Hace unos años, un lector me hizo una pregunta que no pude responder de inmediato. «Sé que cuando tiras una computadora vieja, se supone que debes hacer que la información personal que reside en el disco duro sea inaccesible para el mundo exterior», dijo. «Me preguntaba si este mismo problema surge cuando tiras una impresora vieja».

Es una buena pregunta. Ciertamente, debe desinfectar a fondo cualquier computadora que planee regalar o reciclar, asegurándose de que no quede nada de su información personal. Lo mismo es cierto cuando cambias o vendes un teléfono inteligente. ¿Podrían existir estas preocupaciones también para las impresoras? Para entender esta pregunta, recurrí a M. David Stone, editor colaborador de PCMag desde hace mucho tiempo para impresoras y escáneres.

¿Qué tipo de datos almacenan las impresoras?

«Primero, debe hacer una distinción entre los tipos de datos», dijo Stone. «Lo importante para la mayoría de las personas sería lo que imprime, envía por fax o copia. Llame a eso datos reales. La información menos importante serían direcciones de correo electrónico y números de fax almacenados. Llame a esa información de contacto».

Deténgase y piense por un momento en los datos más confidenciales que imprime, envía por fax o copia. ¿Declaraciones de impuestos? ¿Documentos legales? ¿Registros médicos? Algunas prácticas médicas prefieren la comunicación por fax, sobre la base de que es más seguro que el correo electrónico. Pero si la información confidencial se encuentra en la memoria del dispositivo todo en uno, eso está lejos de ser seguro.

«La única vez que la información almacenada en la impresora puede ser un problema es si la impresora tiene un disco interno o una memoria no volátil», continuó. «También dudo que haya alguno con memoria no volátil para datos reales, pero no puedo jurarlo. Hay algunos que pueden almacenar información de contacto en la memoria no volátil».

Cómo saber si su impresora almacena datos

Stone señaló que la presencia de ciertas funciones podría indicar la presencia de almacenamiento integrado en una impresora antigua. La impresión privada, donde la impresora retiene su documento hasta que usted indique que está físicamente presente para recibir la impresión, parecería requerir almacenamiento local, al igual que la capacidad de reimprimir un archivo que imprimió anteriormente. La capacidad de administrar y reordenar la cola de impresión a través de la página web integrada de la impresora es otra señal, al igual que la opción de retener o reenviar los faxes entrantes.

Si realmente desea verificar los datos confidenciales almacenados, Stone sugiere que desconecte su impresora anterior, déjela reposar por un tiempo y vuelva a enchufarla. ¿Sin almacenamiento local? Entonces es probable que los datos desaparezcan. «Tenga en cuenta que, en algunos casos, la impresora puede estar utilizando una memoria volátil con una batería de respaldo», agregó Stone. «Si es así, esto debería mencionarse en la guía del usuario». En ese caso, sugiere dejarlo desenchufado durante el tiempo que la guía del usuario indique que es demasiado.

¿Su impresora almacena su correo electrónico?

Stone advierte sobre un peligro de reciclaje electrónico que no había considerado. «Las impresoras multifunción que incluyen una función de correo electrónico directo (a diferencia de las que llaman a un cliente en su PC), por lo general, usted configura la información SMTP, incluida su contraseña, para que pueda enviar correos electrónicos desde el panel frontal de la impresora, él advirtió. «Si configuró eso, asegúrese de eliminar el correo electrónico y la contraseña antes de entregarle la impresora a otra persona».

También señaló que en estos días la mayoría de los modelos de impresoras caras que incluyen una unidad de disco tienen en cuenta la privacidad. «Casi todos los modelos nuevos incluyen una función de borrado de disco para retirar la impresora, y la mayoría incluye cifrado de disco, por lo que si saca el disco de la impresora no podrá leer la información almacenada en él», explicó.

¿Debería destruir físicamente una impresora vieja?

Si se deshace de una impresora vieja, probablemente se deba a que la impresora está rota o demasiado anticuada. Es poco probable que haya un disco duro adentro, pero si realmente estás desechando el dispositivo, puedes tomar algunas precauciones físicas. Ábralo, husmee, busque algo remotamente parecido a un disco duro. Si encuentra uno, extráigalo de la impresora, sáquelo a la calle y golpéelo con un martillo hasta que el interior suene bien. (¡Esto es muy satisfactorio!). Ahora puede enviar la impresora para reciclaje electrónico sin preocupaciones de privacidad.

Entonces, ¿es seguro tirar su vieja impresora?

Stone señala que las impresoras modernas pueden tener conexiones adicionales con sus otras aplicaciones, más que solo credenciales de correo electrónico almacenadas. Por ejemplo, pueden escanear o imprimir desde servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o DropBox. Antes de deshacerse de una impresora de este tipo, debe romper esas conexiones. Hacerlo puede implicar borrar un nombre de usuario y una contraseña almacenados en la impresora, o puede ser una cuestión de iniciar sesión en el servicio y cortar la conexión desde ese extremo.

Stone también señala que muchas de las principales marcas de impresoras le permiten asociar su impresora con una cuenta de empresa en línea. «Por ejemplo», dijo, «puedo configurar una cuenta de Epson que me permitirá imprimir desde cualquier parte del mundo». Señaló que no tiene que cancelar la cuenta, simplemente desvincularla de la impresora que sale. Después de todo, es posible que obtenga una nueva impresora de la misma empresa.

En cuanto a sacar el disco duro de una impresora y usarlo como un disco de hockey, sigue siendo una solución válida basada en hardware. «Es posible que algún día veamos una impresora con un SSD para almacenamiento en lugar de un disco duro», dijo, «pero aún no ha sucedido».

Es sorprendentemente fácil estar más seguro en línea