Cómo no abrumarse con Slack en el nuevo mundo del trabajo desde casa

La aplicación de mensajería comercial de Slack hace que la comunicación del equipo sea más fácil que usar el correo electrónico. La nueva actualización de la interfaz, que comienza a introducirse hoy para escritorios y aplicaciones web, mejora su capacidad para convertirlo en un espacio de trabajo limpio y organizado. Por ejemplo, el botón de redacción universal le brinda la capacidad de escribir y editar un mensaje en una ventana grande, y solo cuando haya terminado, elija dónde publicarlo. Otro cambio le permitirá organizar la barra lateral del canal mucho mejor que antes.

Según Ilan Frank, vicepresidente de productos empresariales de Slack, los cambios ayudan a quienes son nuevos en Slack, y especialmente a las personas sin programación ni desarrollo técnico, a comprender cómo usar la herramienta con mayor facilidad. Si no ve una actualización inmediata de su interfaz de Slack con la nueva interfaz, sepa que estará disponible pronto. La implementación se llevará a cabo en fases durante las próximas semanas. La interfaz móvil se actualizará más tarde, dijo Frank.

Las mejoras, combinadas con varios trucos y cambios existentes que puede realizar en su cuenta de Slack, le permiten crear una interfaz organizada que es más eficiente que la predeterminada. Prueba estos consejos para limpiar Slack. Le facilitará la comunicación con sus colegas y le permitirá realizar un seguimiento de la información importante.

El cambio que más veo en la nueva interfaz son las secciones de la barra lateral del canal. Esta característica le permite crear grupos de canales y mensajes en vivo y nombrar el conjunto como desee. Por ejemplo, puede crear una sección para su equipo, departamento o proyecto y reunir todas las conversaciones relevantes.

Una vez que tenga una nueva actualización de Slack, puede crear una sección yendo al encabezado Canales en la barra lateral izquierda y haciendo clic en los tres puntos. Elija Crear nueva sección. Introduzca un nombre de sección o seleccione uno de los nombres sugeridos. Opcionalmente, también puede colocar un emoticón de su elección junto al nombre de la sección. Haz clic en Crear y listo.

Además de organizar canales y mensajes mediante secciones, también puede reducir la cantidad de elementos que ve en la barra lateral. Una forma es con las estrellas. Agrega una estrella a los canales y mensajes instantáneos que usas con más frecuencia. Como resultado, se encuentran en la parte superior bajo el encabezado Asterisco, lo que le permite concentrarse en esta lista seleccionada.

Configuración de la barra lateral en Slack

Si su cuenta de Slack está muy saturada, también considere cambiar su configuración para mostrar solo mensajes destacados y no leídos. Vaya a Preferencias> Barra lateral> Configuración de la barra lateral> Apariencia y seleccione Conversaciones no leídas y destacadas.

2. Haz que los mensajes de Slack sean más compactos

Dos configuraciones reforzarán su interfaz de Slack para que sea más eficiente.

Vaya a Preferencias> Noticias y medios:

    En la sección Tema, seleccione Compacto, seleccione Mostrar solo nombres a la derecha debajo de él

Configuración de visualización en Slack

Juntas, estas configuraciones eliminan caracteres redundantes, imágenes de íconos y espacios de Slack. Te permiten ver mucha información sin desplazarte demasiado. Si te gusta depende de ti y siempre puedes volver a cambiarlo. Vale la pena intentarlo si desea que su espacio de Slack se vea más ordenado y menos ocupado.

3. Elimina el desorden en la imagen

Si su principal queja sobre Slack es que sus colegas publican demasiados gifs animados, emoticonos y enlaces con enormes imágenes de vista previa, puede eliminarlos fácilmente de su vista. Vaya a Preferencias> Noticias y medios. En la parte inferior hay casillas de verificación que le permiten ocultar diferentes tipos de imágenes.

Si desea una experiencia de Slack clara y perfecta, configúrelos de la siguiente manera:

Configuración de emoticonos en Slack

4. Personaliza tu notificación

Demasiadas notificaciones convertirán a todos en ruido. Personaliza las notificaciones que recibes en Slack en tres pasos.

Primero, silencie todos los canales donde la mayoría de los mensajes nuevos no son importantes. Navegue hasta el canal, haga clic en el ícono de ajustes al lado de la barra de búsqueda y seleccione la opción para silenciar ese canal.

Silenciar canales en Slack

En segundo lugar, cambie sus preferencias de notificación a Mensajes directos, Menciones y palabras clave o Nada. Si selecciona Nada, verá insignias que indican nuevos mensajes, pero no recibirá notificaciones de sonido u otras notificaciones en la pantalla.

Configuración de alertas en Slack

En tercer lugar, presta atención a las dos últimas opciones que aparecen en este apartado de tus preferencias: Notificarme las respuestas a los hilos que sigo y Usar diferentes configuraciones para dispositivos móviles. Dependiendo de cómo usted y sus compañeros de equipo usen las conversaciones en cadena, es posible que desee seleccionar la opción para recibir notificaciones de cadena. Cuando se trata de opciones de dispositivos móviles, elegir diferentes ajustes preestablecidos en su teléfono puede ayudarlo a mantenerse enfocado. La próxima vez que necesite trabajar sin interrupción, cierre Slack Desktop y cierre sesión en la aplicación web, pero mantenga su teléfono cerca para recibir alertas importantes de Slack.

5. Use prefijos para agrupar canales similares no utilizados

Este es un truco que veo a menudo en las cuentas de Slack: crear prefijos para los canales que deben agruparse. Por ejemplo, todos los canales que utilizará exclusivamente el equipo de ventas pueden tener el prefijo «ventas-«. De esta forma, puede tener # contactos de ventas, # consejos de ventas, # ganancias de ventas, etc. Los canales que son solo para divertirse pueden tener el prefijo «fun-» o «watercooler-«.

