Cómo compartir archivos de Google Drive

Ha creado un archivo en Google Drive que desea compartir con otras personas. No hay problema. Uno de los puntos fuertes del software es su capacidad para jugar bien con los demás.

De hecho, hay tantas formas de compartir Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google que el proceso puede resultar confuso. ¿Quiere que otras personas puedan editar su archivo o simplemente verlo? ¿Necesita darles acceso a la versión activa o estática del documento? Sus opciones para compartir variarán dependiendo de las respuestas a esas preguntas.

Google Drive consta de varios programas, incluidos Docs para procesamiento de textos, Sheets para hojas de cálculo y Slides para presentaciones. El proceso para compartir dentro de cada programa es bastante similar; a continuación nos centraremos en Google Docs.

Puede acceder a Google Docs de varias maneras: el sitio web de Google Docs en su navegador; el programa Google Backup and Sync en su computadora; o las aplicaciones de Google Docs para iOS o Android.

Agregar recipientes

Agregar recipientes

Escriba un contacto de Google o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el archivo; puede compartir un archivo con hasta 200 personas o grupos. Haga clic en la flecha desplegable y elija si desea que la persona o personas puedan editar el documento, insertar comentarios en él o solo verlo. También puede agregar una nota a la invitación por correo electrónico. Haz clic en Enviar.

Si la persona tiene una cuenta de Google, se envía su correo electrónico. Si su destinatario no tiene una cuenta de Google, se le presentan dos opciones. Puede enviar una invitación, en cuyo caso la persona tiene 14 días para iniciar sesión con una cuenta de Google para editar, comentar o ver el documento.

Alternativamente, puede crear y enviar un enlace a su documento, en cuyo caso su destinatario puede ver el documento sin una cuenta de Google pero no editarlo ni comentarlo.

Recibir una invitación

Recibir una invitación

En el otro extremo, su destinatario abre su correo electrónico y hace clic en el botón para abrir en Docs. Si la persona tiene una cuenta de Google, se le pedirá que inicie sesión para editar, comentar o ver su documento en Google Docs.

Si la persona no tiene una cuenta de Google y elige la opción de enviar el enlace, el documento se abre en Google Docs, donde la persona puede leerlo pero no comentarlo ni editarlo. Esa persona no puede solicitar comentarios ni editar acceso a menos que tenga una cuenta de Google.

Si la persona tiene una cuenta de Google y accede al documento con permiso para editarlo, puede hacer clic en el botón que dice Editar en la esquina superior derecha y cambiar la opción a Sugerir o Ver. Si la persona accede al documento con permiso para comentarlo, puede hacer clic en el botón que dice Sugerir y cambiar la opción a Ver.

Elija permisos

Elija permisos

Haga clic en el menú desplegable «Cualquier persona con el enlace puede…» para elegir los permisos adecuados. Aquí, puede dar a los destinatarios la posibilidad de editar, comentar o ver.

Sin inicio de sesión de Google

Sin inicio de sesión de Google

¿Qué sucede si desea que las personas puedan editar o comentar en el documento sin tener que iniciar sesión en Google? Haga clic en el botón Compartir de nuevo. Haga clic en el menú desplegable para «Cualquier persona con el enlace puede…» y haga clic en Más.

Opciones avanzadas para compartir

Opciones avanzadas para compartir

A continuación, ¿cómo puede compartir más fácilmente el enlace a su documento o eliminar el uso compartido por completo? Haga clic en el enlace para Avanzado.

Opciones de uso compartido y permisos

Opciones de uso compartido y permisos

Aquí puede compartir el enlace a través de Gmail, Google+ (por ahora), Facebook o Twitter. Puede revisar los permisos de cualquier persona con la que haya compartido el archivo o eliminar a cualquier persona del uso compartido de archivos por completo. También puede marcar una opción para evitar que los editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas, y deshabilite las opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores.

Publicar en la Web

Publicar en la Web

Aún no hemos terminado. Hay más trucos para compartir bajo la manga de Google. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Publicar en la Web.

Configuración para publicar

Configuración para publicar

En la ventana Publicar en la web, haga clic en la flecha hacia abajo para Contenido y configuración publicados. Puedes decidir si quieres que tu documento público se actualice cada vez que realices un cambio. De forma predeterminada, su documento se publicará como su propia página web dedicada. Haga clic en Publicar y responda sí cuando Google le pregunte si está seguro.

También puede optar por incrustar el documento, si desea generar un código que le permita incrustarlo dentro de una página web existente. Luego copia el código incrustado.

Página web publicada

Página web publicada

Su documento se publica como una página web a la que puede acceder cualquiera que tenga el enlace.

Dejar de publicar

Dejar de publicar

Para desactivar el documento como página web, haga clic en el botón que dice Dejar de publicar.

Correo electrónico como archivo adjunto

Correo electrónico como archivo adjunto

Finalmente, puede enviar su documento por correo electrónico en cualquiera de varios formatos. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Correo electrónico como archivo adjunto.

Cambiar formato de archivo

Cambiar formato de archivo

En la ventana Correo electrónico como archivo adjunto, haga clic en el menú desplegable para Adjuntar como. Puede optar por enviar su documento como PDF, documento de Word, archivo de texto enriquecido, página HTML, archivo de texto sin formato o documento abierto. También puede optar por insertar el documento dentro del propio correo electrónico.

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