Todo el mundo tiene opiniones sobre las reuniones, como por qué algunas reuniones no son necesarias en absoluto o qué las hace innecesariamente largas. No es difícil mejorar las reuniones. Con una preparación y previsión mínimas, las reuniones pueden ser una experiencia más productiva para todos.

Una clave para realizar mejores reuniones es comprender primero qué tipo de reunión tiene la intención de realizar y luego prepararse en consecuencia. Veamos los cuatro tipos de reuniones más comunes para entender qué las hace diferentes.

4 tipos de reuniones

Las reuniones más comunes se dividen en cuatro tipos: informativas, de discusión y colaboración, de registro y de trabajo.

1. Reunión Informativa

Una reunión informativa es exactamente eso, una reunión para difundir información. Las reuniones semestrales del ayuntamiento suelen ser informativas. Una sesión informativa de relaciones públicas también suele ser informativa. Por lo general, solo una de las partes tiene información para compartir. Los asistentes están ahí para absorberlo.

2. Reunión de discusión y colaboración

Las reuniones de lluvia de ideas son ejemplos de reuniones de discusión o colaboración. La información debe provenir de varias personas. Las reuniones de colaboración también pueden ser reuniones de resolución de problemas. En este tipo de reunión, una o más de las partes involucradas pueden establecer la agenda.

3. Reunión de registro

El check-in es una reunión programada regularmente, generalmente en torno a un proyecto en particular, que podría estar en curso o tener una fecha de finalización anticipada. Un scrum diario es un ejemplo de una reunión de registro. Los registros son buenos para asegurarse de que todas las partes involucradas en algún tipo de trabajo o proyecto estén actualizadas sobre problemas, soluciones, cambios, progreso, etc. Las reuniones regulares de verificación pueden ser (pero no tienen que ser) muy cortas. Si hay pocos o ningún cambio desde la última reunión, entonces la reunión puede terminar tan pronto como todos lo sepan.

4. Reunión de Trabajo

En una reunión de trabajo, las personas se reúnen para completar el trabajo que debe realizarse. Es tan simple como eso. Un ejemplo de una reunión de trabajo es aquella en la que una variedad de líderes de equipo se reúnen para definir un cronograma de proyecto. Se reúnen para discutir cuál debería ser el cronograma mientras también registran todas las fechas clave. Otro ejemplo es el de los programadores y las partes interesadas que se reúnen para implementar cambios en el código (por ejemplo, en un sitio web u otro producto interactivo) que las dos partes solo pueden verificar con precisión en presencia de los demás. Las reuniones de trabajo cortan la procrastinación de raíz. Suelen ser colaborativos.

5 consejos para hacer que las reuniones sean más productivas

1. Obtener la reunión en el calendario con la cantidad de tiempo adecuada por adelantado

Algunas reuniones deben estar en el calendario semanas antes de que se lleven a cabo. Por ejemplo, cualquier reunión con una gran cantidad de asistentes, como una reunión general de la empresa o una reunión trimestral de accionistas, debe programarse con mucha anticipación para ayudar a la mayor cantidad de personas posible a despejar su agenda.

Otras reuniones, especialmente las reuniones internas, no deben programarse con demasiada antelación. Una semana o dos es suficiente para la mayoría. Si el propósito de una reunión es continuar o resolver una discusión o proyecto que ya comenzó, no desea que transcurra demasiado tiempo entre la discusión más reciente y la reunión. La gente necesita venir a la reunión con las ideas aún frescas en sus mentes.

Cuando busque una hora y fecha para una reunión que funcione para todos, use una herramienta de programación de reuniones. Eliminan el dolor de la programación y aceleran el proceso.

2. Use una línea de asunto clara

Ya sea que programe una reunión con una invitación de calendario o un correo electrónico simple o un mensaje de Slack, use una línea de asunto clara. Es clave para la productividad de todos. La línea de asunto debe indicar en pocas palabras no solo el tema de la reunión, sino también su propósito. Una línea de asunto de reunión clara ayuda a todos a comprender por qué se les invita a la reunión en primer lugar. También advierte a las personas sobre cómo deben prepararse con anticipación.

3. Tenga una agenda y objetivos

Una agenda es una lista de cosas que sucederán en una reunión, generalmente en orden secuencial. Las reuniones de discusión realmente se benefician de tener una agenda. Es el horario de la reunión.

Una agenda por sí sola no le dice a la gente lo que debe suceder como resultado de la reunión. Así que además de tener una agenda, necesitas cumplir objetivos.

¿Qué decisiones deben tomarse al final de la reunión? ¿Qué resultados se producirán al final de esta reunión? Si lo invitan a una reunión con un nuevo contacto, es perfectamente razonable preguntar: «¿Qué espera obtener de esta reunión?».

Dependiendo de la complejidad de la reunión, es posible que no necesite que la agenda y los objetivos sean explícitos. Por ejemplo, el propósito de una reunión de verificación es siempre el mismo: verificar, revisar el progreso y plantear inquietudes. Probablemente no necesite una agenda explícita para ese tipo de reuniones. A veces, los objetivos están implícitos en la línea de asunto. Un ejemplo es «Establecer alineación para la edición de agosto de la revista». El objetivo es completar esa tarea en una reunión de trabajo.

4. Definir el líder de la reunión

Cada reunión necesita un líder o co-líderes. En la mayoría de los casos, es la persona que convocó la reunión. Sea explícito al decidir.

La peor reunión absoluta a la que he asistido no tenía líder. No tenía dirección, y nadie sabía cómo encaminarnos. Aproximadamente a la mitad, me di cuenta de que varias partes pensaron Y se suponía que iba a liderar. Me sentí completamente humillado y enojado con la persona que lo programó sin dejar en claro quién se suponía que debía conducir la conversación. Lo peor de todo, la reunión fue completamente improductiva para todos. En otra escena imprudente, una vez convoqué una reunión, la programé y tenía toda la intención de llevarla a cabo, solo para que otro colega se hiciera cargo por completo. Ese era exasperante.

5. Pierda la tecnología, pero haga la demostración

Antes de perder el tiempo creando una presentación de diapositivas, pregúntese: «¿Necesito una presentación?»

Si la respuesta es afirmativa, recuerde que las diapositivas se deben usar para mantener a las personas comprometidas y reforzar sus puntos, no para crearlos por usted. A nadie le impresionan las toallitas de estrellas y nadie quiere ver un video cuando vienen a escucharte hablar o tienen una conversación contigo.

Si tiene un producto o servicio para mostrar, demuestre cómo funciona. No muestres fotos o videos de eso. Dale a tu audiencia el verdadero McCoy.

Si desea compartir información con todos los asistentes, envíela antes de la reunión, no después. Si la gente lo revisará por adelantado es otra cuestión, pero déles la opción. Entonces puede dedicar su tiempo a llegar al meollo del asunto, y posiblemente también menos tiempo.

Todos se benefician de mejores reuniones

Las reuniones vienen en todas las formas y tamaños y, por lo tanto, tienen necesidades únicas. Aún así, un poco de preparación es muy útil para que una reunión sea productiva para todos los que dedican su tiempo para asistir. Saber qué tipo de reunión pretende realizar también lo ayudará a moldear y refinar sus expectativas.