10 consejos para viajes de negocios que probablemente olvidó desde su último viaje

Todo el mundo tiene una historia de terror sobre viajes de negocios. Una vez, la recepcionista de un hotel dijo que estaba tratando de registrarme un día completo antes de mi reserva y que no tenían una habitación para mí esa noche (terminé durmiendo con un compañero de trabajo muy generoso que tenía una cama extra). Una vez, un antiguo colega se quedó atrapado en Rusia durante aproximadamente una semana debido a una confusión inexplicable relacionada con los manifiestos de los aviones y las visas (o quizás porque no ofreció un soborno). Recientemente, a una amiga mía no le dijeron que una reunión a las 9 a. m. implicaba tomar un bote a las 7 a. m. al lugar y que llegó dos horas tarde.

Los viajes de negocios pueden salir mal, y de hecho salen mal, aunque reduce las posibilidades de contratiempos cuanto más se prepara. Y si no ha viajado por trabajo por un tiempo, es posible que no recuerde todo al respecto, ¡hasta la forma correcta de empacar sus maletas! Aquí hay algunos consejos y recordatorios para revisar antes de su próximo viaje de negocios.


1. Confirme todas sus reservas

¿Me he presentado en un aeropuerto solo para descubrir que un boleto que pensé que había sido reservado por un agente de viajes o patrocinador simplemente había sido reservado? ¿Y nunca pagó? ¿Y luego tuve que dar la vuelta y tomar un taxi e irme a casa en lugar de ir a mi viaje de negocios? Oh, sí.

Siempre confirme su reserva al menos 48 horas antes de viajar. «Confirmar» significa dar un paso más para asegurarse de que todo esté verificado. Para boletos de avión, busque el número de referencia de la reserva junto con su nombre en línea para asegurarse de que su boleto haya sido comprado, no solo reservado. Para reservas de hotel, llame directamente al hotel y verifique dos veces las fechas y la dirección; si necesita adaptaciones especiales, como una habitación accesible o un refrigerador para medicamentos, confirme esos detalles también. Haga lo mismo con las reservas de alquiler de automóviles, boletos de tren y otros modos de viaje. Es mucho más fácil solucionar los problemas con dos días de anticipación que en el acto.


2. No se conforme con menos de una escala de 3 horas

Mientras trabajaba en este artículo, pedí a mis compañeros de trabajo que compartieran sus historias de terror sobre viajes de negocios. Un número sorprendente de ellos involucraba «la carrera del aeropuerto», esa carrera sin aliento a través de una terminal llena de gente que cualquiera que haya visto Solo en casa puede imaginar vívidamente.

Al reservar un viaje de negocios, no se conforme con una escala de menos de tres horas, independientemente de si usted u otra persona (como un agente de viajes) está haciendo el itinerario. El consejo era diferente hace unos años, pero ahora con un 11 % más de vuelos cancelados y retrasados(Se abre en una nueva ventana) en comparación con los tiempos previos a la pandemia, tres horas es el mínimo.

Cuando obtenga por primera vez su itinerario para un viaje de negocios, verifique detenidamente los tiempos de escala y, si se le pide que haga una conexión con tiempo insuficiente, no apruebe el boleto. Solicite un nuevo itinerario en su lugar. Y cuando llegue a un aeropuerto, preséntese dos horas antes si el aeropuerto le resulta familiar y planee tres horas si no lo es.


3. Renueve sus identificaciones

Si no ha viajado mucho en los últimos años, verifique la fecha de vencimiento de su pasaporte y otras identificaciones mucho antes de reservar un viaje aéreo o cualquier viaje internacional. Tómese suficiente tiempo para renovar esos documentos personales, ya que algunas agencias todavía están atrasadas en sus tiempos de procesamiento después de haber tenido poco personal desde el comienzo de la pandemia de COVID-19.

Para los pasaportes, siempre es recomendable, sin importar el tipo de viaje que hagas, dejarle a una persona de confianza una fotocopia en blanco y negro de tu página de identificación. También puede guardar una copia digital para usted, siempre que la guarde en un lugar seguro. Por ejemplo, almacenar una copia en un servicio en la nube que usa cifrado está bien, y es mejor protegerlo con contraseña. En caso de pérdida o robo de su pasaporte, puede obtener los detalles de esa página, lo que ayudará a la embajada o consulado más cercano a cancelar el anterior y emitir un nuevo pasaporte de emergencia más rápido.


4. Consulta con tu equipo de TI los requisitos

¿Qué necesita para conectarse a todos los servidores y sistemas que utiliza para trabajar mientras viaja? Si no ha viajado por un tiempo, existe la posibilidad de que el equipo de TI de su organización haya reforzado sus políticas. ¿Necesita una conexión VPN especial? ¿Su máquina desconectará cualquier Wi-Fi que determine que no es seguro? Consulte con su equipo de TI antes de viajar. Tampoco está de más pedir el número de teléfono de alguien que pueda ayudarte si te quedas sin acceso al correo electrónico, Slack o cualquier otra herramienta de comunicación que utilice tu equipo.


