Escriba un contacto de Google o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el archivo; puede compartir un archivo con hasta 200 personas o grupos. Haga clic en la flecha desplegable y elija si desea que la persona o personas puedan editar el documento, insertar comentarios en él o solo verlo. También puede agregar una nota a la invitación por correo electrónico. Haz clic en Enviar.

Si la persona tiene una cuenta de Google, se envía su correo electrónico. Si su destinatario no tiene una cuenta de Google, se le presentan dos opciones. Puede enviar una invitación, en cuyo caso la persona tiene 14 días para iniciar sesión con una cuenta de Google para editar, comentar o ver el documento.

Alternativamente, puede crear y enviar un enlace a su documento, en cuyo caso su destinatario puede ver el documento sin una cuenta de Google pero no editarlo ni comentarlo.

En el otro extremo, su destinatario abre su correo electrónico y hace clic en el botón para abrir en Docs. Si la persona tiene una cuenta de Google, se le pedirá que inicie sesión para editar, comentar o ver su documento en Google Docs.

Si la persona no tiene una cuenta de Google y elige la opción de enviar el enlace, el documento se abre en Google Docs, donde la persona puede leerlo pero no comentarlo ni editarlo. Esa persona no puede solicitar comentarios ni editar acceso a menos que tenga una cuenta de Google.

Si la persona tiene una cuenta de Google y accede al documento con permiso para editarlo, puede hacer clic en el botón que dice Editar en la esquina superior derecha y cambiar la opción a Sugerir o Ver. Si la persona accede al documento con permiso para comentarlo, puede hacer clic en el botón que dice Sugerir y cambiar la opción a Ver.

Para distribuir un enlace directo al documento en lugar de enviar invitaciones, haga clic en el botón Compartir nuevamente y luego haga clic en la opción «Obtener enlace para compartir». Esta opción es útil si desea compartir el documento con varias personas en cualquier momento, como colocarlo en un canal de Slack.

Ahora puede jugar con tres opciones para compartir enlaces. La primera opción para Público en la Web permite que cualquier persona acceda a su documento en la Web a través del enlace correcto. Puede establecer permisos para limitar a otros usuarios a editar, comentar o simplemente ver el documento. Según los permisos que elija, los destinatarios pueden editar, comentar o ver el documento sin tener que iniciar sesión en Google.

La segunda opción para Cualquiera con el link permite que las personas accedan a su documento si conocen su URL. Esta opción es una pequeño más seguro que el primero, dependiendo de cuánto anticipe que se compartirá el enlace.

La tercera opción para Apagado desactiva el uso compartido de enlaces para que solo las personas a las que invite directamente puedan acceder al documento.

Aquí puede compartir el enlace a través de Gmail, Google+ (por ahora), Facebook o Twitter. Puede revisar los permisos de cualquier persona con la que haya compartido el archivo o eliminar a cualquier persona del uso compartido de archivos por completo. También puede marcar una opción para evitar que los editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas, y deshabilite las opciones para descargar, imprimir y copiar para comentaristas y espectadores.

En la ventana Publicar en la web, haga clic en la flecha hacia abajo para Contenido y configuración publicados. Puedes decidir si quieres que tu documento público se actualice cada vez que realices un cambio. De forma predeterminada, su documento se publicará como su propia página web dedicada. Haga clic en Publicar y responda sí cuando Google le pregunte si está seguro.

También puede optar por incrustar el documento, si desea generar un código que le permita incrustarlo dentro de una página web existente. Luego copia el código incrustado.