Canales flojos

El uso de prefijos hará que los canales similares se agrupen automáticamente, tanto en la barra lateral como en la lista completa de canales, siempre que necesites explorarlos. Si bien la nueva función de sección le permite organizar canales y noticias de una manera única para usted, los prefijos ayudan cada El miembro del equipo examina y encuentra los canales que son más relevantes para él.

Cuando les haga a sus compañeros de equipo una pregunta estilo encuesta, como «¿A qué hora pueden reunirse todos esta tarde?», use la aplicación de votación. Es mucho más fácil y claro leer las respuestas a la encuesta que hojear la avalancha de comentarios.

abreviaturas flojas

Si tiene una nueva interfaz, busque el ícono de flash que ahora aparece junto al cuadro de escritura para obtener acceso rápido a herramientas y aplicaciones, como la aplicación de votación. Polly for Slack es una de las aplicaciones más conocidas para encuestas y sondeos. Instálelo como un complemento de Slack, luego selecciónelo desde el ícono de flash o use el comando de barra inclinada escribiendo «/ polly» cada vez que desee crear una encuesta.

Votar en Slack

Una forma aún más efectiva de realizar una encuesta rápida es con este simple truco: escriba su pregunta y proporcione posibles respuestas con reactji. Sus compañeros de equipo encontrarán que deben agregar reacciones apropiadas a la pregunta para mostrar su preferencia. Para las opciones de consulta que no tienen iconos coincidentes obvios, utilice reacciones numéricas o puntos de colores. Los resultados son ajustados, claros y fáciles de leer.

7. Crea una etiqueta de fibra

Los hilos de noticias son fantásticos para mantener Slack organizado, pero solo si los usa de una manera que se adapte a su equipo. Un hilo de mensajes es una conversación que se desarrolla desde el canal principal hasta la barra lateral. Las personas pueden iniciar sesión o no unirse a la conversación. En el hilo, puede tener una conversación detallada con sus compañeros de equipo sobre un tema sin interrupción.

Sin embargo, cuando hay demasiados hilos, es difícil buscar en el canal y ponerse al día con todo lo que ha sucedido últimamente. Por lo tanto, debe encontrar el equilibrio adecuado entre el uso de hilo y etiqueta. No hay una regla para hacer esto.

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Solía ​​trabajar con un equipo que agregaba emoticonos de hilos al final de cualquier mensaje que quisieran desviar del canal principal. Con el tiempo, todos adoptamos reglas informales sobre cuándo poner mensajes y todos parecían felices de seguirlas.

Agrega tus propios emoticonos en Slack

Propina: Para agregar su propio emoticón, como un carrete de hilo, haga clic en su espacio de trabajo en la parte superior izquierda, seleccione Personalizar Slack y cargue una imagen de su elección desde la pestaña Emoji. Tenga en cuenta que los administradores pueden restringir quién puede agregar sus propios emoticonos.

Si está buscando un pinchazo más avanzado, es posible que también desee aprender a construir un zapato débil.

8. Organiza tus pensamientos usando formato

Slack no siempre ha sido compatible con el formato RTF, pero lo ha sido durante varios meses. Esto significa que puede agregar negrita, cursiva, viñetas, guiones bajos, etc. sin tener que saber cómo codificar.

El formato pequeño ayuda a las personas a leer su mensaje y absorber rápidamente la información correcta. Cuando todos pueden escanear sus canales y ver de un vistazo lo que es importante, la comunicación es clara y todos se mantienen productivos.

formato flojo

Incluso si no hay un botón para ello, los saltos de línea son otra opción de formato que facilita la lectura de mensajes largos. Use shift + return para crear un salto de línea. (Si presiona regresar sin Mayús, su mensaje se envía en lugar de crear un salto de línea).

9. Crea alertas automáticas

Una notificación automática en Slack es una notificación que recibe automáticamente cuando ocurre una acción. Por ejemplo, puede crear una alerta cuando alguien complete el formulario web de su empresa. Algunas ideas más: puede recibir una notificación cada vez que se cierra una venta en su tienda en línea, cada vez que aparece un nuevo comentario en su sitio o cuando alguien de su equipo abre o cierra un problema en Github.

Hay varias formas de configurar y controlar las notificaciones automáticas. La más fácil es a través de la integración de Slack con otras herramientas en el directorio de la aplicación. Por ejemplo, conecte Slack a Freshdesk y podrá recibir notificaciones de los tickets de soporte enviados a su equipo.

Otra forma es usar Slack Incoming Webhooks, que requiere un poco de conocimiento técnico, pero le permite recibir notificaciones de actividades que pueden estar fuera de Slack. La última opción es utilizar una herramienta de automatización de terceros como IFTTT, Workato o Zapier. Estos servicios le permiten vincular aplicaciones entre sí y, en el caso de Slack, puede vincular la aplicación incluso si Slack no la admite de forma nativa. Las herramientas de automatización también pueden brindarle más opciones para personalizar las alertas.

Señal versus ruido

Slack ha prometido ayudar a solucionar algunos de los problemas de ruido de señal que son inherentes al correo electrónico. También prometió darle a la gente una forma de comunicación más divertida. Se ha convertido en una aplicación que suele tener éxito en ambas áreas, pero gracias a eso se ha convertido en una bestia diferente que puede resultar torpe. Al borrar la interfaz de Slack, puede reducir significativamente el ruido y crear un espacio más enfocado para la comunicación.

Si todo lo demás falla, siempre puedes saltar del barco mirando estas 17 alternativas a Slack. Si está decidido a perseverar con la aplicación, asegúrese de aprender más consejos y trucos para Slack.

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