Gestionar reuniones y hacer malabarismos con las entradas del calendario es una pesadilla de etiqueta moderna entre oficinas, y podría decirse que es peor para los trabajadores autónomos que no cuentan con el apoyo administrativo. (Hablo por experiencia aquí). También puede contribuir a juegos de poder no tan sutiles entre aquellos que se consideran muy ocupados y son reacios a comprometerse con los horarios de las reuniones.
Una vez que se establece una reunión, generalmente se reprograma varias veces, a menudo en el último minuto. Luego está el establecimiento de agendas, seguimientos, recordatorios y eso es antes de que haya tenido la reunión. Si desea evitar todo esto, pídale a una IA que administre su vida, o al menos su programación.
PCMag probó muchas de las principales aplicaciones de calendario y probé un asistente de IA en 2016. Muchas de las empresas para las que trabajo como autónomo usan Google Workspaces, que me permite reservar tiempo en los horarios de los ejecutivos. Y aunque me impresionó la demostración de Google Duplex y le di una oportunidad al Asistente de Google, no fue tan perfecto como quería, así que me di por vencido.
Resumen
¿Tienes Calendly?
Luego, hace unos seis meses, alguien pidió reunirse y alegremente sugirió que «Calendly puede encontrarnos tiempo para conversar». Lo usé y, gratamente sorprendido, me inscribí en mi propia cuenta.
He estado usando Calendly(Se abre en una nueva ventana) sólidamente desde entonces, y se ha eliminado la molestia de hacer malabarismos con una carrera de múltiples guiones (periodista-escritor fantasma-consultor) en cinco perfiles de Gmail diferentes con aplicaciones de calendario entrecruzadas, un Samsung A03s (no juzgues) y dos home/ Office HP Chromebooks (no, no he mirado atrás desde 2015).
Iniciado por Tope Awotona en 2013 como un servicio gratuito para llevar la programación al siglo XXI, Calendly ahora cuenta con 10 millones de usuarios en todo el mundo, con 50 000 empresas como clientes y más de 100 integraciones de socios. Awotona comenzó con una especialización en informática en la Universidad de Georgia, luego cambió a sistemas de información de gestión, antes de trabajar en ventas de software para IBM, Lexmark y EMC (antes de que se vendiera a Dell).
El año pasado, Calendly invirtió en reclaim.ai(Se abre en una nueva ventana)que se integra en Calendly, luego adquirió(Se abre en una nueva ventana) la aplicación de productividad del equipo Hugo(Se abre en una nueva ventana)que también se basa en la programación con herramientas de preparación y seguimiento.
En general, Calendly es fácil de configurar, con una experiencia de usuario elegante que desmiente la inteligencia adaptativa a través del aprendizaje automático bajo el capó. Si uno es geek acerca de estas cosas, y siento que estoy entre amigos aquí en ese sentido, es genial ver el software guiarlo hábilmente a través de la configuración de reglas para «entrenar a la IA» para que sea el asistente perfecto.
Cómo configurar el calendario
Recientemente decidí expandir mi uso de Calendly a otra de mis líneas de negocios y al perfil de Gmail que lo acompaña. Si desea hacer lo mismo, no tiene que seguir todos los pasos a continuación, hay muchas opciones disponibles para configurar, pero así es como lo configuro.
Ir al sitio web de Calendly(Se abre en una nueva ventana) y haga clic Empezar para configurar una cuenta. Puede optar por registrarse con su dirección de correo electrónico o utilizar su cuenta de Google o Microsoft. Elegí uno de mis perfiles de Gmail, que requería que hiciera clic en Permitir para que Calendly pueda «ver, editar, compartir y eliminar permanentemente todos los calendarios a los que puede acceder usando Google Calendar».
A continuación, debe elegir una URL adecuada, que se compartirá con cualquier persona que desee reservar tiempo en su calendario. Por defecto es el nombre de usuario en su Gmail (o similar), pero puede cambiarlo.
Si está de viaje mientras configura Calendly, verifique que muestre su preferencia zona horaria. Estoy en la costa oeste, por lo que ya mostraba la hora del Pacífico y dejé esa opción como está. Como europeo, también seleccioné el reloj de 24 horas. Pero como vivo en los EE. UU., seguí la forma correcta de mes/fecha/año para evitar confundir a todos.
En la página siguiente, Calendly confirma lo que puede hacer con sus entradas de calendario existentes, a saber comprobar si hay conflictos y agregar eventos. Hay una opción de edición si tampoco quieres que lo haga; he hecho clic Continuar para mantenerlos a ambos. Ahora puede configurar su disponibilidad, que es cómo comienza a entrenar la IA para proteger su tiempo y ser útil.
