Organícese: cómo mejorar la comunicación para una mejor gestión de proyectos

Durante cualquier proyecto, es fundamental saber cómo comunicarse, así como cuándo utilizar un servicio de gestión de proyectos para la comunicación. La comunicación con todas las partes interesadas es el factor más importante para el éxito de la gestión de proyectos, según un informe del Project Management Institute. Con demasiada frecuencia, las malas comunicaciones son la causa de otros problemas que desvían un proyecto o lo hunden por completo.

¿Qué significa una comunicación clara, abierta y eficaz en términos de gestión de proyectos y cómo se hace? La columna Organízate de la semana pasada analizó cómo comenzar a administrar un proyecto. Los puntos clave fueron definir el proyecto (y asegurarse de que es un proyecto en lugar de solo un trabajo en curso) y sus requisitos, alcance, entregables, hitos y actores, incluidas las partes interesadas. Si aún no lo ha leído, le recomiendo que lo haga antes de abordar este artículo.

Cómo afecta la mala comunicación a la gestión de proyectos

Los tres principales problemas que impiden que un proyecto tenga éxito son los cambios en el alcance, la mala estimación en la fase de planificación y las metas y objetivos mal definidos, según una encuesta de PricewaterhouseCooper. Pero Jason Westland, director ejecutivo de ProjectManager.com, ve todos esos problemas que surgen de una raíz diferente: la mala comunicación.

«Si un gerente de proyecto no tiene el alcance definido o si los jugadores no conocen la línea de tiempo, las cosas se desmoronan o lo que se entrega no cumple con los requisitos», dijo Westland cuando hablé con él recientemente sobre las mejores prácticas de gestión de proyectos. .

Organizarse

Westland, quien también escribió El ciclo de vida de la gestión de proyectosagregó: «Lo que generalmente sucede es que el gerente del proyecto no tiene un control real sobre el alcance del proyecto. El equipo realmente no sabe lo que está entregando. Nadie sabe realmente cuáles son las fechas de finalización de los hitos o los entregables clave son. Y a lo largo del proyecto, nadie los mantiene informados sobre la visión general, la razón por la que lo están haciendo. Y las cosas simplemente fallan «.

Westland creció en Nueva Zelanda. Compartió conmigo una analogía entre pastorear ovejas en el terreno de su patria y gestionar un proyecto.

Imagine un niño que tiene que mover 300 ovejas de un potrero a otro usando nada más que unos pocos perros. “Estás en comunicación constante con tus perros a través de un silbato”, dijo. «Los perros se mueven constantemente para dividirse en grupos [of sheep] o fusionar grupos «. El trabajo puede parecer difícil de manejar para un niño y algunos sabuesos, pero si nunca hay una interrupción en la comunicación, y el niño sigue recordándose a sí mismo su objetivo, se puede hacer.

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Durante la reunión inicial de un proyecto, todos los jugadores que trabajarán en el proyecto deben salir de la reunión con una descripción clara de lo que comprenderá el proyecto final. En otras palabras, todos deben no solo tener una visión, sino también detalles escritos.

Imagina un proyecto que tarda un año en completarse. Unos meses después del proyecto, es muy posible que la visión en la mente de alguien se haya transformado un poco desde el primer día. El gerente del proyecto debe recordarles a todos la descripción del proyecto final, y debe hacerlo con frecuencia. Este tipo de comunicación de la visión puede ocurrir durante una reunión programada regularmente (más sobre esto en un momento), o invitando al cliente del proyecto de vez en cuando para recordarle al equipo en qué están trabajando.

Además, todos los miembros del equipo del proyecto son responsables de comunicar cuando una tarea o una serie de tareas se desvían del próximo entregable o de la descripción final del proyecto. Cuando surge una tarea que no está dentro del alcance, los trabajadores deben hablar y los gerentes de proyecto deben escuchar. La comunicación es una calle de doble sentido. De manera similar, si un equipo cree que no cumplirá con una fecha límite, debe informar al gerente del proyecto cuando esté en peligro, no después de que sea demasiado tarde. Un director de proyecto que escucha comunicaciones de este tipo puede tomar decisiones en consecuencia. Y, como habrás adivinado, el director del proyecto debe informar al equipo sobre los cambios que se realicen y solicitar comentarios.

Preste atención a los detalles finos

Además de volver a la visión con frecuencia y mantener el alcance bajo control, los gerentes de proyecto deben conocer cada detalle. «Durante el proyecto, es realmente importante que el gerente del proyecto esté completamente al tanto de cada tarea y cuál es el estado de esa tarea», dijo Westland.