5. Lleve billetes pequeños para recibir propinas

¿Sabías que debes dar propina al personal de limpieza cuando sales de un hotel? Me encuentro con personas todo el tiempo que nunca han aprendido esta regla de las propinas. Si bien dar propina no es una costumbre mundial, en los EE. UU. y Canadá, al menos, debe dar una propina al personal del hotel con unos pocos dólares por cada día de su estadía. En otros países, puede que no se espere, pero siempre se agradece. Simplemente deje algo de efectivo en la habitación cuando se vaya. Si hay papelería, escribe en una hoja de papel, «¡Gracias!» El personal sabe para qué sirve.

También es posible que necesite dinero en efectivo para dar propina al botones de un hotel si necesita facturar su equipaje. ¿O qué sucede si se presenta a una reunión de negocios en automóvil donde el estacionamiento es solo con servicio de valet? Si no suele llevar dinero en efectivo, debe pasar por un cajero automático que entrega billetes pequeños a pedido o pasar por la sucursal de su banco local para recoger algunos billetes de uno y cinco.


Un cargador de Mac etiquetado con el nombre Duffy

(Crédito: Jill Duffy)

6. Etiquete sus cargadores y dispositivos

Si asiste a una conferencia o a una gran reunión de negocios, es muy probable que muchas personas tengan exactamente los mismos cargadores y cables que usted. Así que etiqueta el tuyo. Nadie se arrepiente de tener una rotuladora. Haga algunas etiquetas con su nombre y etiquete sus cargadores, bloques USB y cualquier otra cosa que no quiera perder.


7. Guardar archivos e información importante sin conexión

Muchas personas saben que cuando viajan, pueden guardar documentos de Google sin conexión y descargar páginas web y artículos para leerlos más tarde. Para los viajes de negocios, también debe conservar copias fuera de línea de su itinerario y horario. Es realmente útil poder obtener un número de confirmación o la dirección de su próxima reunión en su teléfono o computadora portátil rápidamente y sin necesidad de Wi-Fi o conexión de datos. Hay algunas buenas aplicaciones de viaje, como TripIt y TripCase, que pueden cotejar su itinerario y horario de viaje completo por usted, aunque incluir los detalles en un documento de Word o en una aplicación para tomar notas está bien si lo prefiere.

A veces, cuando tengo unos minutos libres, como mientras espero para abordar un vuelo, abro información importante y tomo capturas de pantalla en mi teléfono. De esa manera, la información se guarda en mis fotos y puedo abrirla siempre que mi teléfono esté cargado.

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8. Recoja los recibos

He estado buscando toda mi vida adulta una forma inteligente y efectiva de recordar siempre obtener un recibo durante un viaje de negocios. Se me da bien digitalizar recibos una vez que los recojo porque hace tiempo que tengo un proceso para usar aplicaciones de escaneo y no usar papel. La parte difícil es recordar pedir un recibo en el momento de la compra. Probé diferentes tácticas, como mantener un pequeño sobre para recibos junto a mi billetera, de modo que cuando meto la mano en mi bolso, veo el sobre y activa mi memoria para decir: «¿Me puede dar un recibo, por favor?» Pero eso no es efectivo ahora que el pago sin contacto por teléfono es bastante común. Si usa su teléfono para pagos, al menos puede imprimir el registro de una transacción almacenada en la billetera de su teléfono. No es un recibo adecuado, pero es un segundo cercano.

Un recibo de Apple Wallet

(Crédito: PCMag)

La mayoría de las organizaciones le permitirán presentar un informe de gastos incluso si no tiene un recibo por cada uno de los gastos de viaje, siempre que el gasto sea inferior a cierto monto en dólares. Siempre es ideal tener un recibo, pero si le faltan uno o dos, solo pregunte si puede enviar los gastos sin ellos.


Una batería portátil conectada a un iPhone sobre una mesa

(Crédito: Anker)

9. Paquete y batería de respaldo

En esta era de comodidades, apesta tener molestias por un vuelo retrasado, un tren atascado, un ascensor atascado y lo que sea. Tener una batería de respaldo a mano, también conocida como cargador portátil o banco de energía, le permite revivir un dispositivo agotado. Asegúrate de llevar una batería con un puerto que coincida con los cables de carga que tienes, ya sea USB o USB-C. De esa manera, nunca tendrá que pasar un momento sin un reloj, teléfono, lector electrónico, tableta, auriculares inalámbricos o cualquier otra cosa que requiera carga.


10. Para viajes muy importantes o estresantes: imprima información clave en papel

¿Qué harías si estuvieras fuera de casa y tus dispositivos fallaran o fueran robados? ¿O hubo un apagón que te desconectó durante un día completo o más? ¿Sabrías dónde estabas, qué hacer, a quién llamar o cómo llegar a casa? Si es extremadamente cauteloso, tendría información clave guardada en papel para tal evento, además de sus copias digitales.

La mayoría de la gente piensa que es excesivo imprimir direcciones, números de teléfono, itinerarios de vuelos, etc. para cada viaje, pero es posible que lo haga para los más importantes o los más estresantes. Por ejemplo, me he mudado al extranjero varias veces por el trabajo de mi pareja, lo que cuenta como un viaje de negocios. Y tenemos mascotas. Cuando nos mudemos, vale la pena que me asegure de tener todo el papeleo guardado por triplicado. Intente ingresar a un país extranjero con animales vivos sin él. Hay momentos en los que no quieres dejar nada al azar, y es entonces cuando deberías tener copias impresas de la información clave.


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