¿Cuántos pedazos de papel hay en el mostrador de la cocina, en la mesa del comedor o en algún otro lugar al que no pertenecen? ¿Te aferras a los recibos? ¿Hay una pila de papeles del veterinario que guardas en caso de que necesites recordar exactamente qué medicamentos tomó tu mascota hace tres años? Todo ese papel se encuentra allí esperando el momento en que podrá lidiar con él, que nunca parece llegar. Es hora de deshacerse del papel y de toda la culpa que se acumula junto con él. Es hora de ir sin papel.

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¿Qué significa sin papel?

He estado libre de papel durante más de una década. Por libre de papeles, no quiero decir que tengo cero papeles en mi vida. Todavía necesito mi certificado de nacimiento en papel, por supuesto, y uso un cuaderno tradicional para tomar notas para una clase de idioma que tomo. En su mayor parte, sin embargo, no me aferro al papel. En su lugar, escaneo documentos importantes a un servicio de almacenamiento y guardo notas digitales en una aplicación para tomar notas. Escribo mi lista de cosas por hacer y mi lista de compras en una aplicación en mi teléfono. Pongo recomendaciones de restaurantes en un mapa en línea. Hay tantos trucos simples que pueden ayudarte a eliminar el papel de tu vida.

Digitalizarse es fácil. La parte difícil es no dejar que el papel vuelva a entrar. Si está listo para deshacerse de la mayor parte del papel en su vida, esto es lo que necesita saber para comenzar y continuar.

(Foto: Wonderlane en Unsplash)

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1. Ignora la acumulación

El primer paso para dejar de usar papel es olvidarse de cualquier acumulación de papel que ya haya acumulado y, en su lugar, concentrarse en los nuevos hábitos que necesita para seguir adelante. ¿Qué harás diferente a partir de este día en adelante? Puede sonar contradictorio, pero funciona.

Tener que lidiar con un trabajo pendiente puede resultar abrumador y, cuando las personas se sienten abrumadas, posponen las cosas. Así que olvídalo por ahora. En resumen, no mires hacia atrás. En su lugar, adopte un enfoque de avance.

Llegarás a tus viejas pilas de papel algún día, o no. Por ahora, no permita que los papeles viejos le impidan comenzar algo nuevo.

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2. Obtenga estas 5 aplicaciones

Para lograr un progreso real sin papel, necesitará cinco aplicaciones o servicios.

• Aplicación de lista de tareas pendientes. Necesita una aplicación de lista de tareas para escribir y organizar no solo sus tareas y tareas, sino también para listas de compras y otros recordatorios.

• Aplicación de escaneo. Una aplicación de escaneo lo ayuda a digitalizar rápidamente documentos físicos.

• Servicio de almacenamiento en línea. Un servicio de almacenamiento en línea es donde almacenará la mayoría de sus documentos digitalizados. Algunos ejemplos son Microsoft OneDrive, Google Drive y Dropbox. Entro en más sobre esta pieza en un momento porque es un poco más complicada que las otras aplicaciones.

• Herramientas de firma electrónica. Las herramientas de firma electrónica son más comunes de lo que crees. Con toda probabilidad, probablemente ya tenga una aplicación preinstalada en su computadora con esta funcionalidad. Adobe Acrobat Reader y Apple’s Preview son dos ejemplos.

• Servicio de entrega o intercambio de documentos. Un servicio de entrega de documentos lo ayuda a enviar y compartir archivos sin imprimirlos. La mayoría de los servicios de almacenamiento en línea ya incluyen herramientas para compartir y entregar documentos, y están bien para las necesidades de la mayoría de las personas. Sin embargo, si envía muchos archivos que necesita firmar y devolver, un servicio especializado como DocuSign o HelloSign puede ser mejor.

Lea mis recomendaciones más detalladas para cada una de las aplicaciones que necesita para dejar de usar papel si no está seguro de cómo encontrarlas y elegirlas.

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3. Elija un servicio de almacenamiento

Profundicemos un poco más en el servicio de almacenamiento, el tercer tipo de aplicación mencionado anteriormente. El servicio de almacenamiento es donde guarda versiones digitales de sus documentos en papel y, como se mencionó, quizás también comparta y entregue documentos a otros.

Idealmente, desea un servicio de almacenamiento que haga que sus archivos sean accesibles sin importar dónde se encuentre y que los respalde. Una opción es utilizar un servicio de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube, como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive.

Solía ​​haber varios servicios especializados diseñados para ayudarlo a dejar de usar papel al detectar y clasificar automáticamente los diferentes tipos de documentos que cargó en ellos, como declaraciones de impuestos y facturas médicas, pero la mayoría de esos servicios no han sobrevivido. La mayoría de ellos giraron para centrarse en servir a las pequeñas empresas en lugar de a los consumidores personales y domésticos. NeatFiles y FileThis (ediciones para el consumidor) todavía existen si este tipo de servicio le parece atractivo.

Independientemente del servicio de almacenamiento que elija, elija uno y manténgalo para que pueda colocar todos sus documentos en un solo lugar.

Para cualquier servicio de almacenamiento, asegúrese de comprender la configuración y las reglas de privacidad y seguridad, así como las opciones para compartir. Mantenga sus documentos privados y confidenciales separados (en diferentes carpetas) de cualquier archivo o carpeta que pueda compartir.

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4. Regístrese para obtener estados de cuenta y pagos digitales, y elimínese de las listas de correo

Si aún recibe facturas y estados de cuenta en papel, regístrese para recibirlos por correo electrónico en cualquier lugar que pueda. Además, cambie a los pagos en línea siempre que sea posible.