Los proyectos pueden tener fácilmente miles de tareas, lo cual es mucha información para que la recuerde cualquier gerente de proyecto. Es por esa misma razón que un servicio de gestión de proyectos es tan valioso. Dos ejemplos son Zoho Projects (Visit Site at Zoho Projects) y Teamwork Projects (Visit Site at Zoho Projects), aunque existen decenas en el mercado para equipos de varios tamaños y complejidad.

Cuando los equipos usan plataformas de gestión de proyectos, todas las tareas se registran en el sistema y son visibles para todos los que necesitan verlas (o, a veces, son visibles para todos, según la herramienta). Cada tarea tiene un responsable y una fecha de vencimiento. Por lo general, también hay información adicional que describe si la tarea aún no está en el plato de nadie, actualmente activa o completada. Algunas plataformas monitorean con mayor detalle el nivel porcentual de finalización de cada tarea. Por lo tanto, un gerente de proyecto puede verificar una tarea en cualquier momento para ver su estado sin tener que caminar hasta el escritorio de alguien, tocarle el hombro a esa persona y preguntar. Cambia por completo la naturaleza de la comunicación.

Las herramientas de gestión de proyectos centralizan la información y dan acceso a todos a ella. Al final, la documentación es solo otra forma de comunicación.

Peter Clarkson, director de Maestro Development, que crea la plataforma de gestión de proyectos Maestro Project Office, es un exdirector de proyectos que ha gestionado miles de proyectos. «Hice muchas auditorías de malos proyectos. Era conocido como un artista de rescate», me dijo. «Invariablemente, [the project’s problem] ligado a la falta de metodología, y la falta de saber lo que pasó en el proyecto: no documentar las reuniones, los problemas, las acciones «.

Cuando Clarkson describe su día como gerente de proyectos, se hace evidente la importancia de la comunicación y que el gerente de proyectos esté conectado a cada parte de la comunicación. «Como gerente de proyectos, siempre dije que era un vago porque nunca me asigné nada a mí mismo», dijo. «Todo lo que hice fue caminar y hablar con la gente, o leer informes, o verificar en la base de datos sobre problemas que se estaban gestando y registrando, pero nadie estaba haciendo nada al respecto. Leía las actas de varias reuniones que no ‘ en realidad voy a «. Dijo que pasaba fácilmente un tercio de su jornada laboral en cualquier herramienta de gestión de proyectos y base de datos que estuvieran usando los equipos.

Seguir teniendo reuniones

La mayoría de los proyectos y equipos de proyectos dependen de las reuniones hasta cierto punto. Como explica Westland, «Antes de las herramientas en línea, los gerentes de proyecto solían realizar una reunión semanal en la que todos simplemente indicaban en qué tareas estaban trabajando, qué tareas habían completado y el estado de otros entregables o tareas». Pero con una plataforma de gestión de proyectos en el lugar, donde toda esta información se registra y se hace visible, ¿sigue siendo útil tener reuniones?

Actualmente, si. Si bien la comunicación mejora considerablemente con las herramientas en línea, las reuniones siguen siendo beneficiosas. «No es que todavía no tengas stand-ups; es solo que el propósito cambia. En lugar de un stand-up semanal basado en tareas, puede convertirse en una reunión quincenal en la que el gerente del proyecto reafirma la visión y se asegura de que todos sabe a dónde deben ir, o trae al cliente para hablar sobre la razón por la que se está entregando el proyecto. Se convierte más en una sesión de estrategia que en una sesión de ejecución «, dijo Westland.

Plan para autopsias

La comunicación es clave para el éxito de cada proyecto, no solo en la fase de planificación y la reunión inicial, sino también a lo largo del proyecto, e incluso después de que haya finalizado. Las reuniones post mórtem brindan a los miembros del equipo una última oportunidad para comunicar lo que salió bien y lo que salió mal en un proyecto.

Los miembros del equipo deben ser honestos y abiertos con sus comentarios, pero igual de importante, el gerente del proyecto debe escuchar los comentarios, registrarlos y consultarlos la próxima vez que surja un proyecto similar.

Las plataformas de gestión de proyectos también pueden ser una gran fuente de material de referencia después de que finaliza un proyecto. La mayoría de los equipos se benefician al revisar los informes y el historial de su proyecto para tener una mejor idea de lo que sucedió cuando algo salió mal.

Para obtener más sugerencias sobre cómo aprovechar al máximo los dos servicios de administración de proyectos Editors’ Choice de PCMag, puede leer 7 formas de simplificar la administración de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 funciones de Zoho Projects para organizar su negocio.

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