Si alguna vez ha intentado editar un archivo de documento portátil o PDF, es casi seguro que ha descubierto que es mucho más problemático que editar un documento de Microsoft Office. Eso es porque el formato PDF nunca fue diseñado para ser editado. Cuando Adobe introdujo la especificación de PDF en 1993, la idea general era que pudiera trabajar con documentos PDF en la pantalla de la misma manera que trabajaba con documentos en papel. Se suponía que un PDF era una copia impresa virtual, el equivalente en pantalla de una copia impresa. Como cualquier copia impresa, no estaba destinada a ser cambiada.
No pasó mucho tiempo antes de que los usuarios quisieran corregir errores tipográficos, reemplazar logotipos de productos antiguos por otros nuevos e incluso cambiar fuentes y diseños en sus archivos PDF. Por lo tanto, los fabricantes de software de productividad comenzaron a proporcionar herramientas de edición de PDF. Incluso con estas herramientas, aún no puede editar un PDF con la misma facilidad y flexibilidad que, por ejemplo, un documento de Word o Google Doc, y probablemente nunca lo hará. Sin embargo, no te preocupes. Tú lata edita PDFs, y te decimos cómo.
Pero primero, es útil comprender los desafíos a los que se enfrenta.
Resumen
¿Por qué los archivos PDF son tan difíciles de editar?
El formato PDF se ideó antes de que todos comenzaran a usar navegadores web y se basa en la página impresa. Eso significa que no puede agregar unas pocas líneas de texto en el medio de una página, por ejemplo, y hacer que el texto restante fluya sin problemas en la página dos, como puede hacerlo en un procesador de textos. En su lugar, debe cambiar el tamaño de las fuentes en la página uno o cambiar el tamaño del cuadro que contiene el texto. Si desea agregar más texto del que cabe en la página, ofrecemos algunos consejos en una sección posterior, pero no espere resultados perfectos.
Si bien muchas aplicaciones se llaman a sí mismas editores de PDF, en realidad no pueden editar el texto y los gráficos en un archivo PDF. Solo le permiten agregar comentarios al archivo PDF, ya sea notas de estilo Post-It en recuadros o líneas y cuadros de texto que aparecen en una capa sobre el contenido real del PDF. Cuando agrega un comentario a un PDF, es similar a colocar una hoja de papel debajo de un panel de vidrio y escribir comentarios en el vidrio. No puede realizar cambios permanentes en el texto, como eliminar datos confidenciales, y cualquier persona que use un visor de PDF gratuito como Adobe Acrobat Reader o la Vista previa en macOS puede cambiar o eliminar los comentarios que realice. Con eso en mente, detallamos una forma indirecta de convertir comentarios permanentemente en un archivo PDF al final de este artículo.
Un verdadero editor de PDF le permite cambiar, mover, eliminar y agregar contenido real al PDF, de una manera que no permitirá que nadie más cambie sus ediciones a menos que también usen un verdadero editor de PDF. Puede usar uno de alto precio como Adobe Acrobat DC ($ 12.99 por mes), con características únicas para hacer coincidir fuentes en imágenes escaneadas, pero para muchos propósitos, puede obtener buenos resultados con editores menos costosos como EaseUS PDF Editor, PDF – Xchange Editor (Windows), PDFPen de Nitro (macOS) o Wondershare PDFelement 8 (macOS o Windows). Las técnicas básicas son las mismas en todos los editores de PDF.
También puede encontrar muchos sitios web que le permiten cargar sus archivos PDF y editarlos en su navegador sin pagar nada. Tal vez no le importe la seguridad tanto como a mí, pero no estoy listo para subir mis documentos a sitios web de los que no sé nada y que misteriosamente ofrecen servicios gratuitos a cambio de recolectar mis datos.
Edición de un PDF con Acrobat DC
Adobe Acrobat DC, el último editor de PDF, ofrece una interfaz espaciosa con controles optimizados para editar texto e imágenes.
