Cualquier empresa con más de dos o tres personas bajo el mismo techo necesita un lugar físico donde todos puedan reunirse alrededor de una mesa, ya sea para discutir ideas o discutir los detalles de su próximo plan de negocios. Los espacios para conferencias y las salas de reuniones también son espacios importantes para recibir visitantes, como socios comerciales, clientes potenciales y miembros de la prensa.

Asegúrese de que sus salas de reuniones sean lugares cómodos donde las personas realmente puedan trabajar. Aquí hay cinco artículos para colocar en sus salas de conferencias que ayudarán a promover la colaboración.

1. Nombre y contraseña de la red Wi-Fi
Publique el nombre y la contraseña de la red Wi-Fi para invitados en algún lugar visible de su sala de reuniones. Cuando tiene reuniones con personas ajenas a la organización, no quiere que nadie pierda el tiempo tratando de encontrar el inicio de sesión de la red o deletrearlo. Podría ser un letrero de papel montado en un marco de plástico transparente en la pared, o bien escrito a máquina y pegado al borde de la mesa. Hágalo visible y un elemento permanente de la sala, pero también asegúrese de que pueda actualizarlo fácilmente cuando se cambien el nombre de la red y las contraseñas.

Además, asegúrese de tener un enrutador en la habitación o fuera de ella. Algunas empresas montan enrutadores en el techo, boca abajo, donde son menos visibles pero brindan un gran alcance.

2. Periféricos para un monitor
Las salas de reuniones modernas suelen tener pantallas montadas en las paredes. Pero un monitor es tan útil como los adaptadores DVI, HDMI y VGA y otros equipos de conectividad que lo acompañan.

Asegúrese de que haya una cantidad suficiente de cables y adaptadores, y de que el cable sobrante no esté a la vista. Alternativamente, puede conectarse de forma inalámbrica con un Apple TV y Airplay, o incluso un Google Chromecast para proyectar contenido desde dispositivos móviles.

Si está debatiendo si hacer que sus salas de conferencias sean inalámbricas pero dedicadas a una plataforma (productos de Apple con AirPlay, por ejemplo), tenga en cuenta que no se trata solo de los adaptadores que su interno necesidades del equipo, pero también lo que los visitantes necesitan para conectarse.

3. Una pizarra blanca (o una mesa de vidrio) y marcadores de borrado en seco
Lo tercero que debe tener en una sala de reuniones puede sonar un poco anticuado y de baja tecnología: una pizarra y marcadores de borrado en seco. La razón por la que lo sugiero es porque a muchas personas todavía les gustan, y si hay un artículo de bajo costo que puede ayudar a mantener la eficiencia de los empleados, ¿por qué no dárselo?

Las pizarras pueden ser antiestéticas, especialmente después de algunos años de uso, pero existe una alternativa simple. Equipe sus salas de reuniones con mesas de vidrio. Funcionan igual que las pizarras blancas cuando les pones un marcador de borrado en seco, nadie tiene que levantarse de su asiento.

4. No olvides un bote de basura
Otro elemento de baja tecnología que sigue siendo absolutamente esencial en todas las salas de reuniones es un bote de basura. Los receptáculos de basura alientan a las personas a limpiar después de sí mismas, simple y llanamente. Y si alguna vez ha estado en una importante reunión de negocios en la que necesitaba un bote de basura y no pudo encontrar uno, bueno, sabe lo incómodo que puede ser.

5. Fotos e ilustraciones
Por último, proporcione a sus salas de reuniones algo personal con fotos o obras de arte relacionadas con su negocio, o tal vez algo que represente algo sobre la declaración de misión de su empresa. Serán recordatorios de fondo sobre la verdadera razón por la que sus empleados y socios comerciales están en esa sala de reuniones en primer lugar.