Los últimos reticentes a los pagos en línea suelen ser los propietarios y las empresas de gestión. Si está atascado escribiendo un cheque de alquiler mensual, intente explicarle al propietario que obtendrá su dinero más rápido y de manera más confiable si acepta pagos digitales. Incluso las empresas más pequeñas pueden aceptar transferencias bancarias directas con tarifas bajas o nulas, y muchas ahora aceptan fondos a través de aplicaciones de pago móvil. Cuando puede pagar todas sus facturas digitalmente en lugar de con cheques y sobres, está un paso más cerca de dejar de usar papel.

Si debe enviar cheques, vea si su banco ofrece la emisión de cheques en línea. Es un servicio en el que escribe un cheque desde su cuenta en línea y hace que el banco lo envíe por correo al destinatario. ¡Algunos bancos incluso pagan el franqueo!

Para reducir la cantidad de correo postal no deseado que recibe, lo mejor que puede hacer es seguir un enfoque de dos pasos, de acuerdo con la información de la propuesta de comercio federal sobre el correo no deseado del consumidor. La FTC recomienda primero optar por no participar en las empresas de mercadeo que usan DMAChoice.org (tenga en cuenta que hay una tarifa de procesamiento de $ 2). En segundo lugar, elimínese de las listas de ofertas bancarias y de seguros utilizando OptOutPrescreen.com.

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5. Escanee y triture nuevos documentos entrantes

Una vez que haya reducido la cantidad de documentos que recibe, es hora de comenzar a desarrollar nuevos hábitos para todo el papeleo que aún logra fluir en su vida. El proceso que más hará es escanear y triturar, o escanear y reciclar. Empiece a pensar en escanear y triturar/reciclar como un nuevo hábito que está tratando de adoptar.

Prefiero escanear papeles usando una aplicación móvil, pero también puedes usar un escáner de escritorio o la función de escaneo en una impresora multifunción.

Haz una regla para ti que sea algo como esto: Cuando recibo una nueva hoja de papel que necesito digitalizar, uso mi teléfono para escanearla de inmediato y luego coloco el papel en la papelera de reciclaje o en la pila de trituración. Mejor aún, envíelo directamente a la trituradora si tiene una. ¿Por qué esperar?

Obligarte a seguir ese hábito puede ser difícil. «No tengo tiempo para escanear esto en este momento», podrías decir. Practique su nuevo hábito escaneando uno o dos documentos de su trabajo pendiente, solo para probarlo. ¿Cuánto tiempo se tarda? ¿Qué aplicación usaste? ¿Tuviste que solucionar problemas en algún momento?

A medida que escanea documentos, en algún momento necesita nombrar el documento, tal vez agregar etiquetas y archivarlo en una carpeta adecuada. Un truco es hacer que su ubicación de escaneo predeterminada sea una carpeta a la que llame Bandeja de entrada. Escanee todo a la bandeja de entrada, y si no tiene tiempo en el momento para cambiar el nombre, etiquetar y ordenar el archivo, puede ocuparse de todo en la bandeja de entrada cuando tenga tiempo.

También es posible que descubra que escanear documentos con luz natural funciona mejor que hacerlo con iluminación interior, por lo que a veces vale la pena esperar hasta el día en lugar de escanear de noche. Una vez que tenga una idea de cómo hacerlo y cuánto tiempo lleva, es posible que le resulte más fácil seguir adelante.

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6. Desarrollar otros flujos de trabajo

Escanear y triturar es un flujo de trabajo. A medida que se sienta cómodo con su estilo de vida sin papel, necesitará más flujos de trabajo para otras situaciones.

He aquí un ejemplo: cuando compre un producto nuevo, tome fotografías del manual del propietario, el recibo, la garantía y el número de serie. Cargue esas imágenes en su servicio de almacenamiento y luego deshágase de los papeles superfluos.

Otro flujo de trabajo es guardar una pila de papeles que cree que debería triturar pero no está seguro en este momento, y luego revisarlos en un día específico. Elija una hora y una fecha, ya sea todos los sábados o el primer domingo del mes, y use ese tiempo para vaciar su pila.

En ocasiones, es posible que desee escanear documentos y conservar los originales, en el caso de certificados de seguro, documentos de propiedad, etc. Al digitalizarlos, crea una copia de respaldo y se asegura de tener acceso a la información que contienen, incluso si no puede obtener el original. También es mucho más rápido y fácil buscar estos documentos digitalmente en lugar de físicamente.

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7. No lo pienses demasiado

En algún momento, al dejar de usar papel, se preguntará si debe conservar las copias originales o triturar ciertos documentos después de digitalizarlos. Cuando se enfrente a una decisión difícil, no lo piense demasiado. Ser sin papel debería hacer su vida más simple y fácil, no más estresante. En caso de duda, guarde el original. Guárdelo en una carpeta, carpeta de acordeón o archivador. Nadie va a venir a quitarte tu tarjeta del Paperless Club si te quedas con unos cuantos papeles.

Dicho esto, no se aferre ni se moleste en digitalizar papeles que no tienen ningún propósito. Si usted es el tipo de persona que se aferra diligentemente al papel creyendo que está haciendo lo que es responsable, puede resultar aterrador triturar y reciclar cualquier cosa. Pero, ¿alguna vez necesitará ese recibo de un sándwich o una explicación de las declaraciones de beneficios de hace dos años? Triturarlos y dejarlo ir.