La mayoría de las personas podrían soportar ser más organizadas, especialmente aquellos de nosotros que trabajamos desde casa y/o dirigimos un negocio. Por suerte, todos tenemos acceso a Google Calendar. Es gratis, se puede sincronizar con otros calendarios y aplicaciones de productividad como Trello o Notion, y es relativamente fácil de usar. Vaya más allá de las listas de tareas escritas a mano; aquí le mostramos cómo usar Google Calendar para planificar su semana.

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Organiza tu semana

Muchas personas usan aplicaciones de calendario para realizar un seguimiento de las citas o las llamadas de Zoom. Eso está bien, pero hay mucho más que puedes hacer. Con la aplicación Calendario de Google como planificador, puede:

• Hacer listas de tareas digitales

• Crear eventos y tareas

• Artículos codificados por colores

• Configurar recordatorios

También puede agregar extensiones para expandir su funcionalidad. Algunas son estéticas, como las que te permiten poner una imagen de fondo(Se abre en una nueva ventana) o elija colores más allá de los estándares que proporciona Google para la codificación de colores. Otros pueden integrarse con aplicaciones de videoconferencia como Join.me(Se abre en una nueva ventana) y BlueJeans(Se abre en una nueva ventana).

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Crear listas de tareas, calendarios y categorías

Tareas de Google

Antes de crear tu horario, pregúntate qué haces habitualmente. Suena simple, pero escribir tareas regulares y elementos importantes, como reuniones, lo ayudará a tener una mejor idea de cómo administrar su tiempo. Puede comenzar creando una lista de tareas pendientes.

Katrina Oko-Odoi, gerente de marketing de contenido de la firma de CRM Copper, recomienda(Se abre en una nueva ventana) que las personas «piensen tanto a largo como a corto plazo. Registre los proyectos o tareas que deberá completar, incluso si no necesita hacerlos hoy o incluso esta semana. Para proyectos más grandes, trate de dividirlos en pasos procesables. Esto hará que sea más fácil trazar el tiempo en su calendario».

Puede hacer su lista usando otras aplicaciones de productividad vinculadas a Google Calendar, o simplemente usar Google Tasks(Se abre en una nueva ventana) para mantenerlo simple. Se puede acceder a las tareas desde cualquier aplicación de Google Workspace, como Drive, Calendar o Keep. Haga clic en el icono de marca de verificación azul en la barra de menú de la derecha para acceder a él.

Use Tareas para anotar una lista de las cosas que sabe que tendrá que hacer a lo largo de la semana sin ningún orden en particular. Una vez que haya terminado, haga clic y arrástrelos como nuevas tareas a días específicos en su calendario. Por ejemplo, si sabe que desea reservar tiempo para hacer ejercicio durante la semana, puede crear una tarea llamada «ejercicio» y luego arrastrarla hasta el día y la hora deseados.

Agrupe las tareas por lista para que sea más fácil realizar un seguimiento de ellas. Podría, por ejemplo, hacer una lista llamada «tareas» donde mantenga las tareas domésticas regulares, o «administración de la vida» para cosas como revisar el correo electrónico y programar citas. Si desea tener la libertad de agregar y organizar tareas desde cualquier lugar de su navegador, consulte extensiones como la aplicación Tasksboard para Chrome.(Se abre en una nueva ventana).

Google Calendar también le permite crear calendarios separados para diferentes aspectos de su vida. Puede tener un calendario para el trabajo y otro para eventos personales, con tareas relevantes para cada categoría. Si usa su calendario principalmente para el trabajo, intente crear un calendario para reuniones importantes, uno para fechas límite de proyectos y otro para eventos laborales para mantener su vida laboral más organizada. Los calendarios específicos se pueden activar y desactivar desde la barra lateral izquierda.

Para crear un nuevo calendario, haga clic en el signo más (+) junto a la sección Otro calendario en la esquina inferior izquierda, luego elija Crear un nuevo calendario. Agregue un nombre para el calendario, escriba una descripción y asigne un propietario (si varias personas usan la misma cuenta de Google).

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Agregar a su calendario

Agregar nuevas tareas, eventos o recordatorios a su calendario es fácil. Haga clic y arrastre el día específico en el que desea agregar algo y aparecerá un nuevo cuadro donde puede completar los detalles. O simplemente haga clic en el Crear junto al gran signo más en la esquina superior izquierda.

