Organícese: cómo colaborar en Microsoft Office en 5 sencillos pasos

La característica nueva más importante de Microsoft Office 2016 (en Amazon) es que permite la edición colaborativa en tiempo real. Permitir que más de una persona trabaje en un archivo al mismo tiempo y que todas las partes vean los cambios a medida que los colaboradores los hacen ha sido durante mucho tiempo un punto de venta de las suites ofimáticas rivales, a saber, Google Drive con sus Documentos, Hojas de cálculo y otros en línea. aplicaciones de productividad La coautoría en vivo en Office es una adición bienvenida, aunque vencida, a las aplicaciones de Office. El uso de las funciones de edición colaborativa requiere un poco de configuración y algunos conocimientos. Estos cinco pasos le ayudarán a empezar.

1. Revisa tu nombre

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¿Cómo sabrán las personas quién es usted cuando inicie sesión en sus archivos y comience a editarlos? Abra una aplicación, como Word o Excel, y vaya a Archivo> Opciones, y luego en la pestaña General verá un encabezado llamado «Personalice su copia de Microsoft Office». Los usuarios de Mac encontrarán esta opción en Preferencias > Usuario. Aquí puede actualizar su nombre, iniciales y otra información de identificación. Es probable que vea algunos detalles ya completados según su cuenta de Microsoft, o cualquier información que haya proporcionado el administrador de su cuenta corporativa.

Organizarse

En cualquier caso, actualizar el nombre y las iniciales es útil si las personas te conocen por algo diferente a tu nombre legal o al nombre ingresado. Elegir iniciales identificables también ayuda, si comparte un conjunto de iniciales con sus colaboradores. Por ejemplo, cambié mis iniciales muy comunes, JD, a JED.

2. Guardar archivos en la nube

Nadie puede trabajar contigo en un archivo si el archivo no está guardado en un espacio compartido. Le resultará más fácil realizar un seguimiento de sus archivos si los guarda en un espacio compartido desde el primer momento, en lugar de esperar a que Office 2016 le pida que haga una copia en un espacio compartido (lo que hará cada vez que intente compartir un archivo guardado localmente).

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Vaya a Archivo > Guardar como y elija una ubicación en OneDrive (los usuarios domésticos elegirán esta primera opción), OneDrive para empresas o SharePoint.

3. Invitar a colaboradores

Para invitar a colaboradores, necesitará el menú Opciones para compartir, que se encuentra en la esquina superior derecha. Busque el icono de «persona con signo más». Desde aquí, puedes elegir «Invitar personas».

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Invitar a personas abre un cuadro justo en la misma ventana donde ingresa las direcciones de correo electrónico, agrega un mensaje opcional y comparte el archivo por correo electrónico. En la versión Mac de Office 2016 para Mac (en Amazon), el botón Compartir también ofrece la opción Copiar enlace y Enviar archivo adjunto, que los usuarios de Windows pueden encontrar en el panel Archivo> Compartir. En la parte inferior del panel Compartir hay una opción «Obtener un enlace para compartir», que copia un enlace al archivo en su portapapeles, que puede pegar en cualquier plataforma de comunicación o colaboración que desee.

4. Cuando no aparezcan las ediciones en tiempo real, actualice para ver los cambios

Si usted y todos sus colaboradores usan la misma ubicación de OneDrive (en Amazon) para empresas o SharePoint para guardar archivos, y todos usan la misma versión de Office 2016, debería poder ver los cambios en su archivo a medida que ocurren, con cada tipeo de la persona marcado por un color y un conjunto identificativo de iniciales o una imagen.

Pero, si sus colaboradores acceden al archivo que ha compartido de una manera diferente, como a través de la versión en línea de Word, como lo hizo mi colaborador durante la prueba, es posible que no vea los cambios en tiempo real. Tuve que actualizar manualmente o actualizar mi archivo.

En la parte inferior de la ventana, busque una línea que diga «actualizaciones disponibles».

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Actualice el documento haciendo clic en ese texto y aparecerán los cambios de sus colaboradores.

5. Bloquear contenido para evitar cambios

A veces invitas a colaboradores a que te ayuden a editar un documento, pero hay algún contenido que no deberían cambiar. Puede bloquearlo con la herramienta Bloquear autores, que no tiene un nombre tan intuitivo. Parece que revocará los privilegios de edición, cuando en realidad simplemente bloquea el contenido que seleccione para que no se edite.

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Resalte el contenido que desea bloquear. Vaya a Revisar > Bloquear autores. La sección resaltada ahora tendrá un icono junto a ella que indica que nadie más que usted puede cambiarla.

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