Trabajo en Los Ángeles, pero muchas de las personas con las que trabajo están en Nueva York, Londres o Europa continental. Esto significa que debo configurar mi disponibilidad para tener en cuenta estas diferentes zonas horarias. Para hacer eso, cambio mis horas en días específicos. Los lunes y viernes trabajo en el horario de la costa este. Permito llamadas (muy) tempranas los jueves para acomodar las reuniones británicas y europeas, pero salgo bien y temprano. Los martes y miércoles los bloqueo por completo como días de escritura.
Programar esto solía ser una pesadilla, pero Calendly lo simplifica. Establecí estos diferentes parámetros y Calendly nunca muestra la disponibilidad en el momento o el día equivocado.
Pero ese es solo el primer paso. Una vez que termine la configuración inicial, puede ajustar aún más su disponibilidad haciendo clic en el Disponibilidad encabezado en el sitio de Calendly. Si tiene responsabilidades específicas que atender, es fácil modificar la disponibilidad por día de la semana y horas, en lugar de hacer una configuración general de lunes a viernes de 9 am a 5 pm, por ejemplo.
La última pregunta que te hace Calendly es cómo planeas usar el producto. Es opcional pero vale la pena hacerlo, ya que conduce a una experiencia más personalizada. Por ejemplo, algunas personas solo quieren usarlo para permitir que otros programen tiempo en su calendario. Otros pueden querer aprovechar las herramientas de CRM (más sobre eso más adelante). Elegí Independiente + Consultorluego hizo clic Finalizar.
Cómo programar un evento
Ahora está listo para comenzar a ser más granular con la funcionalidad de Calendly. si hiciste clic Independiente + Consultorla página se rellena previamente con una inicial Reunión de 30 minutos. Es posible que vea elementos adicionales en la página Tipos de eventos si selecciona una función diferente. Sin embargo, también puede hacer clic en Nuevo tipo de evento para más opciones, como Group, Collective o Round Robin.
Puede compartir su calendario con alguien copiando su URL de Calendly [i.e. Calendly.com/YOURNAMEHERE] y enviándolo en un mensaje de texto o correo electrónico. Una vez que hagan clic en él, verán su nombre e instrucciones sobre cómo agregar un evento a su calendario.
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Si creó más de un tipo de evento, es posible que desee simplificar las cosas y enviar un enlace al tipo de evento correcto. En este caso, haga clic en el Cuota en un tipo de evento (o haga clic en Copiar link) para ayudar a las personas a crear un tipo específico de evento en su calendario.
Desde tu enlace, aquellos que quieran reservar hora contigo tendrán acceso a tu calendario. Pueden seleccionar un día específico para abrir franjas horarias que usted mismo ha establecido para estar disponibles. Luego hacen clic en una hora y presionan Confirmar para reservar una reunión con usted.
Se les pedirá que proporcionen más información, como su nombre, correo electrónico y cualquier nota adicional que pueda ser necesaria. Incluso hay una opción para que agreguen invitados adicionales a la reunión. Una vez que todos los detalles están dentro, hacen clic en Programar evento. Aparecerá una pantalla de confirmación con todos los detalles de la reunión.
No tienes que hacer nada. La próxima vez que revise su calendario, verá que se programó una reunión (y se enviará un correo electrónico de confirmación a todas las partes involucradas en la reunión).
integraciones
Todo esto ha sido una configuración básica para que comiences a programar el correo electrónico. Sin embargo, si necesita más funciones, haga clic en el integraciones encabezado para encontrar una serie de otras opciones, incluidas las integraciones de aplicaciones de Firefox, Chrome y iPhone.
Por ejemplo, si necesita que Calendly inserte un enlace a su servicio de videoconferencia favorito automáticamente, existen integraciones para Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y más. También puede integrar su cuenta de Calendly con PayPal o Stripe, si cobra por las reuniones.
Una última recomendación
Las personas suelen utilizar el producto gratuito, pero las corporaciones están gastando cada vez más $25 por usuario, por mes, para agilizar las operaciones y ahorrar un tiempo precioso. Sigo usando el producto gratuito, pero estoy considerando una actualización, ya que Calendly hace mucho más que programar reuniones. La herramienta también ayuda con el flujo de trabajo, los seguimientos y más.
Y, en caso de que se lo pregunte, Calendly dice que sus datos están seguros(Se abre en una nueva ventana). Aloja todo en los centros de datos de EE. UU. proporcionados por Google y Amazon Web Services.
Entonces, ¿recomendaría Calendly? Sí. Odio reservar reuniones y Calendly ha sido fluido y simple. También me ha ayudado a recuperar una enorme cantidad de tiempo al permitir que la IA se encargue de mi programación. Eventualmente, por supuesto, me gustaría clonarme para que mi doble digital pueda manejar las reuniones por sí mismo.
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