Si desea configurar una tarea para que se repita, haga clic en la hora de esa tarea donde dice no repite. Se abrirá un menú desplegable con una variedad de opciones que puede elegir para repetir la tarea. Dependiendo del elemento pendiente, puede configurarlo para que se repita diariamente, semanalmente, mensualmente o en un día específico de la semana. Puede establecer un tiempo para su tarea de ejercicio, y aparecerá cada semana en el futuro.

Codificar por colores su horario puede parecer innecesario, pero ayuda a mantener las cosas en orden para que no se vuelva abrumador. Cuando crea una nueva tarea o evento, verá un icono de color circular que por defecto es azul. Haz clic para cambiar el color que aparece en tu calendario.

¿No te gustan las opciones que ves? Si tienes la extensión para colores adicionales(Se abre en una nueva ventana) instalado, haga clic en el ícono más en el cuadro de color e inserte un valor hexadecimal del selector de color de Google(Se abre en una nueva ventana).

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Mejores prácticas para la planificación semanal

Al completar su horario, Oko-Odoi recomienda agregar primero «no negociables». Estas son citas, reuniones y otros eventos que tienen que tener lugar en un día y hora específicos. Luego puede completar otros puntos importantes de su lista de tareas pendientes, extrayéndolos de Google Tasks o cualquier otra aplicación o extensión conectada.

Comience con los elementos más importantes, reservando suficiente tiempo para que no se apresure ni se sienta abrumado con demasiadas tareas en un día. Si está trabajando en algo particularmente denso, intente dividirlo en bloques de tiempo durante varios días. Experimente con ambos tipos de bloqueo de tiempo para tener una idea de lo que le gusta, luego ejecútelo.

La YouTuber de productividad Jules Acree, por ejemplo, tiene ciertos días marcados como «días de papa» en su calendario, mientras que otros están etiquetados como «días de creación». En los «días de la patata», Acree se encarga de las tareas de edición y otras tareas pendientes que no requieren estar frente a la cámara o lucir elegante. Los días de creación son para filmar videos y/o tomar reuniones.

Para crear etiquetas como las que ella tiene para cada día, simplemente agregue un evento que dure todo el día a su calendario y etiquételo como tal. Acree también codifica con colores los plazos en amarillo brillante para que se destaquen, lo que es particularmente útil para los trabajadores autónomos que asignan su propio horario de trabajo. Si quieres verla desglosar más su filosofía organizacional, mira el video de arriba.

Asegúrese de construir a tiempo para los descansos. Trabajar durante cinco horas seguidas puede verse bien en el papel, pero estarás agotado al final si no te tomas un momento para dar un paso atrás de vez en cuando. La función de recordatorios es útil aquí: si usted es el tipo de persona que se deja atrapar por su trabajo, intente programar recordatorios de descansos para estirarse durante su día de trabajo.

Programe bloques de tiempo para las llamadas, incluidos unos minutos para prepararse de antemano. De esa manera, puede descomprimirse entre tareas y concentrarse completamente cuando sea el momento de saltar a esa llamada de Zoom. Puede llamar a estos bloques algo así como «tiempo de preparación» y codificarlos con colores de manera diferente al resto.

Finalmente, a veces las cosas surgen de la nada. Cuando eso sucede, necesitas tiempo para lidiar con eso. Trate de reservar tiempo en caso de que reciba una llamada inesperada o tenga que saltar a una tarea no planificada. Haz eso, y todavía tendrás el tiempo y el espacio para poner tus principales tareas pendientes en la lata.

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Pruébalo por ti mismo

Cuanto más uses Google Calendar, más fácil será organizar tu semana. Aprender los entresijos, como atajos de teclas de acceso rápido(Se abre en una nueva ventana), ayudará a que la planificación de sus días sea intuitiva y sencilla. En resumen, los conceptos básicos para planificar su semana con Google Calendar son:

• Enumere sus tareas y descubra cuáles son recurrentes

• Categorizar esas tareas

• Crear calendarios para esas categorías

• Rellena esos calendarios con tus tareas

• Código de color de artículos por categoría

Si no está seguro de que este sistema sea para usted, pruébelo durante una semana para averiguarlo. Abra Google Calendar, cambie a la vista de semana y salte a la semana siguiente. Es posible que también necesite ayuda adicional para eliminar las distracciones, evitar la procrastinación y prevenir la fatiga para mantener la productividad.

Complete su horario semanal planificado y vea lo fácil que es cumplir con su plan. Para obtener más información, consulta estos consejos sobre Calendario y la propia guía de Google.(Se abre en una nueva ventana).