Con su PDF abierto en la ventana de Acrobat, seleccione Editar PDF en el menú Herramientas. Luego aparecen cuadros azules alrededor de cada elemento del PDF: texto o gráficos. Para corregir un error en el texto, simplemente haga clic en el cuadro de texto y comience a escribir. A continuación se muestra un ejemplo del uso de Acrobat DC para cambiar el texto de un encabezado.
Los mismos principios básicos se aplican en aplicaciones más económicas como PDF-XChange Editor ($ 46,50).
Con el PDF abierto en la aplicación, haga clic en Editar en la barra de herramientas Inicio, luego seleccione el tipo de contenido que desea editar, ya sea todo el contenido de la página, texto, imágenes o formas.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve reemplazar o modificar imágenes en un PDF usando PDF-XChange Editor.
Observe que la opción predeterminada le permite editar elementos de texto como bloques. Si desactiva esta configuración, la aplicación solo le permitirá modificar bloques de unas pocas palabras, y puede terminar con un espacio de apariencia extraña entre las palabras.
Simplemente haga clic en el texto y realice sus cambios. Desde el ícono de ajustes en la parte inferior izquierda, puede seleccionar Panel de propiedades para obtener un menú con opciones para fuentes y alineación de párrafos, pero no encontrará los controles de ajuste fino que ofrece Acrobat.
Un problema sutil con este tipo de edición tiene que ver con las fuentes. Si la fuente utilizada en el PDF original no está instalada en su sistema, el editor de PDF puede usar una fuente diferente cuando inserte o cambie el texto. Acrobat DC es lo suficientemente inteligente como para usar una fuente similar, pero un lector perspicaz notará la diferencia, quizás notando el hecho de que cambió el PDF original.
La mayoría de los otros editores de PDF hacen un peor trabajo en la coincidencia de fuentes, y muchos ni siquiera se molestan en intentar hacer coincidir la fuente circundante al insertar texto. La única aplicación que encontré que hizo un trabajo perfecto de combinación de fuentes fue PDF Expert de macOS (e iOS) ($ 79.99). Cuando inserté texto en un PDF, la aplicación usó la fuente ya incrustada en el archivo PDF, por lo que el resultado parece perfecto y es imposible detectar mis cambios.
Los únicos editores de PDF basados en Windows que encontré que se acercaron al PDF Expert exclusivo de Apple son EaseUS PDF Editor ($ 79) y PDFelement 8 ($ 69.99). Al igual que PDF Expert, estas dos aplicaciones intentan usar la fuente ya incrustada en el PDF cuando cambia o inserta texto, pero en al menos un PDF que probé, cuando intenté insertar texto entre palabras en minúsculas ordinarias, ambas aplicaciones formatearon el texto agregado en minúsculas y no proporcionó opciones de menú que me permitieran elegir minúsculas en su lugar. Podría haber sido peor. Por ejemplo, cuando intenté agregar texto al mismo archivo en PDF Studio Pro 2021 de Qoppa Software, convirtió toda la página a versalitas. Es posible que deba experimentar para encontrar la aplicación que mejor se adapte a sus necesidades.
Dar formato a sus archivos PDF
Independientemente del editor de PDF que utilice, no espere la misma facilidad de uso que obtiene con un procesador de textos. Algunas aplicaciones de edición de PDF afirman que le permiten editar de la mejor manera posible en Microsoft Word. Simplemente no es cierto. (Debe convertir su PDF en un archivo de procesamiento de texto para editarlo realmente de nuevo; más sobre eso en un momento). Si agrega una o dos palabras que hacen que el párrafo actual sea más largo en una línea, el párrafo probablemente se superpondrá al siguiente. párrafo, y tendrá que mover el párrafo debajo del que está trabajando, y es posible que no haya suficiente espacio en la página para que quepan sus cambios. Cuando edita una línea en un párrafo justificado (ancho completo), es probable que el texto se desplace hacia la izquierda, dejando un espacio en blanco entre el final de la línea y el margen derecho. Puede solucionar esto haciendo clic con el botón derecho en la línea, seleccionando Párrafo en el menú emergente y configurando la alineación en Justificar.
