémonos en cómo las aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a las personas a comunicarse.

¿Qué hace un gerente de proyecto?

Un proyecto es una serie de tareas. Un gerente de proyecto es la persona que sabe cuáles son todas esas tareas, o al menos las supervisa. A veces, el gerente del proyecto reparte las tareas o las pone en un grupo para que la gente las reclame. Luego, el gerente del proyecto vigila las tareas y las personas que las realizan hasta que están todas terminadas.

No todos los equipos tienen un gerente de proyecto per se, pero la mayoría tiene a alguien que está a cargo. Podría ser el propietario de una empresa, un gerente o un líder de equipo. Quienquiera que sea su persona de contacto o quien toma las decisiones diarias, ese es su gerente de proyecto.

Por qué el correo electrónico es malo para los proyectos

El correo electrónico es correo electrónico, lo que sé que suena obvio, pero quédate conmigo aquí. El correo es una vía horrible para asignar trabajo. Imagínese si sus asignaciones le llegaran por correo postal. Es casi ridículo. Sin embargo, el correo electrónico no es tan diferente del correo regular, excepto que es más rápido.

Piense en qué correo electrónico es bueno para proporcionar:

• comunicación asíncrona con un rastro de papel
• entrega de documento

Ahora piense en lo que un gerente de proyecto necesita saber cuando administra una serie de tareas:

• quien esta disponible
• cuánto trabajo tiene asignado cada trabajador actualmente y cuándo se debe
• el progreso del trabajo que ya está asignado (p. ej., «John tiene dos tareas asignadas y ambas están terminadas en un 90 por ciento»)
• un calendario de plazos
• la capacidad de priorizar y volver a priorizar las tareas en función de las necesidades del proyecto

Hacer ese tipo de trabajo por correo es ridículo.

Más importante aún, la forma en que la mayoría de los trabajadores de oficina usan el correo electrónico crea interrupciones. Cuando llegan nuevos mensajes de correo electrónico con dings o notificaciones emergentes, los trabajadores generalmente revisan para asegurarse de que el mensaje entrante no sea urgente. Luego vuelven a lo que estábamos haciendo hasta la próxima interrupción. La gente hace esto todo el día, revisando y escaneando su correo electrónico. Varios estudios muestran que el uso del correo electrónico ocupa alrededor del 30 por ciento del día de un trabajador del conocimiento, y que el tiempo se distribuye uniformemente a lo largo del día, en lugar de estar en partes discretas. En otras palabras, el correo electrónico nos interrumpe constantemente.

Las interrupciones suelen tener un efecto neto negativo, aunque puede que no sea de la forma que supones. Las interrupciones hacen que las personas se sientan más estresadas y que tengan una carga de trabajo mayor de la que realmente tienen. Las personas también sienten una mayor frustración y presión de tiempo.

La forma en que las personas interactúan con el correo electrónico también conduce a la pérdida de tiempo. Perdemos tiempo cuando tenemos que volver a leer el mismo correo electrónico que escaneamos más temprano porque olvidamos lo que decía. Si olvida cuál es la fecha de un entregable clave, sacarlo del correo electrónico lleva tiempo. ¿Y si el correo electrónico que desentierras es antiguo y la fecha se ha adelantado una semana?

Todo esto es para decir que el correo electrónico no fue diseñado para administrar tareas. Es la herramienta equivocada para ese trabajo.

Comunicación con un servicio de gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica hacer malabarismos con las personas y los recursos, vigilar el tiempo y redistribuir o volver a priorizar las tareas a medida que cambia la situación. El software de administración de proyectos fue diseñado para manejar ese tipo de problemas y otros que comúnmente surgen durante el curso de un proyecto.

¿Cómo es comunicarse en una aplicación de gestión de proyectos en comparación con un correo electrónico? Es como la diferencia entre ver algo con tus propios ojos y leer una descripción de ello. En el primer escenario, tienes control sobre lo que quieres ver y cuándo. En el segundo, confías en que otras personas escriban mensajes que te digan lo que ellos piensan que es lo más importante o, peor aún, lo que creen que quieres escuchar.

Las diferentes aplicaciones de gestión de proyectos tienen diferentes herramientas para comunicarse. Casi todos admiten menciones @, por ejemplo. Dado que Slack y otras aplicaciones de mensajería para equipos se han vuelto tan populares, a menudo puede conectarlas a su aplicación de gestión de proyectos, lo que simplifica sus conversaciones en un solo lugar. Si aún no tiene una aplicación de chat de equipo, puede omitirla y, en su lugar, buscar una aplicación de administración de proyectos que incluya un cuadro de chat en la aplicación. Zoho Projects y ProofHub lo ofrecen.

Digamos que el proyecto en cuestión tiene muchos elementos visuales y el equipo que trabaja en él necesita discutirlos. Su vida será mucho más fácil si tiene herramientas de marcado de imágenes en su aplicación de gestión de proyectos. De esa manera, puede garabatear electrónicamente en una imagen y adjuntar comentarios, lo que facilita que todos los miembros de su equipo den y comprendan los comentarios. Volerro es un ejemplo de una aplicación de gestión de proyectos con herramientas de marcado.

Como se mencionó, las aplicaciones de administración de proyectos manejan todas las cosas básicas que necesita para hacer malabarismos y realizar un seguimiento, como tareas, fechas límite, progreso y personas asignadas. Toda esa información es visible para quienes la necesitan. En ese sentido, hay menos necesidad de comunicar sobre este tipo de asuntos. Nunca necesita enviar un correo electrónico a alguien y CC a media docena de personas para saber si casi han terminado con una tarea cuando puede iniciar sesión en el sistema y ver que está marcada como 75% completa. Muchas de las cosas que requieren que lea entre líneas cuando usa el correo electrónico para la administración de tareas de repente se vuelven muy claras cuando usa el software de administración de proyectos.

Menos tiempo enviando correos electrónicos significa más tiempo trabajando

Los beneficios de sacar a un equipo del correo electrónico y pasar a una aplicación de gestión de proyectos para comunicarse pueden ser enormes. La reducción del correo electrónico por sí sola seguramente hará felices a todos, pero eso palidece en comparación con el valor agregado de tener una mayor visibilidad de quién está haciendo qué, qué más están haciendo y el estado de cada tarea. Hace que sea mucho más fácil tener información precisa a mano mientras trabaja, para que los responsables de la toma de decisiones puedan tomar buenas decisiones.

Para obtener consejos más específicos sobre cómo trabajar con una aplicación de gestión de proyectos, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en Teamwork Projects y 5 funciones de Zoho Projects para organizar su negocio.