Insertar una comilla también puede causar problemas de formato. Los editores de PDF no entienden las comillas tipográficas (también conocidas como comillas tipográficas o comillas tipográficas inclinadas) como lo hacen los procesadores de texto, por lo que insertan comillas rectas al estilo de una máquina de escribir. Para obtener comillas tipográficas, debe copiar y pegar una comilla con el estilo que desee de otro lugar del mismo PDF o de otra fuente, como la web o un documento de Word.
Recomendado por Nuestros Editores
En cualquier aplicación de edición de PDF con funciones completas, puede cambiar el tamaño de los cuadros de texto y hacer que el texto fluya para que coincida con el nuevo tamaño, pero recuerde que no puede hacer que el texto fluya de una página a la siguiente. Cuando necesite realizar cambios a gran escala en un archivo PDF, la mejor solución es convertirlo en un documento de procesamiento de texto. La forma más fácil es importar el PDF a Microsoft Word o cualquier otro procesador de texto avanzado, realizar sus ediciones y luego exportar el documento editado como un nuevo PDF. Sin embargo, solo funciona con ciertos tipos de archivos PDF y el formato no será exactamente el mismo que el del documento original, pero puede ser lo suficientemente parecido.
Funciones avanzadas de edición de PDF
Adobe Acrobat DC ofrece la edición de PDF más avanzada del planeta. Como todos los editores de PDF, Acrobat funciona bien con archivos PDF creados por aplicaciones como Word y Excel. Además, cuando agrega o edita texto en un PDF, los editores de PDF pueden hacer coincidir la fuente del texto circundante, ya que esa fuente está instalada en su sistema Windows.
Acrobat, sin embargo, realiza una hazaña increíble que ninguna otra aplicación se acerca. Si usa Acrobat para editar una imagen escaneada de un libro o revista antiguo que usaba una fuente de metal caliente que no existe desde hace cien años, Acrobat le permite editar el texto en la imagen escaneada usando esa misma fuente antigua. Hace este truco realizando un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en la imagen y construyendo una fuente a partir de los caracteres que encuentra. Cuando edita el texto en el PDF, Acrobat utiliza esta fuente recién creada para que coincida con el texto circundante. En la imagen a continuación, agregamos la «A» al encabezado «Una fiesta del té». Acrobat usa la misma letra «A» que aparece en otras partes del encabezado.
Edite archivos PDF gratis
Ahora veamos cómo realizar cambios permanentes en un PDF usando solo herramientas gratuitas como Adobe Acrobat Reader y Preview.
En Windows, debe instalar el controlador de impresora PDF BullZip, que es gratuito para uso personal; otros controladores de impresora PDF gratuitos pueden o no funcionar. (El controlador de impresora Microsoft Print to PDF incorporado de Microsoft no es útil para este propósito, ya que no crea un PDF con capacidad de búsqueda, solo una imagen).
En Acrobat Reader, haga sus comentarios (como líneas, cuadros de texto y resaltados) en el archivo PDF y luego imprima el PDF en el controlador de impresora BullZip PDF. El PDF resultante tendrá texto en el que se pueden realizar búsquedas, al igual que el original, pero los comentarios se incluirán en el PDF y no se podrán eliminar fácilmente.
En macOS, abra el PDF en Vista previa y haga todos sus comentarios. En el menú Imprimir, haga clic en el botón PDF y luego en Guardar como Postscript. A continuación, abra ese archivo .PS en Vista previa y expórtelo nuevamente a formato PDF. El PDF resultante se podrá buscar, pero los comentarios se incluirán.
Otros consejos, trucos y aplicaciones para archivos PDF
Muchas otras utilidades le permiten editar archivos PDF, pero están más allá del alcance de este artículo. Para obtener más ayuda con los archivos PDF, podemos mostrarle cómo firmar archivos PDF en una Mac, cómo firmar archivos PDF con Acrobat Reader y cómo combinar archivos PDF en un solo archivo.
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